Besprechungen planen und abhalten

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  • 1. Aufgabe für die Planung der Besprechung erstellen

    Sie haben folgende Möglichkeiten:

    Gmail In Gmail: Klicken Sie rechts auf "Tasks" .

    Kalender In Google Kalender: Klicken Sie unter Meine Kalender auf Tasks.

  • 2. Details zur Besprechung per E-Mail oder Hangouts Chat klären

    E-Mail schreiben:

    1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf  Schreiben.
      Daraufhin wird im Gmail-Fenster eine neue E-Mail geöffnet.
    2. Geben Sie den Text ein.
      E-Mails, die Sie begonnen, aber noch nicht gesendet haben, werden automatisch im Ordner Entwürfe in der Seitenleiste gespeichert.

    Direktnachricht senden:

    1. Öffnen Sie Chat und klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen.
    2. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie einen der Vorschläge aus.
    3. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden" chat_send_24dp.

    Direktnachricht an eine Gruppe senden:

    1. Klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen > Gruppennachricht.
    2. Geben Sie Namen oder E-Mail-Adressen ein oder wählen Sie Kontakte aus den Vorschlägen aus.
    3. Wenn Sie alle gewünschten Personen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Nachricht.
    4. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden" chat_send_24dp.
    5. Sie können Direktnachrichten in einem Gruppenchat ausblenden. Bewegen Sie dazu in der Seitenleiste links den Mauszeiger darauf. Klicken Sie dann auf das Dreipunkt-Menü more_vert > "Ausblenden" remove_circle_outline.
  • 3. Zeitraum im Kalender für die Vorbereitung sperren (Beispiel: Bitte nicht stören – Besprechungsvorbereitung)
    1. Klicken Sie in Google Kalender auf einen leeren Zeitblock im Kalenderraster und dann auf Termin. Sie können auch auf  Erstellen klicken.
    2. Optional: Wenn Sie in einem anderen Kalender einen Termin erstellen möchten, klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie einen Kalender aus.
    3. Fügen Sie dem Termin einen Titel, ein Datum und eine Uhrzeit hinzu und klicken Sie dann auf Weitere Optionen oder Speichern.
  • 4. Agenda erstellen

    Sie können ein neues Dokument direkt in Google Docs oder Google Drive erstellen.

    Wählen Sie eine Option aus:

    • In Docs: Klicken Sie auf "Neues Dokument erstellen" add.

    • In Drive: Klicken Sie auf Neu > Google Docs > Leeres Dokument oder Aus einer Vorlage.

  • 1. Neuen Termin erstellen
    1. Klicken Sie in Google Kalender auf einen leeren Zeitblock im Kalenderraster und dann auf Termin. Sie können auch auf   "Erstellen" klicken.
    2. Optional: Wenn Sie den Termin in einem anderen Kalender erstellen möchten, klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie den Kalender aus.
    3. Fügen Sie dem Termin einen Titel, ein Datum und eine Uhrzeit hinzu und klicken Sie dann auf Weitere Optionen oder Speichern.
  • 2. Gäste hinzufügen
    1. Öffnen Sie den Termin.
    2. Gehen Sie auf dem Tab Gäste zu Gäste hinzufügen. Geben Sie die Anfangsbuchstaben eines Namens oder einer E-Mail-Adresse in das Feld ein.

      Passende Namen und Adressen aus dem Verzeichnis Ihrer Organisation werden während der Eingabe angezeigt.

      Tipp: Sie können auch die Adresse einer Google Groups-Mailingliste hinzufügen, um mehrere Personen gleichzeitig einzuladen. Weitere Informationen dazu, wie Sie viele Personen gleichzeitig einladen, finden Sie unter Termine mit vielen Gästen in Google Kalender verwalten.
    3. Klicken Sie auf einen Vorschlag, um die entsprechende Person dem Termin hinzuzufügen. Falls keine Vorschläge angezeigt werden, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse des Gastes ein.
    4. Optional: Sie können die Teilnahme eines Gastes als optional kennzeichnen. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf den Namen und klicken Sie auf "Als optional kennzeichnen" person.
    5. Optional: Sie können Gästen erlauben, Termine zu bearbeiten, Personen einzuladen oder die Gästeliste aufzurufen. Klicken Sie dazu unter Gäste können die entsprechenden Kästchen an.

    Hinweis: Wenn Sie im Kalender einen Termin erstellen und Ihren Gästen keine Berechtigung zum Bearbeiten des Termins erteilen, können diese das Datum oder die Uhrzeit des Termins in ihrem eigenen Kalender nicht ändern.

