Ein Projekt planen und verwalten

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  • 1. E-Mail-Gruppe erstellen

    Mit einem E-Mail-Verteiler in Google Groups können Sie über eine einzige E-Mail-Adresse E-Mails an das gesamte Team senden und Dateien einfacher freigeben.

    Hinweis: Wenn Sie Dateien für eine Gruppe freigeben, erhalten alle Mitglieder dieselbe Zugriffsebene.

    Personen, die Sie einer Gruppe später hinzufügen, erhalten automatisch Zugriff auf die Inhalte, die Sie zuvor für diese Gruppe freigegeben haben. Ebenso verlieren Personen, die Sie aus der Gruppe entfernen, den Zugriff auf diese Inhalte.

    Gruppe erstellen:

    1. Klicken Sie in Google Groups auf GRUPPE ERSTELLEN.
    2. Geben Sie einen Namen und eine E-Mail-Adresse für die Gruppe ein.
    3. Sie können auch eine Beschreibung hinzufügen und die primäre Sprache der Gruppe festlegen.
    4. Wählen Sie im Drop-down-Menü "Gruppentyp auswählen" die Option E-Mail-Verteiler aus.
    5. Wählen Sie im Abschnitt "Grundlegende Berechtigungen" aus, wer Themen ansehen, Nachrichten posten und der Gruppe beitreten darf. Weitere Informationen finden Sie unter Einstieg in Google Groups.
    6. Klicken Sie auf ERSTELLEN.
    7. Klicken Sie auf Personen in die Gruppe einladen.
    8. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie einladen möchten.
    9. Klicken Sie auf Einladungen senden.

    Google-Gruppe für Ihr Team erstellen
  • 2. Team- oder Projektkalender erstellen

    Mit einem Teamkalender behalten Sie die Termine für Teambesprechungen und Urlaubszeiten im Blick, mit einem Projektkalender Meilensteine und Aufgaben für ein konkretes Projekt. Beide Kalender werden auf die gleiche Weise erstellt.

    Teamkalender erstellen:

    1. Öffnen Sie Google Kalender und klicken Sie links neben Kalender hinzufügen auf das Dreipunkt-Menü more_vert > Neuer Kalender.
    2. Geben Sie einen Namen ein und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
    3. Klicken Sie auf Zeitzone hinzufügen und wählen Sie Ihre Zeitzone aus.
    4. Klicken Sie auf Kalender erstellen. Der neue Kalender wird unter Meine Kalender angezeigt.
    5. Optional: Wenn Sie die Einstellungen für den Kalender ändern möchten, bewegen Sie den Mauszeiger darauf und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü more_vert > Einstellungen.

    Auf diese Weise können Sie beliebig viele Kalender erstellen.

    Teamkalender freigeben:

    1. Bewegen Sie den Mauszeiger unter Meine Kalender auf den Kalender, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann auf das Dreipunkt-Menü more_vert > Einstellungen und Freigabe.
    2. Sie haben folgende Möglichkeiten:
      • Für eine bestimmte Person freigeben: Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der gewünschten Person unter Für bestimmte Personen freigeben ein und klicken Sie dann auf Personen hinzufügen > Senden.
      • Für mehrere Personen freigeben: Wählen Sie unter Zugriffsberechtigungen die Option Öffentlich freigeben oder Für Name_der_Organisation freigeben aus.

  • 3. Regelmäßige Besprechungen einrichten

    Regelmäßige Teambesprechungen bieten sich an, um von allen Beteiligten den aktuellen Stand zu erfahren und Aufgaben im Projektplan zu aktualisieren. Dazu erstellen Sie eine Besprechung im Teamkalender. Dann senden Sie über die Google Groups-E-Mail-Adresse des Teams an alle eine Einladung. Weitere Informationen finden Sie unter Besprechungen planen und abhalten.

    Termin erstellen:

    1. Klicken Sie in Google Kalender auf einen leeren Zeitblock im Kalenderraster und dann auf Termin. Sie können auch auf   "Erstellen" klicken.
    2. Geben Sie einen Titel sowie Datum und Uhrzeit für den Termin ein.
    3. Optional: Wenn Sie in einem anderen Kalender einen Termin erstellen möchten, klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie einen Kalender aus.
    4. Klicken Sie auf Weitere Optionen oder auf Speichern.

