Mit Entscheidungsträgern zusammenarbeiten

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  • 1. Nach beteiligten Personen suchen

    Wenn Sie an einem dringenden Problem oder Projekt arbeiten und andere Personen in Ihrer Organisation an Bord holen möchten, können Sie diese in Google Cloud Search suchen.

    Beteiligte Personen suchen und kontaktieren:

    1. Öffnen Sie Cloud Search und geben Sie den Namen der Person in das Suchfeld ein.
    2. Klicken Sie auf der Profilkarte der Person oben auf "Unterhaltung starten" hangout oder auf "E-Mail" email.
    3. Klicken Sie auf Vorgesetzter, um sich die Profilkarte des Vorgesetzten anzusehen.
    4. Auf einem Mobiltelefon tippen Sie einfach auf die Telefonnummer, um die Person anzurufen.
    5. Optional: Sie können auch nach alltäglichen Begriffen suchen, z. B. nach johannas telefonnummer. In diesem Fall wird Ihnen eine Antwortkarte mit der Telefonnummer Ihrer Kollegin Johanna angezeigt. Falls es mehrere Personen dieses Namens gibt, klicken Sie auf den Link Dies ist nicht die gesuchte Person?.

    Hinweis: Unter Umständen werden weitere Kontaktdaten und Angaben zum Vorgesetzten angezeigt, falls Ihr G Suite-Administrator diese Informationen für die Nutzerkonten aktiviert hat.

  • 2. Mit beteiligten Personen kommunizieren

    Nachdem Sie festgestellt haben, an wen Sie sich wenden müssen, können Sie der betreffenden Person eine E-Mail oder Chatnachricht senden.

    1. Öffnen Sie Gmail.
    2. Klicken Sie links auf   Schreiben .
    3. Sie können die Größe des Fensters ändern, indem Sie rechts oben auf "Maximieren"   oder auf "Vollbild"   klicken.
    4. Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
    5. Geben Sie die Nachricht ein.

      Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.

    6. Sie können auch z. B. Drive-Dateien drive oder Fotos image anhängen.
    7. Klicken Sie auf Senden.

    Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen finden Sie im Tipp E-Mails zurückrufen.

    So senden Sie eine Direktnachricht:

    1. Öffnen Sie Hangouts Chat.
    2. Klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen.
    3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie einen der Vorschläge aus.
    4. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden"  .

    Direktnachricht an eine Gruppe senden:

    1. Klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen > Gruppennachricht.
    2. Geben Sie Namen oder E-Mail-Adressen ein oder wählen Sie Vorschläge aus.
    3. Wenn Sie alle gewünschten Personen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Nachricht.
    4. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden"  .
    5. Sie können Direktnachrichten in einem Gruppenchat ausblenden. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf die Direktnachricht in der Seitenleiste links. Klicken Sie dann auf das Dreipunkt-Menü more_vert > "Unterhaltung ausblenden" remove_circle_outline.

  • 1. Rasch passende Termine finden

    Die Terminfindung bei großen Personengruppen in verschiedenen Zeitzonen ist häufig eine Herausforderung. Sie können in Google Kalender die Verfügbarkeit aller Beteiligten prüfen, bevor Sie eine Besprechung planen.

    1. Öffnen Sie Google Kalender und klicken Sie auf   Eintragen > Weitere Optionen.
    2. Klicken Sie neben Termindetails auf Freien Termin finden. Sie sehen die Ortszeit für Gäste in anderen Zeitzonen direkt unter ihrem Namen.
    3. Scrollen Sie in den Zeitblöcken nach oben oder unten oder klicken Sie oben auf die Pfeile, um andere Tage und Wochen aufzurufen.
    4. Klicken Sie auf einen Zeitblock und dann auf Speichern.

      Hinweis: Sie können sich auch eine Besprechungszeit vorschlagen lassen, nachdem Sie Gäste hinzugefügt haben. Klicken Sie dazu unter der Gästeliste auf Zeitvorschläge und wählen Sie eine Zeit aus.

