Ein Projekt mit externen Kunden planen

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  • 1. Informationen von Mitarbeitern sammeln

    Bevor Sie die Zusammenarbeit an einem Projekt mit externen Kunden beginnen, kontaktieren Sie Mitarbeiter in Ihrer Organisation, die Ihnen Informationen über die Kunden und ihre Zuständigkeiten geben können.

    E-Mail schreiben:

    1. Öffnen Sie Gmail.
    2. Klicken Sie links auf   Schreiben .
    3. Sie können die Größe des Fensters ändern, indem Sie rechts oben auf "Maximieren"   oder auf "Vollbild"   klicken.
    4. Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
    5. Geben Sie die Nachricht ein.

      Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.

    6. Sie können auch z. B. Drive-Dateien drive oder Fotos image anhängen.
    7. Klicken Sie auf Senden.

    Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen finden Sie im Tipp E-Mails zurückrufen.

    So senden Sie eine Direktnachricht:

    1. Öffnen Sie Hangouts Chat.
    2. Klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen.
    3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie einen der Vorschläge aus.
    4. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden"  .

    Direktnachricht an eine Gruppe senden:

    1. Klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen > Gruppennachricht.
    2. Geben Sie Namen oder E-Mail-Adressen ein oder wählen Sie Vorschläge aus.
    3. Wenn Sie alle gewünschten Personen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Nachricht.
    4. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden"  .
    5. Sie können Direktnachrichten in einem Gruppenchat ausblenden. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf die Direktnachricht in der Seitenleiste links. Klicken Sie dann auf das Dreipunkt-Menü more_vert > "Unterhaltung ausblenden" remove_circle_outline.

  • 2. Mit externen Kunden kommunizieren

    Nachdem Sie festgestellt haben, welche Kunden Sie kontaktieren müssen, senden Sie diesen eine erste E-Mail.

    1. Öffnen Sie Gmail.
    2. Klicken Sie links auf   Schreiben .
    3. Sie können die Größe des Fensters ändern, indem Sie rechts oben auf "Maximieren"   oder auf "Vollbild"   klicken.
    4. Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
    5. Geben Sie die Nachricht ein.

      Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.

    6. Sie können auch z. B. Drive-Dateien drive oder Fotos image anhängen.
    7. Klicken Sie auf Senden.

    Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen finden Sie im Tipp E-Mails zurückrufen.

  • 1. Besprechung planen

    Sie können Termine und Videokonferenzen mit Personen planen, die kein Google-Konto haben. Die Gäste erhalten eine Einladung per E-Mail, auf die sie antworten können. Jeder Gast hat die Möglichkeit, mit einem einfachen Klick auf den Link in der Einladung in Hangouts Meet an der Besprechung teilzunehmen. Sie können auch auf Einladungen zu Besprechungen aus anderen Programmen antworten und sie in Google Kalender hinzufügen.

    1. Klicken Sie in Google Kalender auf einen leeren Zeitblock im Kalenderraster und dann auf Termin. Sie können auch auf   "Erstellen" klicken.
    2. Geben Sie einen Titel sowie Datum und Uhrzeit für den Termin ein.
    3. Optional: Wenn Sie in einem anderen Kalender einen Termin erstellen möchten, klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie einen Kalender aus.
    4. Klicken Sie auf Weitere Optionen oder auf Speichern.

  • 2. An einer Besprechung teilnehmen

    Sie können geplante Besprechungen in Google Kalender anzeigen und ganz einfach an Videokonferenzen teilnehmen. Hangouts Meet auf einen Blick.

    1. Klicken Sie in Google Kalender auf den Termin, an dem Sie teilnehmen möchten.
    2. Klicken Sie auf Zu Hangouts Meet und im Fenster, das anschließend geöffnet wird, auf An der Besprechung teilnehmen.

  • 3. Anforderungen auflisten

    Erstellen Sie ein Dokument mit einer Übersicht über die Anforderungen des Kunden.

    Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • In Docs: Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf "Neues Dokument erstellen" add.
    • In Google Drive: Klicken Sie auf Neu > Google Docs > Leeres Dokument oder Aus einer Vorlage.

  • 4. Folgenachricht an Kunden senden

    Senden Sie nach der Besprechung eine E-Mail mit den Besprechungsnotizen an die Teilnehmer und bitten Sie sie, diese ggf. zu ergänzen.

    1. Öffnen Sie Gmail.
    2. Klicken Sie links auf   Schreiben .
    3. Sie können die Größe des Fensters ändern, indem Sie rechts oben auf "Maximieren"   oder auf "Vollbild"   klicken.
    4. Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
    5. Geben Sie die Nachricht ein.

      Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.

    6. Sie können auch z. B. Drive-Dateien drive oder Fotos image anhängen.
    7. Klicken Sie auf Senden.

    Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen finden Sie im Tipp E-Mails zurückrufen.

  • 1. Informationen von Kunden prüfen

    Dokumente und andere Dateien, die Sie vom Kunden erhalten, können Sie an einem Ort speichern. So haben Sie alle zugehörigen Projektinformationen immer bei der Hand. Hier kommt Google Drive ins Spiel – der sichere Speicherort für Ihre Projektdokumente, Bilder und andere Dateien. Alle Änderungen werden mit der Cloud synchronisiert, sodass jeder aktuelle Inhalte sieht.

    Eine Möglichkeit, Dateien in Google Drive zu speichern, ist der Upload über einen Webbrowser:

    1. Gehen Sie zu Google Drive.
    2. Klicken Sie auf   Neu , und dann auf Datei hochladen oder Ordner hochladen, und wählen Sie die Datei oder den Ordner aus.
    3. Klicken Sie auf Öffnen.

    Wenn Sie die aktuelle Version von Chrome oder Firefox®, verwenden, können Sie Dateien auch direkt von Ihrem Computer auf die Google Drive Seite im Browser ziehen.

    Wenn Sie eine Datei hochladen, deren Name mit einer bereits vorhandenen übereinstimmt, wird die neue Datei nicht als Kopie, sondern als neue Version derselben Datei hinzugefügt. Informationen dazu, wie Sie die vorherige Version der Datei aufrufen, finden Sie im Tipp Versionen verwalten.

    Wenn die Meldung Upload abgeschlossen, angezeigt wird, wurden die Dateien hochgeladen und Sie können mit jedem Browser und über jedes Gerät darauf zugreifen, auf dem Google Drive installiert ist.

  • 2. Kollegen Aufgaben zuweisen

    Nachdem Sie festgelegt haben, wer an einem Projekt mitarbeiten soll, können Sie den betreffenden Kollegen Aufgaben zuweisen.

    1. Wählen Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
    2. Klicken Sie auf "Kommentarverlauf öffnen" comment > "Kommentar hinzufügen" add_comment.
    3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
    4. Optional: Wenn Sie Ihren Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen auf diese Weise hinzufügen. Diese erhalten dann per E-Mail Ihren Kommentar sowie den Link zum Dokument.
    5. Optional: Wenn Sie den Kommentar einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen möchten, klicken Sie das Kästchen <E-Mail-Adresse_der_Person> zuweisen an.
    6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

  • 3. Aktualisierungen und Änderungen im Blick behalten

    Mithilfe von Regeln zur bedingten Formatierung können Sie auf einen Blick sehen, wie es mit den Projektaufgaben vorangeht. Dazu lassen sich z. B. Farben für die verschiedenen Statusmeldungen hinzufügen. So heben sich abgeschlossene Aufgaben deutlicher von den noch nicht begonnenen oder gerade bearbeiteten Aufgaben ab.