    Termine erstellen
  • 4. Teamwebsite erstellen

    Über eine Teamwebsite können alle Nutzer in Ihrer Organisation Informationen, Projekte und andere Ressourcen finden, die Ihr Team betreffen. Details hierzu finden Sie unter Einstieg in Google Sites.

  • 1. Projektordner erstellen

    In Google Drive können Sie den Projektplan, Spezifikationen und Besprechungsnotizen in einem freigegebenen Projektordner, in "Meine Ablage" oder in einer Teamablage speichern.

    So erstellen Sie einen Ordner in "Meine Ablage": 

    Klicken Sie in Drive auf Neu > Ordner.

    Dateien in einen Ordner in "Meine Ablage" verschieben:

    1. Wählen Sie die gewünschte Datei aus.
    2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü more_vert > "Verschieben nach" drive_file_move.
    3. Wählen Sie den Ordner aus und klicken Sie auf Verschieben oder Hierhin verschieben.

    Sie können Dateien und Ordner auch links in einen Ordner in "Meine Ablage" ziehen.

    Teamablagen:

    Erstellen Sie ggf. eine Teamablage und fügen Sie Mitglieder hinzu. Weisen Sie allen Mitgliedern mindestens die Berechtigung Beitragender zu, sodass sie Dateien gemeinsam bearbeiten können. Eine Anleitung finden Sie unter Einstieg in Teamablagen. Erstellen Sie dann Ordner in der Teamablage und fügen Sie Dateien hinzu. 

    Ordner erstellen:

    1. Klicken Sie links auf eine Teamablage oder einen Ordner.
    2. Klicken Sie auf   Neu > Ordner.
    3. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Erstellen.

    Hinweise:

    • Wenn Sie Ordner aus "Meine Ablage" oder aus einer anderen Teamablage in eine Teamablage verschieben möchten, wenden Sie sich an Ihren G Suite-Administrator.
    • Unterordner müssen dieselben Berechtigungen haben wie der übergeordnete Ordner.

    Ordner vom Computer hochladen:

    1. Klicken Sie links auf einen Ordner der Teamablage.
    2. Ziehen Sie einen Ordner auf Ihrem Computer in die Teamablage. Oder klicken Sie auf   Neu > Ordner hochladen. Gehen Sie zum Ordner und öffnen Sie ihn.

    So fügen Sie einer Teamablage Dateien hinzu: 

    Mindestens die Berechtigung Beitragender erforderlich

    Dateien, die Sie hinzufügen, gehören dem gesamten Team und bleiben auch bestehen, wenn Sie die Teamablage verlassen.

    1. Klicken Sie links auf eine Teamablage.
    2. Ziehen Sie eine Ihrer eigenen* Dateien vom Computer oder aus "Meine Ablage" in die Teamablage. Oder klicken Sie auf Neu und wählen Sie eine Option aus:
      • Wenn Sie eine Datei erstellen möchten, wählen Sie einen Dateityp aus, z. B. Google Docs.
      • Wenn Sie eine Datei hochladen möchten, klicken Sie auf Dateien hochladen und gehen Sie dann zu der gewünschten Datei.
    3. Klicken Sie doppelt auf die Datei, um sie zu öffnen.

    * Wenn Sie nicht Eigentümer der Datei sind, aber in Drive die Berechtigung Darf bearbeiten haben, können Sie die Datei in eine Teamablage verschieben, sofern Ihr G Suite-Administrator das erlaubt hat.

    Hinweis: Wenn Sie Dateien auf Ihrem Computer speichern und aufrufen möchten, empfiehlt sich Drive File Stream. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Einstieg in Google Drive.

    Dateien in Ordner verschieben
  • 2. Projektdateien suchen und verschieben

    Suchen Sie in Drive nach vorhandenen Projektdateien, z. B. Projektspezifikationen oder Präsentationen. Verschieben Sie die Dateien dann in den Projektordner.

    Es kann schwierig sein, in einer Unmenge von Dateien eine bestimmte zu finden. Probieren Sie es doch einmal mit der Suchfunktion in Google Drive.

