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  • 1. Aufgabe für die Planung der Besprechung erstellen

    Sie haben folgende Möglichkeiten:

    Gmail In Gmail: Klicken Sie rechts auf "Tasks" .

    Kalender In Google Kalender: Klicken Sie unter Meine Kalender auf Tasks.

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  • 2. Details zur Besprechung per E-Mail oder Hangouts Chat klären

    So schreiben Sie eine E-Mail:

    1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie links oben auf
       
      Schreiben

      Daraufhin öffnet sich ein Editorfenster "Neue Nachricht".
    2. Geben Sie Text ein.
      E-Mails, die Sie begonnen, aber noch nicht gesendet haben, werden automatisch im Ordner Entwürfe in der Seitenleiste gespeichert.

    So senden Sie eine Direktnachricht:

    1. Öffnen Sie Chat und klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen.
    2. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie einen der Vorschläge aus.
    3. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden" chat_send_24dp.

    So senden Sie eine Direktnachricht an eine Gruppe:

    1. Klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen > Gruppennachricht.
    2. Geben Sie Namen oder E-Mail-Adressen ein oder wählen Sie Vorschläge aus.
    3. Wenn Sie alle gewünschten Personen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Nachricht.
    4. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden" chat_send_24dp.
    5. Optional: Sie können Direktnachrichten in einem Gruppenchat ausblenden. Bewegen Sie dazu in der Seitenleiste links den Mauszeiger darauf. Klicken Sie dann auf das Dreipunkt-Menü more_vert > "Ausblenden" remove_circle_outline.
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  • 3. Zeitraum im Kalender für die Vorbereitung sperren (Beispiel: Bitte nicht stören – Besprechungsvorbereitung)
    1. Klicken Sie unter calendar.google.com auf ein leeres Zeitfenster im Kalenderraster und dann auf Termin. Oder klicken Sie stattdessen auf "Termin erstellen"
      add
      .
    2. Optional: Wenn Sie in einem anderen Kalender einen Termin erstellen möchten, klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie einen Kalender aus.
    3. Fügen Sie dem Termin einen Titel, ein Datum und eine Uhrzeit hinzu und klicken Sie auf Weitere Aktionen oder SPEICHERN.
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  • 4. Agenda erstellen

    Sie können ein neues Dokument direkt in Google Docs oder Google Drive erstellen.

    Wählen Sie eine Option aus:

    • In Docs: Klicken Sie auf "Neues Dokument erstellen" add.

    • In Drive: Klicken Sie auf Neu > Google Docs > Leeres Dokument oder Aus einer Vorlage.

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  • 1. Neuen Termin erstellen
    1. Klicken Sie unter calendar.google.com auf ein leeres Zeitfenster im Kalenderraster und dann auf Termin. Oder klicken Sie stattdessen auf "Termin erstellen"
      add
      .
    2. Optional: Wenn Sie in einem anderen Kalender einen Termin erstellen möchten, klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie einen Kalender aus.
    3. Fügen Sie dem Termin einen Titel, ein Datum und eine Uhrzeit hinzu und klicken Sie auf Weitere Aktionen oder SPEICHERN.
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  • 2. Gäste hinzufügen
    1. Öffnen Sie den Termin.
    2. Gehen Sie auf dem Tab Gäste zu Gäste hinzufügen. Geben Sie die Anfangsbuchstaben eines Namens oder einer E-Mail-Adresse in das Feld ein.

      Passende Namen und Adressen aus dem Verzeichnis Ihrer Organisation werden während der Eingabe angezeigt.

