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  • 1. Aufgabe für die Planung der Besprechung erstellen

    GmailGmail: Klicken Sie rechts auf das Symbol "Tasks" 

    KalenderGoogle Kalender: Klicken Sie im Abschnitt Meine Kalender auf Tasks.

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  • 2. Details zur Besprechung per E-Mail oder Hangouts-Chat klären

    So schreiben Sie eine E-Mail:

    1. Öffnen Sie in Gmail den Posteingang.
    2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Schreiben.
      Dadurch wird unten im Gmail-Fenster eine neue Nachricht geöffnet.
    3. Geben Sie einfach den Text für die E-Mail ein.
      E-Mails, die Sie begonnen, aber noch nicht gesendet haben, werden automatisch im Ordner Entwürfe in der linken Seitenleiste gespeichert.

    So starten Sie einen Hangout über Gmail:

    1. Wenn Sie Hangouts für Gmail einrichten möchten, öffnen Sie Gmail und klicken Sie links unten im Posteingang auf das Symbol "Hangouts" hangout.
      Hinweis: Wenn Sie das Symbol "Hangouts" hangout nicht sehen, müssen Sie Hangouts möglicherweise erst aktivieren.
    2. Sie können einen Hangout starten, indem Sie im Gmail-Fenster links auf den Namen der Person klicken, die Sie kontaktieren möchten.
    3. Wenn die gewünschte Person nicht in der Liste angezeigt wird, klicken Sie auf das Symbol "Neue Unterhaltung"
      add
      . Geben Sie den Namen der Person in das Suchfeld ein.
    4. Scrollen Sie in der Liste der Vorschläge nach unten und klicken Sie auf den Namen der Person, mit der Sie einen Hangout starten möchten.
    5. Senden Sie eine Chatnachricht oder klicken Sie auf das Kamerasymbol videocam.
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  • 3. Zeitraum im Kalender für die Vorbereitung sperren (Beispiel: Bitte nicht stören – Besprechungsvorbereitung)
    1. Klicken Sie unter calendar.google.com auf ein leeres Zeitfenster im Kalenderraster und dann auf Termin. Sie können auch auf das Plussymbol
      add
      .
    2. Optional: Wenn Sie in einem anderen Kalender einen Termin erstellen möchten, klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie einen Kalender aus.
    3. Fügen Sie dem Termin einen Titel, ein Datum und eine Uhrzeit hinzu und klicken Sie auf Weitere Optionen oder SPEICHERN.
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  • 4. Agenda erstellen

    Sie können ein neues Dokument direkt in Google Docs oder Google Drive erstellen.

    Wenn Sie Google Docs verwenden, klicken Sie auf das Symbol "Neues Dokument erstellen" add.

    In Google Drive klicken Sie auf Neu > Google Docs > Leeres Dokument oder Aus einer Vorlage.

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  • 1. Neuen Termin erstellen
    1. Klicken Sie unter calendar.google.com auf ein leeres Zeitfenster im Kalenderraster und dann auf Termin. Sie können auch auf das Plussymbol
      add
      .
    2. Optional: Wenn Sie in einem anderen Kalender einen Termin erstellen möchten, klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie einen Kalender aus.
    3. Fügen Sie dem Termin einen Titel, ein Datum und eine Uhrzeit hinzu und klicken Sie auf Weitere Optionen oder SPEICHERN.
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  • 2. Gäste hinzufügen
    1. Öffnen Sie den Termin.
    2. Gehen Sie auf dem Tab Gäste zu Gäste hinzufügen. Geben Sie die Anfangsbuchstaben eines Namens oder einer E-Mail-Adresse in das Feld ein.

      Passende Namen und Adressen aus dem Verzeichnis Ihrer Organisation werden während der Eingabe angezeigt.

      Tipp: Sie können auch die Adresse einer Google Groups-Mailingliste hinzufügen, um mehrere Personen gleichzeitig einzuladen. Weitere Informationen dazu, wie Sie viele Personen gleichzeitig einladen, finden Sie unter Termine mit vielen Gästen in Google Kalender verwalten.
    3. Klicken Sie auf einen Vorschlag, um die entsprechende Person dem Termin hinzuzufügen. Falls keine Vorschläge angezeigt werden, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse des Gastes ein.
    4. Optional: Sie können die Teilnahme eines Gastes als optional kennzeichnen. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf den Namen und klicken Sie auf "Als optional kennzeichnen" person.
    5. Optional: Sie können Gästen erlauben, Termine zu bearbeiten, Personen einzuladen oder die Gästeliste aufzurufen. Klicken Sie dazu unter Gäste können die entsprechenden Kästchen an.

    Hinweis: Wenn Sie im Kalender einen Termin erstellen und Ihren Gästen keine Berechtigung zum Bearbeiten des Termins erteilen, können diese das Datum oder die Uhrzeit des Termins in ihrem eigenen Kalender nicht ändern.