    Fortschrittsüberwachung hinzufügen:

      1. Öffnen Sie Google Tabellen und wählen Sie die Spalte aus, der Sie Formatierungsregeln zuweisen möchten.
      2. Wählen Sie Format > Bedingte Formatierung aus.
      3. Richten Sie die Regeln ein. In diesem Beispiel weisen Sie verschiedene Farben zu, je nachdem, ob eine Aufgabe "Abgeschlossen", "Nicht gestartet" oder "In Bearbeitung" ist:

    a Wählen Sie auf dem Tab Einfarbig unter Zellen formatieren, wenn… die Option Text enthält aus.

    b Geben Sie in das Feld unter Text enthält das Wort Abgeschlossen ein.

    c Klicken Sie unter Art der Formatierung auf die Liste, um auszuwählen, ob der Hintergrund oder die Schrift farbig sein soll.

    d Wenn Sie eine benutzerdefinierte Farbe für Schrift oder Hintergrund festlegen möchten, klicken Sie auf "Schriftfarbe" format_color_text oder "Füllfarbe" format_color_fill. Bei Bedarf können Sie auch beides festlegen, also sowohl eine bestimmte Schriftfarbe als auch die gewünschte Hintergrundfarbe.

    e Um weitere Regeln einzurichten, klicken Sie auf Weitere Regel hinzufügen und gehen Sie wie oben beschrieben vor. Sie können zum Beispiel dem Status Nicht gestartet eine rote Hintergrundfarbe zuweisen, während Aufgaben mit dem Status In Bearbeitung einen orangen Hintergrund erhalten.

    f Klicken Sie auf Fertig.

  • 4. Zu liefernde Dokumente in einem freigegebenen Ordner speichern

    In Google Drive lassen sich Projektdokumente, Bilder und andere Dateien speichern und im Handumdrehen und sicher für Kollegen oder Kunden freigeben. Alle Änderungen an den Dateien werden mit der Cloud synchronisiert, sodass jeder die aktuellen Inhalte sehen kann.

    Unter Einstieg in Teamablagenerfahren Sie, wie Sie Dateien in einer Teamablage speichern und freigeben.

    Ordner erstellen:

    Klicken Sie in Drive auf Neu > Ordner.

    Dateien oder Ordner für bestimmte Personen freigeben:

    Sie können nur Dateien freigeben, deren Inhaber Sie sind oder für die Sie Bearbeitungszugriff haben.

    1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie freigeben möchten, und wählen Sie "Freigeben" person_add aus.
    2. Geben Sie unter "Personen" die E-Mail-Adresse der gewünschten Person oder Gruppe ein.

      Hinweis: Wenn Sie keine Personen außerhalb Ihres Unternehmens hinzufügen können, wenden Sie sich an Ihren G Suite-Administrator.

    3. Klicken Sie auf "Bearbeiten" edit und wählen Sie eine Zugriffsebene aus:
        • Darf bearbeiten: Mitbearbeiter dürfen Inhalte hinzufügen und bearbeiten sowie Kommentare eingeben.
        • Darf kommentieren (nur bestimmte Dateien): Mitbearbeiter dürfen Kommentare hinzufügen, aber Inhalte nicht ändern.
        • Darf lesen: Andere können die Datei ansehen, jedoch nicht bearbeiten oder Kommentare hinzufügen.

      Alle Personen, für die Sie die Datei freigegeben haben, erhalten per E-Mail einen Link zur Datei oder zum Ordner.

    4. Sie können der E-Mail auch eine Notiz hinzufügen. Wenn Sie keine E-Mail senden möchten, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.
    5. Klicken Sie auf Senden.

    Link zu einer Datei oder einem Ordner freigeben:

    Sie können Dateien auch per Link freigeben. So kann jeder auf die Datei zugreifen, der den Link hat. Dabei werden Sie als Inhaber angezeigt.

    Sie können nur Dateien freigeben, deren Inhaber Sie sind oder für die Sie Bearbeitungszugriff haben.