      Tipp: Sie können auch die Adresse einer Google Groups-Mailingliste hinzufügen, um mehrere Personen gleichzeitig einzuladen. Weitere Informationen dazu, wie Sie viele Personen gleichzeitig einladen, finden Sie unter Termine mit vielen Gästen in Google Kalender verwalten.
    3. Klicken Sie auf einen Vorschlag, um die entsprechende Person dem Termin hinzuzufügen. Falls keine Vorschläge angezeigt werden, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse des Gastes ein.
    4. Optional: Sie können die Teilnahme eines Gastes als optional kennzeichnen. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf den Namen und klicken Sie auf "Als optional kennzeichnen" person.
    5. Optional: Sie können Gästen erlauben, Termine zu bearbeiten, Personen einzuladen oder die Gästeliste aufzurufen. Klicken Sie dazu unter Gäste können die entsprechenden Kästchen an.

    Hinweis: Wenn Sie im Kalender einen Termin erstellen und Ihren Gästen keine Berechtigung zum Bearbeiten des Termins erteilen, können diese das Datum oder die Uhrzeit des Termins in ihrem eigenen Kalender nicht ändern.

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  • 3. Passende Zeiten für Gäste in verschiedenen Zeitzonen finden
    1. Klicken Sie auf "Einstellungen" settings > Einstellungen.
    2. Scrollen Sie zum Tab Zeitzone, klicken Sie auf Primäre Zeitzone und wählen Sie Ihre Zeitzone aus.
    3. Geben Sie ein Label für die Zeitzone ein.
    4. Optional: Wenn Sie eine weitere Zeitzone sehen möchten, klicken Sie auf das Kästchen Sekundäre Zeitzone anzeigen. Wählen Sie die Zeitzone aus und geben Sie ein Label ein. Klicken Sie auf "Zeitzone wechseln" swap_vertical_circle, um zwischen den Zeitzonen zu wechseln.
    5. Optional: Klicken Sie auf das Kästchen Fragen, ob meine primäre Zeitzone an den aktuellen Standort angepasst werden soll, wenn die Zeitzone an Ihren Standort angepasst werden soll.

    Sie können die Zeitzonen eines Termins ändern, wenn Sie der Eigentümer sind oder Berechtigungen zum Bearbeiten haben:

    1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin und dann auf "Bearbeiten" mode_edit.
    2. Klicken Sie oben auf der Seite neben dem Datum und der Uhrzeit auf Zeitzone.
    3. Optional: Klicken Sie auf das Kästchen Unterschiedliche Zeitzonen für Beginn und Ende verwenden, wenn Sie Beginn und Ende des Termins in unterschiedlichen Zeitzonen anzeigen lassen möchten.
    4. Wählen Sie die neue Zeitzone aus.
    5. Klicken Sie auf OK.
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  • 4. Räume buchen

    Hinweis: Wenn Sie keine Ressourcen, Raumdetails oder automatischen Raumvorschläge sehen, hat Ihr G Suite-Administrator sie für Ihre Organisation möglicherweise nicht eingerichtet.

    1. Öffnen Sie einen Termin.
    2. Klicken Sie auf den Tab Räume. Basierend auf Ihrem beruflichen Standort, auf der Teilnehmerzahl und auf den bisherigen Raumbuchungen werden automatisch Vorschläge angezeigt.
    3. So passen Sie die Auswahlkriterien für den Besprechungsraum an:
      • Klicken Sie auf "Personen" people, um festzulegen, wie groß der Raum sein muss.
      • Mit einem Klick auf "Video" videocam geben Sie an, dass der Raum für Videokonferenzen ausgestattet sein muss.
      • Mit einem Klick auf "Telefon" local_phone geben Sie an, dass der Raum für Telefonkonferenzen ausgestattet sein muss.
    4. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Raum, der die Kriterien erfüllt, und klicken Sie das Kästchen an, um ihn auszuwählen.
    5. Wenn kein geeigneter Raum dabei ist:
      1. Geben Sie in das Suchfeld einen anderen Ressourcen- oder Gebäudenamen, eine Etage oder den Namen einer Ausstattung ein, z. B. "Chromebox für Meetings". Während der Eingabe werden unter dem Suchfeld Ergebnisse angezeigt.
      2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Raum, um Details zu sehen, z. B. Raumkapazität, Ort, Ausstattung und weitere Merkmale.
      3. Wenn ein geeigneter Raum dabei ist, bewegen Sie den Mauszeiger darauf und klicken Sie das Kästchen an, um ihn auszuwählen.
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  • 5. Videokonferenzen für Gäste einrichten, die nicht vor Ort sind

    Sie können Meet-Videokonferenzen im Kalender planen. Fügen Sie dem Termin einfach einen oder mehrere Gäste hinzu oder klicken Sie auf Videokonferenz hinzufügen. Nachdem Sie den Termin gespeichert haben, werden der Link und eine Einwahlnummer hinzugefügt.