    In Google Drive nach Dateien oder Ordnern suchen:

    1. Geben Sie im Suchfeld von Google Drive ein Wort oder eine Wortgruppe ein.
      Während der Eingabe werden Suchbegriffe vorgeschlagen.
    2. Klicken Sie zum Öffnen auf einen der Vorschläge oder auf "Suchen" search, um sich eine Ergebnisliste anzeigen zu lassen.

    Erweiterte Suchoptionen:

    1. Klicken Sie rechts neben dem Suchfeld auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down.
      Wählen Sie dann eine oder mehrere Optionen aus, um die Suchergebnisse zu filtern.
      • Typ: Nach Dateityp suchen
      • Inhaber: Nach Dateiinhaber suchen
      • Speicherort Nach Speicherort suchen (wahlweise auch im Papierkorb und unter "Markiert"). Sie können nur in Ordnern suchen, die in "Meine Ablage" oder "Teamablagen" gespeichert sind. Wenn Sie in einem Ordner suchen möchten, der für Sie freigegeben wurde, müssen Sie ihn erst zu "Meine Ablage" hinzufügen.
      • Änderungsdatum: Nach Elementen suchen, die von Ihnen oder anderen geändert wurden
      • Name des Elements: Nach einem Teil des Dateinamens suchen
      • Enthält die Wörter: Nach Dateien suchen, die bestimmte Wörter enthalten
      • Geteilt mit: Nach Personen mit Dateizugriff suchen
      • To-do-Liste: Nach Dateien suchen, deren Inhaber Sie sind und die Vorschläge enthalten, oder nach Dateien mit Ihnen zugewiesenen Aufgaben
    2. Klicken Sie auf SUCHEN.

    Dateien in einen Ordner in "Meine Ablage" verschieben:

    1. Wählen Sie die gewünschte Datei aus.
    2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü more_vert > "Verschieben nach" drive_file_move.
    3. Wählen Sie den Ordner aus und klicken Sie auf Verschieben oder Hierhin verschieben.

    Sie können Dateien und Ordner auch links in einen Ordner in "Meine Ablage" ziehen.

  • 3. Vorlage für Besprechungsnotizen erstellen

    Wählen Sie eine Vorlage für Besprechungsnotizen aus, passen Sie sie an und speichern Sie sie im freigegebenen Projektordner.

    Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Wählen Sie oben in Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare eine der empfohlenen Vorlagen aus. Klicken Sie auf Vorlagengalerie, um sich weitere Vorlagen anzusehen.
    • Wenn Sie bereits eine Datei in Docs, Tabellen oder Präsentationen geöffnet haben, klicken Sie auf Datei > Neu > Aus Vorlage und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.
    • Wählen Sie in Google Drive eine Option aus:
      • Klicken Sie auf   Neu > Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen > Aus einer Vorlage.
      • Für Formulare klicken Sie auf   Neu > Mehr > Google Formulare > Aus einer Vorlage.

  • 4. Projektdateien in Besprechungseinladungen verlinken

    Optional: Verlinken Sie in der Einladung zur Besprechung Dateien, z. B. die Besprechungsnotizen oder den Projektplan.

    1. Erstellen oder öffnen Sie einen Termin in Google Kalender.
    2. Klicken Sie im Feld Beschreibung hinzufügen auf "Anhang hinzufügen" attach_file.
    3. Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf Speichern.

  • 1. Projektplan erstellen und Aufgaben hinzufügen

    Sie gestalten Ihr Projekt, indem Sie einer Tabelle Aufgaben hinzufügen. Anschließend legen Sie den Projektplan in Ihrer Teamablage oder einem freigegebenen Drive-Ordner ab.

    Projektplan erstellen: 

    1. Klicken Sie in Google Drive auf   Neu > Google Tabellen > Leere Tabelle.
    2. Klicken Sie auf Unbenannte Tabelle und geben Sie einen Projektnamen ein.
    3. Fügen Sie Spaltenüberschriften hinzu. Wenn Sie zum Beispiel Projektaufgaben verfolgen möchten, empfiehlt es sich, Spalten für den Namen der zuständigen Person, für das Fälligkeitsdatum, für den Status und für etwaige Kommentare hinzuzufügen.
    4. Fügen Sie Inhalte hinzu. Sobald Sie die Tabelle freigegeben haben, können auch andere Personen Inhalte einfügen.

    Weitere Informationen finden Sie unter Mit Google Tabellen dynamische Projektpläne erstellen.