    1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie freigeben möchten, und wählen Sie "Freigeben" person_add aus.
    2. Klicken Sie rechts oben auf Link zum Freigeben abrufen.
    3. Klicken Sie auf Jeder bei Ihre_Organisation mit dem Link darf ansehen und wählen Sie eine Zugriffsebene aus.
      • Darf bearbeiten: Mitbearbeiter dürfen Inhalte hinzufügen und bearbeiten sowie Kommentare eingeben.
      • Darf kommentieren (nur bestimmte Dateien): Mitbearbeiter dürfen Kommentare hinzufügen, aber Inhalte nicht ändern.
      • Darf lesen: Andere können die Datei ansehen, jedoch nicht bearbeiten oder Kommentare hinzufügen.
    4. Klicken Sie auf Link kopieren.
    5. Klicken Sie auf Fertig.
    6. Fügen Sie den Link in eine E-Mail oder an einer anderen Stelle ein, an der Sie ihn freigeben möchten.

  • 5. Beauftragte Inhalte zur Überprüfung an den Kunden senden

    Sie können Drive-Dateien für externe Kunden freigeben, auch für solche, die kein Google-Konto haben.* Hierfür brauchen Sie nur deren E-Mail-Adresse. Die Personen erhalten einen Link zur Datei und können sie dann im Web aufrufen. Und wenn sie die Datei bearbeiten oder kommentieren möchten, haben sie direkt in der Datei die Möglichkeit, sich für ein Google-Konto zu registrieren.

    * Wenn Ihr Kunde kein Google-Konto hat, muss in Ihrer Organisation die Freigabe von Drive-Dateien für Personen außerhalb der Organisation (mit oder ohne Google-Konto) erlaubt sein. Außerdem müssen externe Personen Dateien ohne Anmeldung aufrufen dürfen.

    1. Wählen Sie in Google Drive eine Datei aus und klicken Sie auf "Freigeben" person_add.
    2. Geben Sie die Namen der Personen an, die Zugriff auf die Datei erhalten sollen.

      Hinweis: Wenn Sie keine Personen außerhalb Ihres Unternehmens hinzufügen können, wenden Sie sich an Ihren G Suite-Administrator.

    3. Klicken Sie auf "Bearbeiten" mode_edit und wählen Sie je nach gewünschter Zugriffsebene Darf bearbeiten, Darf kommentieren oder Darf lesen aus.
    4. Das Kästchen Personen benachrichtigen muss angeklickt sein. Klicken Sie auf Senden.

  • 6. Kommentare zielgerichtet einsetzen und Aufgaben zuweisen

    1. Wählen Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
    2. Klicken Sie auf "Kommentarverlauf öffnen" comment > "Kommentar hinzufügen" add_comment.
    3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
    4. Optional: Wenn Sie Ihren Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen auf diese Weise hinzufügen. Diese erhalten dann per E-Mail Ihren Kommentar sowie den Link zum Dokument.
    5. Optional: Wenn Sie den Kommentar einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen möchten, klicken Sie das Kästchen <E-Mail-Adresse_der_Person> zuweisen an.
    6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

  • 1. Abschließende Besprechung mit Kunden planen

    Wenn alle Aufgaben abgeschlossen sind, planen Sie eine abschließende Besprechung mit Ihren Kunden.

    1. Klicken Sie in Google Kalender auf einen leeren Zeitblock im Kalenderraster und dann auf Termin. Sie können auch auf   "Erstellen" klicken.
    2. Geben Sie einen Titel sowie Datum und Uhrzeit für den Termin ein.
    3. Optional: Wenn Sie in einem anderen Kalender einen Termin erstellen möchten, klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie einen Kalender aus.
    4. Klicken Sie auf Weitere Optionen oder auf Speichern.

  • 2. An der Besprechung teilnehmen

    Sie können geplante Besprechungen in Google Kalender aufrufen und ganz einfach an Videokonferenzen teilnehmen. Hangouts Meet auf einen Blick.