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  • 3. Passende Zeiten für Gäste in verschiedenen Zeitzonen finden
    1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol settings > Einstellungen.
    2. Scrollen Sie zum Tab Zeitzone, klicken Sie auf Primäre Zeitzone und wählen Sie Ihre Zeitzone aus.
    3. Geben Sie ein Label für die Zeitzone ein.
    4. Optional: Wenn Sie eine weitere Zeitzone sehen möchten, klicken Sie auf das Kästchen Sekundäre Zeitzone anzeigen. Wählen Sie die Zeitzone aus und geben Sie ein Label ein. Klicken Sie auf das Symbol "Zeitzone wechseln" swap_vertical_circle, um zwischen den Zeitzonen zu wechseln.
    5. Optional: Klicken Sie auf das Kästchen Fragen, ob meine primäre Zeitzone an den aktuellen Standort angepasst werden soll, wenn die Zeitzone an Ihren Standort angepasst werden soll.

    Sie können die Zeitzonen eines Termins ändern, wenn Sie der Eigentümer sind oder Berechtigungen zum Bearbeiten haben:

    1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin und dann auf das Stiftsymbol mode_edit.
    2. Klicken Sie oben auf der Seite neben dem Datum und der Uhrzeit auf Zeitzone.
    3. Optional: Klicken Sie auf das Kästchen Unterschiedliche Zeitzonen für Beginn und Ende verwenden, wenn Sie Beginn und Ende des Termins in unterschiedlichen Zeitzonen anzeigen lassen möchten.
    4. Wählen Sie die neue Zeitzone aus.
    5. Klicken Sie auf OK.
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  • 4. Räume buchen

    Hinweis: Wenn Sie keine Ressourcen oder Raumdetails sehen, hat Ihr G Suite-Administrator diese möglicherweise nicht für Ihre Organisation eingerichtet.

    1. Öffnen Sie einen Termin.
    2. Klicken Sie auf den Tab Räume.
    3. Geben Sie in das Suchfeld einen Raum- oder Gebäudenamen, eine Etage oder den Namen einer Ressource ein, zum Beispiel "Telefon" oder "Chromebox für Meetings". Während der Eingabe werden unter dem Suchfeld Ergebnisse angezeigt.
    4. Optional: Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Raum, um Details zu sehen, zum Beispiel:
      • group Raumkapazität
      • business Ort
      • videocam Audio- oder Videoausstattung
      • info_outline Weitere Optionen, die im Besprechungsraum verfügbar sind, zum Beispiel Rollstuhlzugang oder ein Whiteboard
      • sort Zusätzliche Informationen
    5. Klicken Sie auf das Ergebnis, das Sie dem Termin hinzufügen möchten.
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  • 5. Videokonferenzen für Gäste einrichten, die nicht vor Ort sind

    Sie können Meet-Videokonferenzen im Kalender planen. Fügen Sie dem Termin einfach einen oder mehrere Gäste hinzu oder klicken Sie auf Videokonferenz hinzufügen. Nachdem Sie den Termin gespeichert haben, werden der Link und eine Einwahlnummer hinzugefügt.

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  • 6. Termindetails hinzufügen, zum Beispiel eine Agenda oder Hinweise zur Teilnahme
    1. Wählen Sie eine Zeitzone aus.
    2. Richten Sie einen wiederkehrenden Termin ein.
    3. Zeitpunkt finden: Finden Sie einen geeigneten Zeitpunkt, zu dem Ihre Kollegen für eine Besprechung verfügbar sind.
    4. Termindetails hinzufügen: Fügen Sie beispielsweise den Ort der Besprechung hinzu oder senden Sie Terminbenachrichtigungen.
    5. Videokonferenz hinzufügen: Fügen Sie Ihrem Termin eine Videokonferenz hinzu.
    6. Terminbeschreibung hinzufügen: Fügen Sie dem Termin Details wie Kontaktdaten, Anleitungen oder Links hinzu. Sie können die Beschreibung bearbeiten, indem Sie ihr Listen und Links hinzufügen oder den Text fett bzw. kursiv formatieren oder unterstreichen.
    7. Anhänge hinzufügen:Fügen Sie dem Termin Anhänge hinzu, zum Beispiel Dokumente oder Präsentationen.
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  • 7. Speichern, um E-Mail-Einladungen zu senden

    Wenn Sie alle Informationen eingegeben haben, speichern Sie den Termin und senden Sie die Einladungen.

    1. Klicken Sie auf SPEICHERN.
    2. Klicken Sie auf Senden, um Ihre Gäste per E-Mail zu benachrichtigen. Falls Sie Ihre Gäste erst später benachrichtigen möchten, klicken Sie auf Nicht senden.
    3. Wenn Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation einladen, klicken Sie auf Externe Gäste einladen, um diese zu benachrichtigen. Falls Sie sie später benachrichtigen möchten, klicken Sie auf Weiter bearbeiten.