  • 2. Aufgabenbeschreibungen hinzufügen

    (Optional)

    Falls für Ihre Spaltenüberschrift oder die Aufgabe eine zusätzliche Erläuterung nötig ist, können Sie einfach eine Beschreibung als Notiz hinzufügen.

    1. Wählen Sie die gewünschte Spalte oder die Zellen aus.
    2. Klicken Sie auf Einfügen > Notizen.
    3. Geben Sie Text ein.
    4. Klicken Sie an eine beliebige Stelle außerhalb der Notiz, um sie zu schließen.

  • 3. Listenoptionen hinzufügen

    (Optional)

    Sie können Personen Optionen aus einer Drop-down-Liste auswählen lassen. Wenn Sie beispielsweise den Fortschritt in einem Projektplan verfolgen möchten, erstellen Sie eine Spalte "Status" mit Optionen wie "Nicht gestartet", "In Bearbeitung" oder "Abgeschlossen".

    Listen in Zellen erstellen:

    1. Wählen Sie die Spalte aus, der Sie Auswahloptionen hinzufügen möchten.
    2. Klicken Sie auf Daten > Datenvalidierung.
    3. Wählen Sie neben Kriterien die Option Elementliste aus.
    4. Geben Sie die Auswahloptionen durch Kommas getrennt ein.
    5. Klicken Sie auf Speichern.
    6. Optional: Klicken Sie in eine der Zellen unterhalb der Spaltenüberschrift, um sich die Auswahloptionen anzusehen.

  • 4. Fortschrittsüberwachung hinzufügen

    (Optional)

    Mithilfe von Regeln zur bedingten Formatierung können Sie auf einen Blick sehen, wie es mit den Projektaufgaben vorangeht. Dazu lassen sich z. B. Farben für die verschiedenen Statusmeldungen hinzufügen. So heben sich abgeschlossene Aufgaben deutlicher von den noch nicht begonnenen oder gerade bearbeiteten Aufgaben ab.

    Fortschrittsüberwachung hinzufügen:

      1. Öffnen Sie Google Tabellen und wählen Sie die Spalte aus, der Sie Formatierungsregeln zuweisen möchten.
      2. Wählen Sie Format > Bedingte Formatierung aus.
      3. Richten Sie die Regeln ein. In diesem Beispiel weisen Sie verschiedene Farben zu, je nachdem, ob eine Aufgabe "Abgeschlossen", "Nicht gestartet" oder "In Bearbeitung" ist:

    a Wählen Sie auf dem Tab Einfarbig unter Zellen formatieren, wenn… die Option Text enthält aus.

    b Geben Sie in das Feld unter Text enthält das Wort Abgeschlossen ein.

    c Klicken Sie unter Art der Formatierung auf die Liste, um auszuwählen, ob der Hintergrund oder die Schrift farbig sein soll.

    d Wenn Sie eine benutzerdefinierte Farbe für Schrift oder Hintergrund festlegen möchten, klicken Sie auf "Schriftfarbe" format_color_text oder "Füllfarbe" format_color_fill. Bei Bedarf können Sie auch beides festlegen, also sowohl eine bestimmte Schriftfarbe als auch die gewünschte Hintergrundfarbe.

    e Um weitere Regeln einzurichten, klicken Sie auf Weitere Regel hinzufügen und gehen Sie wie oben beschrieben vor. Sie können zum Beispiel dem Status Nicht gestartet eine rote Hintergrundfarbe zuweisen, während Aufgaben mit dem Status In Bearbeitung einen orangen Hintergrund erhalten.

    f Klicken Sie auf Fertig.

  • 5. Benachrichtigungen einrichten

    (Optional)

    Keine Projektaktualisierungen und Statusänderungen mehr verpassen – dank E-Mail-Benachrichtigungen. So erfahren Sie sofort, wenn jemand eine Änderung am Projektplan vorgenommen hat. Sie sehen auf einen Blick, wer wann etwas geändert hat und um welche Änderung es sich handelt. Wie oft Sie benachrichtigt werden möchten, legen Sie selbst fest.

    Benachrichtigungen hinzufügen:

    1. Gehen Sie in der Tabelle zu Tools > Benachrichtigungsregeln.
    2. Wählen Sie aus, wann und wie oft Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.
    3. Klicken Sie auf Speichern.
    4. Klicken Sie auf Fertig.