  • 2. Besprechung planen

    1. Klicken Sie in Google Kalender auf einen leeren Zeitblock im Kalenderraster und dann auf Termin. Sie können auch auf   "Erstellen" klicken.
    2. Geben Sie einen Titel sowie Datum und Uhrzeit für den Termin ein.
    3. Optional: Wenn Sie in einem anderen Kalender einen Termin erstellen möchten, klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie einen Kalender aus.
    4. Klicken Sie auf Weitere Optionen oder auf Speichern.

    Termine erstellen
  • 3. Dateien an die Besprechungseinladung anhängen

    Sie hängen Dokumente oder andere Ressourcen an, die Sie besprechen möchten. Gäste können sich so relevante Dateien vor der Besprechung ansehen und sich optimal vorbereiten.

    1. Öffnen Sie den Termin in Google Kalender.
    2. Klicken Sie im Feld Beschreibung hinzufügen auf "Anhang hinzufügen" attach_file.
    3. Wählen Sie die Tabelle mit dem Projektplan aus und klicken Sie auf Auswählen.
    4. Klicken Sie auf Speichern.

  • 4. An der Besprechung teilnehmen

    Sie können geplante Besprechungen in Google Kalender aufrufen und ganz einfach an Videokonferenzen teilnehmen. Hangouts Meet auf einen Blick.

    1. Klicken Sie in Google Kalender auf den Termin, an dem Sie teilnehmen möchten.
    2. Klicken Sie auf Zu Hangouts Meet und im Fenster, das anschließend geöffnet wird, auf An der Besprechung teilnehmen.

  • 5. Inhalte während einer Videokonferenz freigeben und präsentieren

    1. Öffnen Sie in Google Drive die Datei aus Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen, die Sie freigeben oder präsentieren möchten.
    2. Optional: So bearbeiten Sie ein Dokument gleichzeitig mit den Teilnehmern:
      1. Klicken Sie rechts oben auf Freigeben.
      2. Fügen Sie dem Dokument einen Titel hinzu und klicken Sie auf Speichern.
      3. Fügen Sie die Besprechungsteilnehmer hinzu und erteilen Sie allen die Zugriffsberechtigung Darf bearbeiten.
      4. Klicken Sie auf Senden.
    3. Öffnen Sie Hangouts Meet und nehmen Sie an der Besprechung teil.
    4. Klicken Sie auf Bildschirm teilen und wählen Sie aus, was gezeigt werden soll:
      • Mein ganzer Bildschirm
      • Ein Fenster
    5. Klicken Sie auf Teilen.

      Die Teilnehmer sehen dann den entsprechenden Inhalt. Wenn Sie Ihren Bildschirm nicht mehr teilen möchten, klicken Sie unten auf Freigabe beenden.

  • 6. Dateien und andere Materialien freigeben

    Geben Sie allen Beteiligten die Möglichkeit, sich vorzubereiten, indem Sie relevante Dateien oder Ordner freigeben.

    Dateien oder Ordner für bestimmte Personen freigeben:

    Sie können nur Dateien freigeben, deren Inhaber Sie sind oder für die Sie Bearbeitungszugriff haben.

    1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie freigeben möchten, und wählen Sie "Freigeben" person_add aus.
    2. Geben Sie unter "Personen" die E-Mail-Adresse der gewünschten Person oder Gruppe ein.

      Hinweis: Wenn Sie keine Personen außerhalb Ihres Unternehmens hinzufügen können, wenden Sie sich an Ihren G Suite-Administrator.

    3. Klicken Sie auf "Bearbeiten" edit und wählen Sie eine Zugriffsebene aus:
        • Darf bearbeiten: Mitbearbeiter dürfen Inhalte hinzufügen und bearbeiten sowie Kommentare eingeben.
        • Darf kommentieren (nur bestimmte Dateien): Mitbearbeiter dürfen Kommentare hinzufügen, aber Inhalte nicht ändern.
        • Darf lesen: Andere können die Datei ansehen, jedoch nicht bearbeiten oder Kommentare hinzufügen.