  • 3. Passende Zeiten für Gäste in verschiedenen Zeitzonen finden
    1. Öffnen Sie Google Kalender und klicken Sie auf  Erstellen.
    2. Klicken Sie neben Termindetails auf Zeitpunkt finden. Sie sehen die Ortszeit für Gäste in anderen Zeitzonen direkt unter ihrem Namen.
    3. Scrollen Sie in den Zeitblöcken nach oben oder unten oder klicken Sie oben auf die Pfeile, um andere Tage und Wochen aufzurufen.
    4. Klicken Sie auf einen Zeitblock und dann auf Speichern.

      Hinweis: Sie können sich auch eine Besprechungszeit vorschlagen lassen, nachdem Sie Gäste hinzugefügt haben. Klicken Sie dazu unter der Gästeliste auf Zeitvorschläge und wählen Sie eine Zeit aus.

  • 4. Räume buchen

    Hinweis: Wenn Sie keine Ressourcen, Raumdetails oder automatischen Raumvorschläge sehen, hat Ihr G Suite-Administrator sie für Ihre Organisation möglicherweise nicht eingerichtet.

    1. Öffnen Sie einen Termin.
    2. Klicken Sie auf den Tab Räume. Basierend auf Ihrem beruflichen Standort, auf der Teilnehmerzahl und auf den bisherigen Raumbuchungen werden automatisch Vorschläge angezeigt.
    3. So passen Sie die Auswahlkriterien für den Besprechungsraum an:
      • Klicken Sie auf "Personen" people, um festzulegen, wie groß der Raum sein muss.
      • Mit einem Klick auf "Video" videocam geben Sie an, dass der Raum für Videokonferenzen ausgestattet sein muss.
      • Mit einem Klick auf "Telefon" local_phone geben Sie an, dass der Raum für Telefonkonferenzen ausgestattet sein muss.
    4. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Raum, der die Kriterien erfüllt, und klicken Sie das Kästchen an, um ihn auszuwählen.
    5. Wenn kein geeigneter Raum dabei ist:
      1. Geben Sie in das Suchfeld einen anderen Ressourcen- oder Gebäudenamen, eine Etage oder den Namen einer Ausstattung ein, z. B. "Chromebox für Meetings". Während der Eingabe werden unter dem Suchfeld Ergebnisse angezeigt.
      2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Raum, um Details zu sehen, z. B. Raumkapazität, Ort, Ausstattung und weitere Merkmale.
      3. Wenn ein geeigneter Raum dabei ist, bewegen Sie den Mauszeiger darauf und klicken Sie das Kästchen an, um ihn auszuwählen.
  • 5. Videokonferenzen für Gäste einrichten, die nicht vor Ort sind

    Sie können Meet-Videokonferenzen im Kalender planen. Fügen Sie dem Termin einfach einen oder mehrere Gäste hinzu oder klicken Sie auf Videokonferenz hinzufügen. Nachdem Sie den Termin gespeichert haben, werden der Link und eine Einwahlnummer hinzugefügt.

  • 6. Termindetails hinzufügen, zum Beispiel eine Agenda oder Hinweise zur Teilnahme
    1. Wählen Sie eine Zeitzone aus.
    2. Festlegen, ob der Termin wiederkehrend ist
    3. Zeitpunkt finden: Hier können Sie nach einem Zeitpunkt suchen, an dem alle verfügbar sind.
    4. Details angeben: Hier fügen Sie einen Besprechungsort hinzu, senden Terminbenachrichtigungen usw.
    5. Videokonferenz hinzufügen
    6. Terminbeschreibung hinzufügen: Die Beschreibung kann z. B. Kontaktdaten, Anleitungen oder Links enthalten. Sie können sie bearbeiten, indem Sie Listen und Links hinzufügen oder den Text fett bzw. kursiv formatieren oder unterstreichen.
    7. Anhänge hinzufügen: Hier haben Sie die Möglichkeit, Dateien anzuhängen, z. B. Dokumente oder Präsentationen.
  • 7. Speichern, um E-Mail-Einladungen zu senden

    Wenn Sie alle Details ausgefüllt haben, speichern Sie den Termin und versenden Sie die Einladungen.

    1. Klicken Sie auf Speichern.
    2. Klicken Sie auf Senden, um die Gäste per E-Mail zu benachrichtigen. Falls Sie das erst später tun möchten, klicken Sie auf Nicht senden.
    3. Wenn Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation einladen möchten, klicken Sie auf Externe Gäste einladen. Oder Sie klicken auf Weiter bearbeiten und benachrichtigen die gewünschten Personen später.

    Termine bearbeiten:

    Sie können z. B. weitere Gäste einladen, den Besprechungsort ändern und Anhänge hinzufügen.

    1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin > "Bearbeiten" chat_icon_edit_24dp.
    2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

    Hinweis: Wenn der Organisator Ihnen keinen Bearbeitungszugriff gewährt hat, können Sie die Zeit und Dauer des Termins nicht ändern.