  • 1. Projektordner freigeben

    Ordner in "Meine Ablage" freigeben:

    Wenn Sie einen Ordner für eine Gruppe freigeben, erhalten alle Mitglieder dieselben Zugriffsberechtigungen. Weisen Sie Teammitgliedern die Zugriffsberechtigung Darf bearbeiten zu, sodass sie Dateien gemeinsam bearbeiten können.

    Dateien oder Ordner für bestimmte Personen freigeben:

    Sie können nur Dateien freigeben, deren Inhaber Sie sind oder für die Sie Bearbeitungszugriff haben.

    1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie freigeben möchten, und wählen Sie "Freigeben" person_add aus.
    2. Geben Sie unter "Personen" die E-Mail-Adresse der gewünschten Person oder Gruppe ein.

      Hinweis: Wenn Sie keine Personen außerhalb Ihres Unternehmens hinzufügen können, wenden Sie sich an Ihren G Suite-Administrator.

    3. Klicken Sie auf "Bearbeiten" edit und wählen Sie eine Zugriffsebene aus:
        • Darf bearbeiten: Mitbearbeiter dürfen Inhalte hinzufügen und bearbeiten sowie Kommentare eingeben.
        • Darf kommentieren (nur bestimmte Dateien): Mitbearbeiter dürfen Kommentare hinzufügen, aber Inhalte nicht ändern.
        • Darf lesen: Andere können die Datei ansehen, jedoch nicht bearbeiten oder Kommentare hinzufügen.

      Alle Personen, für die Sie die Datei freigegeben haben, erhalten per E-Mail einen Link zur Datei oder zum Ordner.

    4. Sie können der E-Mail auch eine Notiz hinzufügen. Wenn Sie keine E-Mail senden möchten, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.
    5. Klicken Sie auf Senden.

    Link zu einer Datei oder einem Ordner freigeben:

    Sie können Dateien auch per Link freigeben. So kann jeder auf die Datei zugreifen, der den Link hat. Dabei werden Sie als Inhaber angezeigt.

    Sie können nur Dateien freigeben, deren Inhaber Sie sind oder für die Sie Bearbeitungszugriff haben.

    1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie freigeben möchten, und wählen Sie "Freigeben" person_add aus.
    2. Klicken Sie rechts oben auf Link zum Freigeben abrufen.
    3. Klicken Sie auf Jeder bei Ihre_Organisation mit dem Link darf ansehen und wählen Sie eine Zugriffsebene aus.
      • Darf bearbeiten: Mitbearbeiter dürfen Inhalte hinzufügen und bearbeiten sowie Kommentare eingeben.
      • Darf kommentieren (nur bestimmte Dateien): Mitbearbeiter dürfen Kommentare hinzufügen, aber Inhalte nicht ändern.
      • Darf lesen: Andere können die Datei ansehen, jedoch nicht bearbeiten oder Kommentare hinzufügen.
    4. Klicken Sie auf Link kopieren.
    5. Klicken Sie auf Fertig.
    6. Fügen Sie den Link in eine E-Mail oder an einer anderen Stelle ein, an der Sie ihn freigeben möchten.

    Ordner in Teamablagen freigeben:

    Ordner und Dateien, die Sie einer Teamablage hinzufügen, werden automatisch für alle Mitglieder dieser Teamablage freigegeben.

  • 2. Projektdateien zur Überprüfung freigeben

    Wenn Sie fertig sind, geben Sie den Projektplan für die Teammitglieder frei, sodass sie ihn überprüfen können. Projektdateien sind z. B. Projektpläne, Terminübersichten oder Präsentationen. Sie können den betreffenden Personen die Zugriffsberechtigung Darf kommentieren oder Darf bearbeiten erteilen, um ihnen die Möglichkeit zu geben, Inhalte zu kommentieren oder direkt zu ändern.

    Geben Sie Ihren Projektplan als Nächstes für Ihre Teammitglieder frei. Alternativ können Sie ihn auch für die Gruppe freigeben, die Sie für Ihr Team eingerichtet haben.