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  • 6. Termindetails hinzufügen, zum Beispiel eine Agenda oder Hinweise zur Teilnahme
    1. Wählen Sie eine Zeitzone aus.
    2. Richten Sie einen wiederkehrenden Termin ein.
    3. Zeitpunkt finden: Finden Sie einen geeigneten Zeitpunkt, zu dem Ihre Kollegen für eine Besprechung verfügbar sind.
    4. Termindetails hinzufügen: Fügen Sie beispielsweise den Ort der Besprechung hinzu oder senden Sie Terminbenachrichtigungen.
    5. Videokonferenz hinzufügen: Fügen Sie Ihrem Termin eine Videokonferenz hinzu.
    6. Terminbeschreibung hinzufügen: Fügen Sie dem Termin Details wie Kontaktdaten, Anleitungen oder Links hinzu. Sie können die Beschreibung bearbeiten, indem Sie ihr Listen und Links hinzufügen oder den Text fett bzw. kursiv formatieren oder unterstreichen.
    7. Anhänge hinzufügen:Fügen Sie dem Termin Anhänge hinzu, zum Beispiel Dokumente oder Präsentationen.
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  • 7. Speichern, um E-Mail-Einladungen zu senden

    Wenn Sie alle Details ausgefüllt haben, speichern Sie den Termin und versenden Sie die Einladungen.

    1. Klicken Sie auf SPEICHERN.
    2. Klicken Sie auf Senden, um Ihre Gäste per E-Mail zu benachrichtigen. Falls Sie Ihre Gäste erst später benachrichtigen möchten, klicken Sie auf Nicht senden.
    3. Wenn Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation einladen, klicken Sie auf Externe Gäste einladen, um diese zu benachrichtigen. Falls Sie sie später benachrichtigen möchten, klicken Sie auf Weiter bearbeiten.

    So bearbeiten Sie Termine:

    Sie können z. B. weitere Gäste einladen, den Besprechungsort ändern und Anhänge hinzufügen.

    1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin und dann auf "Bearbeiten" mode_edit.
    2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf SPEICHERN.

    Hinweis: Wenn der Organisator Ihnen keinen Bearbeitungszugriff gewährt hat, können Sie die Zeit und Dauer des Termins nicht ändern.

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  • Zu- und Absagen ansehen

    Wenn Sie für Ihren Termin Teilnehmerlisten führen müssen, ist es besonders praktisch, sofort zu sehen, wer die Einladung angenommen oder abgelehnt hat.

    So sehen Sie, wer teilnimmt:

    1. Klicken Sie im Kalenderraster auf einen Termin, um ihn in einer Vorschau zu öffnen.
    2. Im Abschnitt Gäste sehen Sie eine Liste mit den Antworten. Klicken Sie ggf. auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down.

    So antworten Sie auf einen neuen Terminvorschlag für eine Besprechung:

    1. Klicken Sie im Kalenderraster auf einen Termin, um ihn in einer Vorschau zu öffnen.
    2. Klicken Sie im Abschnitt Gäste neben dem Vorschlag auf Terminvorschlag prüfen.
    3. Wenn Sie den Vorschlag annehmen möchten, klicken Sie auf Speichern.
    4. Optional: Wenn Sie die Gäste über den neuen Besprechungstermin informieren möchten, klicken Sie auf Senden.
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  • 1. An der Besprechung teilnehmen
    1. Klicken Sie in Google Kalender auf den Termin, an dem Sie teilnehmen möchten.
    2. Klicken Sie auf Zu Hangouts Meet und im Fenster, das anschließend geöffnet wird, auf An der Besprechung teilnehmen.

