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Onlineformulare statt Umfragen oder Fragebögen auf Papier

Mit Google Formulare können Sie ganz leicht und in wenigen Minuten Onlineformulare erstellen und verteilen, mit denen Sie z. B. Zu- und Absagen für Veranstaltungen, Geräteanfragen oder Anmeldungen von Freiwilligen erfassen können. Nachdem Sie ein Formular versendet haben, können Sie in Google Tabellen die Antworten in Echtzeit verfolgen. Nutzen Sie anschließend die Funktion Erkunden, um die Ergebnisse in einem Diagramm oder einer Grafik zusammenzufassen.

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Wichtige Zeitpläne und Termine im Blick behalten

Erstellen Sie einen Online-Projektplan in Google Tabellen, um Aufgaben im Blick zu behalten. Listen Sie Aufgaben auf und weisen Sie sie Teammitgliedern zu. Jeder kann die Aufgabenliste dann online in Echtzeit aktualisieren – und sieht in der Tabelle auf einen Blick den aktuellen Stand der anderen. Nutzen Sie anschließend Google Kalender, um einen Online-Teamkalender zu erstellen, den jeder aufrufen und aktualisieren kann, falls sich Termine ändern. Wenn Sie in Google Kalender Teambesprechungen planen, fügen Sie den Projektplan dem Termin als Anhang hinzu und bitten Sie die Teilnehmer, ihren aktuellen Status vor der Besprechung im Projektplan einzutragen.

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Inhalte online erstellen, speichern und freigeben

Speichern und verwalten Sie Bilder, Videos, PDFs und andere Dateien mit Google Drive. Google Drive wird automatisch mit der Cloud synchronisiert – so hat jeder immer Zugriff auf die aktuellen Inhalte. Und dank der Freigabefunktionen und Zugriffskontrollen von Google Drive können interne Teams einfach und sicher mit externen Partnern zusammenarbeiten.

Sie können neue Dokumente direkt im Browser erstellen. Verfassen Sie das Handout für Ihre nächste Schulung online in Google Docs und geben Sie es für die Teilnehmer frei, anstatt es für jeden auszudrucken. Auch Grafiken und Präsentationen können Sie online in Google Tabellen oder Google Präsentationen erstellen und freigeben. Jeder sieht auf seinem Computer, Tablet oder Smartphone die aktuelle Version und kann in Echtzeit Feedback geben.

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Virtuelle Pinnwand erstellen

Sie möchten Ihrem Team Neuigkeiten, Informationen zu anstehenden Veranstaltungen oder aktuelle Projektentwicklungen mitteilen? Ersparen Sie sich den umständlichen Aushang an der Infotafel des Unternehmens: Erstellen Sie mit Google Groups eine Mailingliste, die als virtuelle Pinnwand dient. E-Mails, die Sie an die Liste senden, erreichen alle Mitarbeiter gleichzeitig.

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Online Ideen sammeln und Feedback geben

Je größer das Team ist und je mehr Entwürfe für die Prüfung und Weitergabe gedruckt werden müssen, desto schwieriger lassen sich Rückmeldungen verwalten. Erstellen Sie Ihre Dateien online in Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen und geben Sie sie anschließend für Teammitglieder und andere Beteiligte frei, um gezielte Vorschläge und Kommentare zu erhalten.

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Ressourcen für das Team auf einer internen Website bereitstellen

Ressourcen im Blick zu behalten, kostet Zeit, vor allem dann, wenn Sie sich um verschiedene Teams weltweit kümmern. Mit einer Google Sites-Website können Sie alle Materialien an einem Ort bereitstellen. So kann jeder in Ihrer Organisation jederzeit und von überall aus auf die aktuellen Ressourcen zugreifen.

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Alle Entwürfe in nur einer Datei speichern und jederzeit frühere Versionen wiederherstellen

Speichern Sie beim Bearbeiten von Videos, Bildern, PDFs und anderen Dateien manchmal einzelne Entwürfe als Referenz? In Google Drive können Sie alle Entwürfe übersichtlich in einer einzigen Datei speichern. Und bei Bedarf können Sie jederzeit frühere Versionen der Datei wiederherstellen.

Wenn Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen eine neue Datei erstellen, werden alle Entwürfe automatisch in derselben Datei gespeichert. Verwenden Sie einfach den Überarbeitungsverlauf, um Änderungen anzusehen und frühere Versionen wiederherzustellen.

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Dokumente unterwegs scannen und online speichern

Scannen Sie mit der Google Drive App auf Ihrem Smartphone Quittungen oder Dokumente, anstatt sie aufzubewahren. So haben Sie Ihre wichtigsten Unterlagen jederzeit als PDF-Datei zur Hand.

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PDF-Version von Dokumenten oder Tabellen versenden

PDF-Dateien lassen sich leicht herunterladen und in vorhandenen Programmen öffnen. Bei Änderungen an der Ursprungsdatei müssen allerdings stets neue PDFs verschickt werden, was je nach Häufigkeit lästig werden kann. Versenden Sie stattdessen einen Link zur PDF-Version Ihrer Datei in Google Docs oder Google Tabellen. Sie müssen nun nicht jedes Mal eine neue PDF-Datei erstellen oder den Link aktualisieren, wenn Sie Änderungen an der Ursprungsdatei vornehmen – Ihr Team greift automatisch auf die aktuelle PDF-Version der Datei zu.

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Neue Mitarbeiter schulen, wann und wo Sie möchten

Ihre Mitarbeiter benötigen regelmäßig Schulungen, sind aber an verschiedenen Standorten tätig? Sie möchten die Kosten für Vor-Ort-Schulungen und den Ausdruck von Unterlagen verringern? Mit Hangouts können Sie weltweit virtuelle Schulungen durchführen und gleichzeitig Zeit und Reisekosten sparen. Erstellen Sie dann in Google Sites eine Website mit allen Einstiegs- und Schulungsunterlagen, damit Ihre Mitarbeiter rasch an einem Ort auf alle wichtigen Referenzmaterialien zugreifen können.