  • Zu- und Absagen ansehen

    Wenn Sie für Ihren Termin Teilnehmerlisten führen müssen, ist es besonders praktisch, sofort zu sehen, wer die Einladung angenommen oder abgelehnt hat.

    So sehen Sie, wer teilnimmt:

    1. Klicken Sie im Kalenderraster auf einen Termin, um ihn in einer Vorschau zu öffnen.
    2. Im Abschnitt Gäste sehen Sie eine Liste mit den Antworten. Klicken Sie ggf. auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down.

    So antworten Sie auf einen neuen Terminvorschlag für eine Besprechung:

    1. Klicken Sie im Kalenderraster auf einen Termin, um ihn in einer Vorschau zu öffnen.
    2. Klicken Sie im Abschnitt Gäste neben dem Vorschlag auf Terminvorschlag prüfen.
    3. Wenn Sie den Vorschlag annehmen möchten, klicken Sie auf Speichern.
    4. Optional: Wenn Sie die Gäste über den neuen Besprechungstermin informieren möchten, klicken Sie auf Senden.
  • 1. An der Besprechung teilnehmen
    1. Klicken Sie in Google Kalender auf den Termin, an dem Sie teilnehmen möchten.
    2. Klicken Sie auf Zu Hangouts Meet und im Fenster, das anschließend geöffnet wird, auf An der Besprechung teilnehmen.

      Hangouts Meet auf einen Blick

  • 2. Materialien präsentieren, diskutieren und gemeinsam bearbeiten
    1. Klicken Sie in Google Drive auf Neu > Google Docs oder öffnen Sie direkt die Datei, die Sie freigeben oder präsentieren möchten.

    2. Optional: So bearbeiten Sie ein Dokument gleichzeitig mit den Teilnehmern:

      1. Klicken Sie rechts oben auf Freigeben.
      2. Fügen Sie dem Dokument einen Titel hinzu und klicken Sie auf Speichern.
      3. Fügen Sie die Besprechungsteilnehmer hinzu und erteilen Sie allen die Zugriffsberechtigung Darf bearbeiten.
      4. Klicken Sie auf Senden.
    3. Öffnen Sie Hangouts Meet und nehmen Sie an der Besprechung teil.

    4. Klicken Sie auf Jetzt einblenden und wählen Sie aus, was Sie zeigen möchten:

      • Mein ganzer Bildschirm
      • Ein Fenster
    5. Klicken Sie auf Freigeben.

    Die Teilnehmer sehen dann den entsprechenden Inhalt auf ihrem Bildschirm. Wenn Sie Ihren Bildschirm nicht mehr teilen möchten, klicken Sie unten auf Freigabe beenden.

  • 3. Aufgaben zuweisen
    1. Wählen Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
    2. Klicken Sie auf comment > "Kommentar hinzufügen" add_comment.
    3. Geben Sie einen Kommentar ein. Wenn Sie damit eine bestimmte Person erreichen möchten, fügen Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein, z. B. +erika@solarmora.com.
      Die Person kann dann Änderungen vornehmen und auf Ihren Kommentar antworten.
    4. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf Klären.
  • 1. E-Mail mit abschließenden Infos senden
    1. Klicken Sie in Google Kalender im Kalenderraster auf den gewünschten Termin.
    2. Klicken Sie auf "Bearbeiten" chat_icon_edit_24dp und ändern Sie den Termin wie gewünscht.
    3. Klicken Sie auf "E-Mail an Gäste senden" mail_outline und geben Sie eine Nachricht ein.
    4. Klicken Sie dann auf Senden.
  • 2. Fortschritte durch Zuweisung von Aufgaben in der Agenda verfolgen
    1. Wählen Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
    2. Klicken Sie auf "Kommentieren" comment > "Kommentar hinzufügen" add_comment.
    3. Geben Sie einen Kommentar ein. Wenn Sie damit eine bestimmte Person erreichen möchten, fügen Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein, z. B. +erika@solarmora.com.
      Die Person kann dann Änderungen vornehmen und auf Ihren Kommentar antworten.
    4. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf Klären.
  • 3. Folgebesprechungen planen, um den aktuellen Stand im Blick zu behalten
    1. Klicken Sie in Google Kalender auf einen leeren Zeitblock im Kalenderraster und dann auf Termin. Sie können auch auf   "Erstellen" klicken.
    2. Optional: Wenn Sie in einem anderen Kalender einen Termin erstellen möchten, klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie einen Kalender aus.
    3. Fügen Sie dem Termin einen Titel, ein Datum und eine Uhrzeit hinzu und klicken Sie dann auf Weitere Optionen oder Speichern.