    So bearbeiten Sie Termine:

    Sie können beispielsweise den Zeitpunkt eines Termins ändern, weitere Gäste einladen und Notizen hinzufügen.

    1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin und dann auf das Stiftsymbol create.
    2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, ändern Sie zum Beispiel den Zeitpunkt des Termins oder hängen Sie eine Datei an.
    3. Klicken Sie auf SPEICHERN.
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  • 1. Zu- und Absagen ansehen
    • Öffnen Sie den Termin in Google Kalender. Im Feld "Gäste" werden die Antworten Ihrer Gäste angezeigt.
    • Wenn Sie eine Gruppe zu einem Termin eingeladen haben, sehen Sie die Antworten der Gäste, wenn Sie auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down klicken.
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  • 1. An der Besprechung teilnehmen
    1. Klicken Sie in Google Kalender auf den Termin, an dem Sie teilnehmen möchten.
    2. Klicken Sie auf Zu Hangouts Meet und im Fenster, das anschließend geöffnet wird, auf An der Besprechung teilnehmen.

      Hier finden Sie eine praktische Übersicht für Hangouts Meet.

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  • 2. Materialien präsentieren, diskutieren und gemeinsam bearbeiten
    1. Klicken Sie in Google Drive auf Neu > Google Docs oder öffnen Sie die Datei, die Sie freigeben oder präsentieren möchten.

    2. Optional: So bearbeiten Sie ein Dokument gleichzeitig mit den Teilnehmern:

      1. Klicken Sie rechts oben auf Freigeben.
      2. Fügen Sie dem Dokument einen Titel hinzu und klicken Sie auf Speichern.
      3. Fügen Sie die Besprechungsgäste hinzu und erteilen Sie allen die Zugriffsberechtigung Darf bearbeiten.
      4. Klicken Sie auf Senden.
    3. Öffnen Sie Hangouts Meet und nehmen Sie an der Besprechung teil.

    4. Klicken Sie auf Jetzt einblenden und wählen Sie aus, was Sie zeigen möchten:

      • Mein ganzer Bildschirm
      • Ein Fenster
    5. Klicken Sie auf Freigeben.

    Die Teilnehmer sehen dann den entsprechenden Inhalt auf ihrem Bildschirm. Wenn Sie Ihren Bildschirm nicht mehr freigeben möchten, klicken Sie auf Bildschirmfreigabe beenden.

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  • 3. Aufgaben zuweisen
    1. Wählen Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
    2. Klicken Sie auf das Symbol "Kommentar hinzufügen" add_comment.
    3. Geben Sie den Kommentar ein. Wenn Sie damit eine bestimmte Person erreichen möchten, fügen Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Zum Beispiel: +erika@solarmora.com.
    4. Die Person kann dann Änderungen vornehmen und auf Ihren Kommentar antworten.
    5. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf Klären.
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  • 1. E-Mail mit abschließenden Infos senden
    1. Klicken Sie in Google Kalender im Kalenderraster auf den gewünschten Termin.
    2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol create und bearbeiten Sie den Termin.
    3. Klicken Sie auf das Symbol "E-Mail an Gäste senden" email und geben Sie eine Nachricht ein.
    4. Klicken Sie auf Senden.
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  • 2. Fortschritte durch Zuweisung von Aufgaben in der Agenda verfolgen

    Falls eine Zusammenarbeit in Echtzeit nicht möglich ist, fügen Sie am Rand des Dokuments einfach Feedback und Fragen hinzu, die sich andere Teammitglieder später ansehen können.

    1. Öffnen Sie Google Docs und wählen Sie einen Textabschnitt aus.
    2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf "Kommentar hinzufügen" add_comment.
    3. Fügen Sie Ihre Anmerkungen hinzu und klicken Sie auf Kommentieren.

    Wenn Sie einen Kommentar an einen bestimmten Mitbearbeiter richten möchten, geben Sie dessen E-Mail-Adresse mit vorangestelltem Plus add ein. Der Mitbearbeiter erhält den Kommentar sowie den Link zum Dokument per E-Mail und kann den Kommentar beantworten oder die Diskussion fortsetzen.

    Wenn Sie mit dem Kommentar fertig sind, klicken Sie auf Klären.

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  • 3. Folgebesprechungen planen, um den aktuellen Stand im Blick zu behalten
    1. Klicken Sie unter calendar.google.com auf ein leeres Zeitfenster im Kalenderraster und dann auf Termin. Sie können auch auf das Plussymbol
      add
      .
    2. Optional: Wenn Sie in einem anderen Kalender einen Termin erstellen möchten, klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie einen Kalender aus.
    3. Fügen Sie dem Termin einen Titel, ein Datum und eine Uhrzeit hinzu und klicken Sie auf Weitere Optionen oder SPEICHERN.
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