      Alle Personen, für die Sie die Datei freigegeben haben, erhalten per E-Mail einen Link zur Datei oder zum Ordner.

    4. Sie können der E-Mail auch eine Notiz hinzufügen. Wenn Sie keine E-Mail senden möchten, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.
    5. Klicken Sie auf Senden.

    Link zu einer Datei oder einem Ordner freigeben:

    Sie können Dateien auch per Link freigeben. So kann jeder auf die Datei zugreifen, der den Link hat. Dabei werden Sie als Inhaber angezeigt.

    Sie können nur Dateien freigeben, deren Inhaber Sie sind oder für die Sie Bearbeitungszugriff haben.

    1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie freigeben möchten, und wählen Sie "Freigeben" person_add aus.
    2. Klicken Sie rechts oben auf Link zum Freigeben abrufen.
    3. Klicken Sie auf Jeder bei Ihre_Organisation mit dem Link darf ansehen und wählen Sie eine Zugriffsebene aus.
      • Darf bearbeiten: Mitbearbeiter dürfen Inhalte hinzufügen und bearbeiten sowie Kommentare eingeben.
      • Darf kommentieren (nur bestimmte Dateien): Mitbearbeiter dürfen Kommentare hinzufügen, aber Inhalte nicht ändern.
      • Darf lesen: Andere können die Datei ansehen, jedoch nicht bearbeiten oder Kommentare hinzufügen.
    4. Klicken Sie auf Link kopieren.
    5. Klicken Sie auf Fertig.
    6. Fügen Sie den Link in eine E-Mail oder an einer anderen Stelle ein, an der Sie ihn freigeben möchten.

    Dateien freigeben sowie Zugriffsebenen und Sichtbarkeit festlegen
  • 7. Aufgaben zuweisen

    Nachdem Sie festgelegt haben, wer am Projekt mitarbeiten soll, können Sie den beteiligten Personen die entsprechenden Aufgaben zuweisen.

    1. Wählen Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
    2. Klicken Sie auf "Kommentarverlauf öffnen" comment > "Kommentar hinzufügen" add_comment.
    3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
    4. Optional: Wenn Sie Ihren Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen auf diese Weise hinzufügen. Diese erhalten dann per E-Mail Ihren Kommentar sowie den Link zum Dokument.
    5. Optional: Wenn Sie den Kommentar einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen möchten, klicken Sie das Kästchen <E-Mail-Adresse_der_Person> zuweisen an.
    6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

  • 8. E-Mail mit abschließenden Infos senden

    Senden Sie nach der Besprechung eine E-Mail mit den Besprechungsnotizen und je nach Bedarf weitere Aufgaben an die Teilnehmer.

    1. Öffnen Sie Gmail.
    2. Klicken Sie links auf   Schreiben .
    3. Sie können die Größe des Fensters ändern, indem Sie rechts oben auf "Maximieren"   oder auf "Vollbild"   klicken.
    4. Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
    5. Geben Sie die Nachricht ein.

      Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.

    6. Sie können auch z. B. Drive-Dateien drive oder Fotos image anhängen.
    7. Klicken Sie auf Senden.

    Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen finden Sie im Tipp E-Mails zurückrufen.

  • 1. Mögliche Lösungen gemeinsam erarbeiten

    Erstellen Sie ein Dokument, in das alle ihre Ideen und Lösungen eintragen. So können alle in Echtzeit zusammenarbeiten. Auch der Chat direkt in den Dateien ist möglich und mit Kommentaren und Vorschlägen lassen sich Rückmeldungen zu konkreten Punkten einholen.

    1. Öffnen Sie Google Tabellen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
    2. Klicken Sie auf "Kommentarverlauf öffnen" comment > "Kommentar hinzufügen" add_comment.
    3. Optional: Wenn Sie Ihren Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Der Nutzer erhält per E-Mail Ihren Kommentar sowie den Link zur Datei.
    4. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
    5. Klicken Sie auf Kommentieren.