      Hangouts Meet auf einen Blick

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  • 2. Materialien präsentieren, diskutieren und gemeinsam bearbeiten
    1. Klicken Sie in Google Drive auf Neu > Google Docs oder öffnen Sie direkt die Datei, die Sie freigeben oder präsentieren möchten.

    2. Optional: So bearbeiten Sie ein Dokument gleichzeitig mit den Teilnehmern:

      1. Klicken Sie rechts oben auf Freigeben.
      2. Fügen Sie dem Dokument einen Titel hinzu und klicken Sie auf Speichern.
      3. Fügen Sie die Besprechungsteilnehmer hinzu und erteilen Sie allen die Zugriffsberechtigung Darf bearbeiten.
      4. Klicken Sie auf Senden.
    3. Öffnen Sie Hangouts Meet und nehmen Sie an der Besprechung teil.

    4. Klicken Sie auf Jetzt einblenden und wählen Sie aus, was Sie zeigen möchten:

      • Mein ganzer Bildschirm
      • Ein Fenster
    5. Klicken Sie auf Freigeben.

    Die Teilnehmer sehen dann den entsprechenden Inhalt auf ihrem Bildschirm. Wenn Sie Ihren Bildschirm nicht mehr teilen möchten, klicken Sie unten auf Freigabe beenden.

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  • 3. Aufgaben zuweisen
    1. Wählen Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
    2. Klicken Sie auf "Kommentare öffnen" comment > "Kommentar hinzufügen" add_comment.
    3. Geben Sie einen Kommentar ein. Wenn Sie damit eine bestimmte Person erreichen möchten, fügen Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein, z. B. +erika@solarmora.com
    4. Die Person kann dann Änderungen vornehmen und auf Ihren Kommentar antworten.
    5. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf Klären.
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  • 1. E-Mail mit abschließenden Infos senden
    1. Klicken Sie in Google Kalender im Kalenderraster auf den gewünschten Termin.
    2. Klicken Sie auf "Bearbeiten" create und ändern Sie den Termin wie gewünscht.
    3. Klicken Sie auf "E-Mail an Gäste senden" email und geben Sie eine Nachricht ein.
    4. Klicken Sie auf Senden.
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  • 2. Fortschritte durch Zuweisung von Aufgaben in der Agenda verfolgen

    Falls eine Zusammenarbeit in Echtzeit nicht möglich ist, fügen Sie am Rand des Dokuments einfach Feedback und Fragen hinzu, die sich andere Teammitglieder später ansehen können.

    1. Öffnen Sie Docs und wählen Sie einen Textabschnitt aus.
    2. Klicken Sie auf "Kommentare öffnen" comment > "Kommentar hinzufügen" add_comment.
    3. Fügen Sie Ihre Anmerkungen hinzu und klicken Sie auf Kommentieren.

    Wenn Sie einen Kommentar an einen bestimmten Mitbearbeiter richten möchten, geben Sie dessen E-Mail-Adresse mit vorangestelltem Pluszeichen add ein. Der Nutzer erhält per E-Mail Ihren Kommentar sowie den Link zum Dokument. Er kann den Kommentar dann beantworten oder die Diskussion fortsetzen.

    Wenn Sie mit dem Kommentar fertig sind, klicken Sie auf Klären.

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  • 3. Folgebesprechungen planen, um den aktuellen Stand im Blick zu behalten
    1. Klicken Sie unter calendar.google.com auf ein leeres Zeitfenster im Kalenderraster und dann auf Termin. Oder klicken Sie stattdessen auf "Termin erstellen"
      add
      .
    2. Optional: Wenn Sie in einem anderen Kalender einen Termin erstellen möchten, klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie einen Kalender aus.
    3. Fügen Sie dem Termin einen Titel, ein Datum und eine Uhrzeit hinzu und klicken Sie auf Weitere Aktionen oder SPEICHERN.
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