    1. Klicken Sie in Google Kalender auf den Termin, an dem Sie teilnehmen möchten.
    2. Klicken Sie auf Zu Hangouts Meet und im Fenster, das anschließend geöffnet wird, auf An der Besprechung teilnehmen.

  • 3. Inhalte während einer Videokonferenz freigeben und präsentieren

    In der Videokonferenz können Sie Ihren Bildschirm freigeben und so u. a. die fertigen Dokumente, Folien und Tabellen präsentieren.

    1. Öffnen Sie in Google Drive die Datei aus Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen, die Sie freigeben oder präsentieren möchten.
    2. Optional: So bearbeiten Sie ein Dokument gleichzeitig mit den Teilnehmern:
      1. Klicken Sie rechts oben auf Freigeben.
      2. Fügen Sie dem Dokument einen Titel hinzu und klicken Sie auf Speichern.
      3. Fügen Sie die Besprechungsteilnehmer hinzu und erteilen Sie allen die Zugriffsberechtigung Darf bearbeiten.
      4. Klicken Sie auf Senden.
    3. Öffnen Sie Hangouts Meet und nehmen Sie an der Besprechung teil.
    4. Klicken Sie auf Bildschirm teilen und wählen Sie aus, was gezeigt werden soll:
      • Mein ganzer Bildschirm
      • Ein Fenster
    5. Klicken Sie auf Teilen.

      Die Teilnehmer sehen dann den entsprechenden Inhalt. Wenn Sie Ihren Bildschirm nicht mehr teilen möchten, klicken Sie unten auf Freigabe beenden.

  • 4. Fertige, zu liefernde Dokumente an Kunden senden

    Wenn Sie vertrauliche Drive-Dateien an externe Kunden weitergeben, können Sie verhindern, dass sie die Dateien herunterladen, drucken oder kopieren. Oder Sie legen ein Ablaufdatum für Dateien fest, damit externe Partner und Agenturen nach Ende des Projekts nicht mehr darauf zugreifen können.

    1. Wählen Sie in Drive eine Datei oder einen Ordner aus, deren bzw. dessen Inhaber Sie sind.
    2. Klicken Sie oben auf "Freigeben" person_add.
    3. Klicken Sie unten auf Erweitert.
    4. Klicken Sie auf das Kästchen neben Bearbeiter dürfen weder die Zugriffsberechtigung ändern noch neue Personen hinzufügen

      Nutzer mit der Zugriffsberechtigung Darf kommentieren oder Darf lesen können weder neue Nutzer hinzufügen noch die Zugriffsberechtigungen ändern. Dasselbe gilt jetzt auch für Nutzer mit der Berechtigung Darf bearbeiten.

    5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
    6. Klicken Sie auf Fertig.

    Wenn ein Nutzer mit der Zugriffsberechtigung Darf bearbeiten versucht, eine Datei oder einen Ordner mit eingeschränktem Zugriff für andere freizugeben, wird ihm angeboten, bei Ihnen per E-Mail die Berechtigung für die Freigabe der Datei anzufordern. Sie können dann entscheiden, ob der Nutzer die Datei freigeben darf. Wenn Sie die Freigabe genehmigen, kann der Nutzer die Zugriffsberechtigungen dennoch nicht ändern. Diese Option ist ausgegraut und nicht verfügbar.

  • 5. E-Mail mit abschließenden Infos an Kunden senden

    Sie senden eine E-Mail mit abschließenden Informationen zu den fertiggestellten Dokumenten, um Feedback zu erhalten.

    1. Öffnen Sie Gmail.
    2. Klicken Sie links auf   Schreiben .
    3. Sie können die Größe des Fensters ändern, indem Sie rechts oben auf "Maximieren"   oder auf "Vollbild"   klicken.
    4. Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
    5. Geben Sie die Nachricht ein.

      Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.

    6. Sie können auch z. B. Drive-Dateien drive oder Fotos image anhängen.
    7. Klicken Sie auf Senden.

    Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen finden Sie im Tipp E-Mails zurückrufen.