    Datei freigeben, deren Inhaber Sie sind oder die Sie bearbeiten können:

    1. Öffnen Sie die gewünschte Datei in Google Tabellen.
    2. Klicken Sie auf Freigeben.
    3. Geben Sie die einzelnen E-Mail-Adressen oder einfach die Google Groups-Adresse des gesamten Projektteams ein.
    4. Wählen Sie aus, welchen Zugriff Sie den Personen gewähren möchten:
      • Darf bearbeiten: Mitbearbeiter können Inhalte hinzufügen und bearbeiten oder Kommentare hinzufügen. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie möchten, dass Ihre Teammitglieder den Projektplan selbstständig aktualisieren.
      • Darf kommentieren: Mitbearbeiter können Kommentare hinzufügen, aber keine Inhalte bearbeiten.
      • Darf lesen: Andere können die Datei ansehen, jedoch nicht bearbeiten oder Kommentare hinzufügen.
    5. Optional: Fügen Sie eine Notiz mit der Beschreibung des Projektplans hinzu.
    6. Klicken Sie auf Senden.

    Alle Personen, für die Sie die Datei freigegeben haben, erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Datei. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern Bearbeitungsrechte gewährt haben, können sie folgende Aktionen ausführen:

    • Inhalte wie Aufgaben, zuständige Personen und Fälligkeitsdaten hinzufügen oder aktualisieren
    • Inhalte nach Interessen filtern
    • Kommentare für bestimmte Personen einfügen
    • Aufgabenstatus aktualisieren
    • Aufgaben beschreibende Notizen hinzufügen

    Kommentare hinzufügen: 

    1. Wählen Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
    2. Klicken Sie auf "Kommentarverlauf öffnen" comment > "Kommentar hinzufügen" add_comment.
    3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
    4. Optional: Wenn Sie Ihren Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen auf diese Weise hinzufügen. Diese erhalten dann per E-Mail Ihren Kommentar sowie den Link zum Dokument.
    5. Optional: Wenn Sie den Kommentar einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen möchten, klicken Sie das Kästchen <E-Mail-Adresse_der_Person> zuweisen an.
    6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

    Für das Team freigeben
  • 1. Statusinformationen zu Aufgaben einholen

    Den Projektplan auf dem aktuellen Stand halten:

    1. Öffnen Sie den Projektplan in Google Tabellen.
    2. Ändern Sie den Status neben einer Ihrer Aufgaben.

    Statusinformationen vor einer Teambesprechung senden:

    1. Öffnen Sie den Teamkalender in Google Kalender.
    2. Klicken Sie doppelt auf eine Teambesprechung.
    3. Klicken Sie im Abschnitt "Gäste" auf "E-Mail" email.
    4. Geben Sie die Statusinformationen ein.
    5. Klicken Sie auf Senden.

    Statusinformationen während einer Teambesprechung abrufen:

    Während Sie den Projektplan in Teambesprechungen präsentieren, können die Teilnehmer ihren Status in Echtzeit aktualisieren.

    1. Öffnen Sie Hangouts Meet und nehmen Sie an einer Videokonferenz teil.
    2. Klicken Sie auf Bildschirm teilen und wählen Sie aus, was Sie zeigen möchten:
      • Mein ganzer Bildschirm
      • Ein Fenster
    3. Klicken Sie auf Teilen.
    4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Freigabe beenden.
    5. Optional: Um jemand anderen beim Präsentieren abzulösen, klicken Sie unten auf "Einblenden" present_to_all und wählen Sie aus, was Sie zeigen möchten.

    Statusinformationen über eine Gruppen-E-Mail-Adresse erfragen:

    Über eine Gruppen-E-Mail-Adresse können Sie allen Teilnehmern gleichzeitig eine E-Mail senden. Bitten Sie die Empfänger, den Status ihrer Aufgaben im Projektplan zu aktualisieren.

    1. Öffnen Sie Gmail.
    2. Klicken Sie links auf   Schreiben .
    3. Sie können die Größe des Fensters ändern, indem Sie rechts oben auf "Maximieren"   oder auf "Vollbild"   klicken.
    4. Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
    5. Geben Sie die Nachricht ein.

      Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.

    6. Sie können auch z. B. Drive-Dateien drive oder Fotos image anhängen.
    7. Klicken Sie auf Senden.

    Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen finden Sie im Tipp E-Mails zurückrufen.

