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Onlineformulare statt Umfragen oder Fragebögen auf Papier

Mit Google Formulare können Sie in wenigen Minuten Onlineformulare erstellen und verteilen, mit denen sich z. B. Zu- und Absagen für Veranstaltungen, Anfragen nach Geräten oder Anmeldungen für ehrenamtliche Tätigkeiten erfassen lassen. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, die Antworten in Echtzeit zu erhalten. Durch Zusammenfassungen und Diagramme in Google Formulare lassen sich die Ergebnisse besonders anschaulich darstellen.

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Wichtige Zeitpläne und Termine im Blick behalten

Um Aufgaben im Blick zu behalten, eignet sich ein online in Google Tabellen gespeicherter Projektplan. Hier können Sie Aufgaben auflisten und Teammitgliedern zuweisen. Jeder kann die Aufgabenliste dann online in Echtzeit aktualisieren – und sieht in der Tabelle auf einen Blick den aktuellen Stand der anderen. Erstellen Sie anschließend mithilfe von Google Kalender einen Online-Teamkalender, den jeder aufrufen und aktualisieren kann, falls sich Termine ändern. Wenn Sie Teambesprechungen in Google Kalender planen, können Sie dem Termin einen Projektplan anhängen und die Teilnehmer bitten, ihren aktuellen Status vor der Besprechung darin einzutragen.

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Inhalte online erstellen, speichern und freigeben

Mit Google Drive speichern und organisieren Sie Ihre Rich Media-Inhalte wie Bilder, Logos, PDF-Handbücher und Kampagnenvideos ganz mühelos. Der Dienst wird automatisch mit der Cloud synchronisiert – so hat jeder immer Zugriff auf die aktuellen Inhalte. Und dank der Freigabefunktionen und Zugriffskontrollen von Google Drive können interne Teams einfach und sicher mit externen Partnern zusammenarbeiten.

Neue Dokumente lassen sich direkt im Browser erstellen. Schreiben Sie beispielsweise das Handout für Ihre nächste Schulung online in Google Docs und geben Sie es für die Teilnehmer frei, anstatt es für jeden auszudrucken. Das Gleiche gilt für Grafiken und Präsentationen in Google Tabellen und Google Präsentationen. Jeder sieht auf seinem Computer, Tablet oder Smartphone die aktuelle Version und kann in Echtzeit Feedback geben.

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Eine virtuelle Pinnwand erstellen

Sie möchten Ihrem Team Neuigkeiten, Informationen zu anstehenden Veranstaltungen oder aktuelle Projektentwicklungen mitteilen? Ersparen Sie sich den umständlichen Aushang an der Infotafel des Unternehmens: Mit Google Groups können Sie eine Mailingliste einrichten, die als virtuelle Pinnwand dient. E-Mails, die Sie an die Liste senden, erreichen alle Mitarbeiter gleichzeitig.

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Online brainstormen und Feedback geben

Je größer das Team ist und je mehr Entwürfe zum Zweck der Prüfung und Weitergabe gedruckt werden müssen, desto schwieriger lassen sich Rückmeldungen verwalten. Wenn Sie Ihre Dateien online in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen erstellen und sie anschließend für Teammitglieder und andere Beteiligte freigeben, können Sie ganz einfach gezielte Vorschläge und Kommentare dazu erhalten.

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Ressourcen für das Team auf einer internen Website bereitstellen

Ressourcen im Blick zu behalten, kostet Zeit, vor allem dann, wenn Sie sich um verschiedene Teams weltweit kümmern. Mit einer Google Sites-Website können Sie alle Materialien an einem Ort speichern. So kann jeder in Ihrer Organisation jederzeit und von überall aus auf die aktuellen Ressourcen zugreifen.

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Alle Entwürfe in nur einer Datei speichern und jederzeit frühere Versionen wiederherstellen

Speichern Sie beim Bearbeiten von Videos, Bildern, PDFs und anderen Dateien die verschiedenen Versionen zur Sicherheit separat ab? In Google Drive werden alle Entwürfe übersichtlich in einer einzigen Datei gespeichert. Und bei Bedarf können Sie jederzeit frühere Versionen der Datei wiederherstellen.

Dasselbe gilt, wenn Sie eine neue Datei in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen erstellen. Mithilfe des Überarbeitungsverlaufs lassen sich Änderungen nachverfolgen und frühere Versionen wiederherstellen.

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Dokumente unterwegs scannen und online speichern

Mit der Google Drive App können Sie Quittungen und Dokumente auf Ihrem Smartphone scannen, anstatt alle Zettel aufzubewahren. So haben Sie Ihre wichtigsten jederzeit als PDF-Datei zur Hand.

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PDF-Version von Dokumenten oder Tabellen versenden

PDF-Dateien lassen sich leicht herunterladen und in vorhandenen Programmen öffnen. Bei Änderungen an der Ursprungsdatei müssen allerdings immer neue PDFs verschickt werden, was ziemlich mühsam werden kann. Versenden Sie stattdessen einen Link zur PDF-Version Ihrer Datei in Google Docs oder Google Tabellen. Auf diese Weise müssen Sie nicht jedes Mal eine neue PDF-Datei erstellen oder den Link aktualisieren, wenn Sie Änderungen an der Ursprungsdatei vornehmen – Ihr Team greift automatisch auf die aktuelle PDF-Version der Datei zu.

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Neue Mitarbeiter überall und jederzeit anlernen

Ihre Mitarbeiter benötigen regelmäßig Schulungen, sind aber an verschiedenen Standorten tätig? Sie möchten die Ausgaben für Vor-Ort-Schulungen und den Ausdruck von Unterlagen verringern? Dann nutzen Sie Hangouts Meet, um virtuelle Schulungen für Teilnehmer auf der ganzen Welt durchzuführen und so Zeit und Reisekosten zu sparen. Und wenn Sie in Google Sites eine Website mit allen Einstiegs- und Schulungsunterlagen einrichten, können Ihre Mitarbeiter völlig unkompliziert auf alle wichtigen Referenzmaterialien zugreifen.