  • 2. Aktualisierungen und Änderungen im Blick behalten

    Mithilfe von Regeln zur bedingten Formatierung können Sie auf einen Blick sehen, wie es mit den Projektaufgaben vorangeht. Dazu lassen sich z. B. Farben für die verschiedenen Statusmeldungen hinzufügen. So heben sich abgeschlossene Aufgaben deutlicher von den noch nicht begonnenen oder gerade bearbeiteten Aufgaben ab.

    Fortschrittsüberwachung hinzufügen:

      1. Öffnen Sie Google Tabellen und wählen Sie die Spalte aus, der Sie Formatierungsregeln zuweisen möchten.
      2. Wählen Sie Format > Bedingte Formatierung aus.
      3. Richten Sie die Regeln ein. In diesem Beispiel weisen Sie verschiedene Farben zu, je nachdem, ob eine Aufgabe "Abgeschlossen", "Nicht gestartet" oder "In Bearbeitung" ist:

    a Wählen Sie auf dem Tab Einfarbig unter Zellen formatieren, wenn… die Option Text enthält aus.

    b Geben Sie in das Feld unter Text enthält das Wort Abgeschlossen ein.

    c Klicken Sie unter Art der Formatierung auf die Liste, um auszuwählen, ob der Hintergrund oder die Schrift farbig sein soll.

    d Wenn Sie eine benutzerdefinierte Farbe für Schrift oder Hintergrund festlegen möchten, klicken Sie auf "Schriftfarbe" format_color_text oder "Füllfarbe" format_color_fill. Bei Bedarf können Sie auch beides festlegen, also sowohl eine bestimmte Schriftfarbe als auch die gewünschte Hintergrundfarbe.

    e Um weitere Regeln einzurichten, klicken Sie auf Weitere Regel hinzufügen und gehen Sie wie oben beschrieben vor. Sie können zum Beispiel dem Status Nicht gestartet eine rote Hintergrundfarbe zuweisen, während Aufgaben mit dem Status In Bearbeitung einen orangen Hintergrund erhalten.

    f Klicken Sie auf Fertig.

  • 3. Abschließende Besprechung planen

    Sie planen eine abschließende Besprechung. Sie möchten sichergehen, dass alle ihre Aufgaben erledigt haben, und offene Fragen besprechen.

    1. Klicken Sie in Google Kalender auf einen leeren Zeitblock im Kalenderraster und dann auf Termin. Sie können auch auf   "Erstellen" klicken.
    2. Geben Sie einen Titel sowie Datum und Uhrzeit für den Termin ein.
    3. Optional: Wenn Sie in einem anderen Kalender einen Termin erstellen möchten, klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie einen Kalender aus.
    4. Klicken Sie auf Weitere Optionen oder auf Speichern.

  • 4. Terminübersicht während der Besprechung gemeinsam bearbeiten

    Während der Besprechung geben Sie eine Terminübersicht frei, damit alle auf dem Laufenden sind.

    1. Öffnen Sie in Google Drive die Datei aus Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen, die Sie freigeben oder präsentieren möchten.
    2. Optional: So bearbeiten Sie ein Dokument gleichzeitig mit den Teilnehmern:
      1. Klicken Sie rechts oben auf Freigeben.
      2. Fügen Sie dem Dokument einen Titel hinzu und klicken Sie auf Speichern.
      3. Fügen Sie die Besprechungsteilnehmer hinzu und erteilen Sie allen die Zugriffsberechtigung Darf bearbeiten.
      4. Klicken Sie auf Senden.
    3. Öffnen Sie Hangouts Meet und nehmen Sie an der Besprechung teil.
    4. Klicken Sie auf Bildschirm teilen und wählen Sie aus, was gezeigt werden soll:
      • Mein ganzer Bildschirm
      • Ein Fenster
    5. Klicken Sie auf Teilen.

      Die Teilnehmer sehen dann den entsprechenden Inhalt. Wenn Sie Ihren Bildschirm nicht mehr teilen möchten, klicken Sie unten auf Freigabe beenden.

    Für das Team freigeben