    Statusinformationen in Chat erfragen:

    Sie können Teammitglieder auch über eine Direktnachricht nach dem aktuellen Status fragen.

    Direktnachricht senden:

    1. Öffnen Sie Hangouts Chat.
    2. Klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen.
    3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie einen der Vorschläge aus.
    4. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden"  .

    Direktnachricht an eine Gruppe senden:

    1. Klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen > Gruppennachricht.
    2. Geben Sie Namen oder E-Mail-Adressen ein oder wählen Sie Vorschläge aus.
    3. Wenn Sie alle gewünschten Personen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Nachricht.
    4. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden"  .
    5. Optional: Sie können Direktnachrichten in einem Gruppenchat ausblenden. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf die Direktnachricht in der Seitenleiste links. Klicken Sie dann auf das Dreipunkt-Menü more_vert > "Ausblenden" remove_circle_outline.

  • 2. Zeitpläne für Projekte ändern

    IWenn Zeitpläne, Anforderungen oder Ressourcen sich ändern, müssen Sie die Projektdokumentation aktualisieren. TFalls sich aufgrund eines neuen Zeitplans Besprechungszeiten ändern oder falls Sie weitere Teammitglieder hinzufügen möchten, aktualisieren Sie den Teamkalender.

    Termine in Google Kalender aktualisieren:

    Wenn Sie alle Informationen eingegeben haben, speichern Sie den Termin und senden Sie die Einladungen.

    Termin speichern:

    1. Klicken Sie auf Speichern.
    2. Klicken Sie auf Senden, um die Gäste per E-Mail zu benachrichtigen. Falls Sie das erst später tun möchten, klicken Sie auf Nicht senden.
    3. Wenn Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation einladen möchten, klicken Sie auf Externe Gäste einladen. Oder Sie klicken auf Weiter bearbeiten und benachrichtigen die gewünschten Personen später.

    Termine bearbeiten:

    Sie können z. B. weitere Gäste einladen, den Besprechungsort ändern und Anhänge hinzufügen.

    1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin und dann auf "Bearbeiten"  .
    2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

    Hinweis: Wenn der Organisator Ihnen keinen Bearbeitungszugriff gewährt hat, können Sie die Zeit und Dauer des Termins nicht ändern.

  • 3. Teammitglieder über Änderungen informieren

    Wenn sich Zeiten oder Meilensteine bei einem Projekt ändern, können Sie alle Teammitglieder schnell per E-Mail informieren.

    So benachrichtigen Sie Teammitglieder in Gmail: 

    1. Klicken Sie in Gmail links oben auf   Schreiben .
    2. Geben Sie im Feld An nicht die einzelnen E-Mail-Adressen der Teammitglieder ein, sondern einfach die E-Mail-Adresse der Gruppe.
     

    Mitgliedern einer Teamablage eine E-Mail senden:

    1. Klicken Sie links auf eine Teamablage.
    2. Klicken Sie oben neben dem Namen der Teamablage auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und dann auf E-Mail an Mitglieder senden.
    3. Geben Sie einen Betreff und eine Nachricht ein.
    4. Optional: Klicken Sie das entsprechende Kästchen an, um die E-Mail nur an Mitglieder mit bestimmten Zugriffsebenen zu senden oder um sich selbst eine Kopie zu senden.
    5. Klicken Sie auf Senden.

    Die E-Mail enthält einen Link zur Teamablage.

  • 4. Freigegebene Dokumente abschließen

    Wenn die gemeinsame Arbeit an einem Projekt abgeschlossen ist, können Sie die Freigabeeinstellungen ändern oder die Dateien archivieren, sodass die Mitbearbeiter sie nicht mehr ändern können.

    Weitere Informationen finden Sie unter Fertige Dokumente freigeben.

  • 5. Abschlussbericht erstellen

    Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, können Sie eine Abschlusspräsentation erstellen, für das Team freigeben und zusammen daran arbeiten. Die Präsentation kann z. B. Informationen darüber enthalten, was getan wurde und aus welchen Gründen, was gut lief und was weniger gut und wie die nächsten Schritte aussehen sollen.

    Weitere Informationen zum Erstellen einer Präsentation finden Sie unter Einstieg in Google Präsentationen. Tipps zum Präsentieren finden Sie unter Zehn Tipps zum Erstellen effektiver Präsentationen mit der G Suite.