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Aussagekräftiger Betreff in E-Mails

In Gmail werden E-Mails mit demselben Betreff zu Konversationen zusammengefasst. Wählen Sie für Ihre Nachricht einen aussagekräftigen Betreff aus, damit zusammengehörige Nachrichten gruppiert werden und so leichter zu finden sind. Verwenden Sie im Betreff nach Bedarf Aktionswörter, damit andere auf einen Blick sehen, was Sie von ihnen möchten. Wenn sich das Thema später ändert, können Sie den Betreff einfach anpassen. So sorgen Sie dafür, dass nur die Nachrichten in Ihrem Posteingang gruppiert werden, die auch zusammengehören.

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E-Mail-Empfänger sorgfältig auswählen

Sie möchten eine Nachricht an eine Mailingliste senden? Überlegen Sie gut, ob die Nachricht wirklich jeden in der Gruppe betrifft, und erklären Sie zu Beginn, warum Sie die E-Mail an die Gruppe senden. Wenn Sie von einigen Empfängern keine Antwort benötigen, können Sie die Felder "Cc" oder "Bcc" in Gmail verwenden und so zeigen, dass die E-Mail nur zur Information gedacht ist.

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Deutlich kennzeichnen, wenn Sie jemanden einer Konversation hinzufügen oder daraus entfernen

Bei E-Mail-Konversationen mit sehr vielen Beteiligten ist es nicht immer leicht zu erkennen, wenn jemand der Konversation hinzugefügt oder daraus entfernt wird. Sie können in Gmail mit einem Plus (+) oder Minus (-) kennzeichnen, wenn Sie jemanden hinzufügen oder entfernen. Wenn Sie beispielsweise einer Konversation Ihren Kollegen Peter hinzufügen, können Sie zu Beginn der Nachricht "+Peter" eingeben, damit alle anderen sofort sehen, dass Peter jetzt auch mitliest. Wenn Sie den Kreis der E-Mail-Empfänger später wieder verkleinern, können Sie dies für andere kennzeichnen, indem Sie "-Peter" eingeben. So sind alle stets im Bilde darüber, wer an der Konversation beteiligt ist.

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Nicht mehr relevante Konversationen ausblenden

Taucht eine Konversation, die nicht mehr für Sie relevant ist, immer wieder in Ihrem Posteingang auf? Sie können in Gmail Konversationen ignorieren, damit sie nicht im Posteingang angezeigt, sondern automatisch archiviert werden. Ignorierte Konversationen tauchen nur dann in Ihrem Posteingang auf, wenn eine neue Nachricht in dieser Konversation nur an Sie adressiert ist und an niemanden sonst, oder wenn Sie in den Adresszeilen "An" oder "Cc" einer neuen Nachricht erscheinen. So bleibt Ihnen jetzt mehr Zeit, um sich auf wichtige E-Mails zu konzentrieren.

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Diskussionen statt per E-Mail über Videokonferenzen oder Chats führen

E-Mail-Konversationen können recht lang und unübersichtlich werden. Ein "echtes" Gespräch ist mitunter einfacher. Mit Hangouts können Sie sich per Videoanruf mit beliebigen Personen überall auf der Welt von Angesicht zu Angesicht unterhalten. Wenn Sie nur ein schnelles Ja oder Nein benötigen, bietet sich auch ein Chat in Hangouts an.

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Inhalte freigeben und gemeinsam mit anderen in Echtzeit bearbeiten

Gestalten Sie das Brainstorming bei Ihrer nächsten Besprechung noch effektiver. In einem Hangout können Sie Inhalte in Echtzeit gemeinsam bearbeiten. Erstellen Sie hierfür in Google Docs eine Vorlage für Ihre Brainstorming-Notizen, geben Sie diese für Ihr Team frei und teilen Sie den Link dann über den Chat in Hangouts. Anschließend kann jeder während des Anrufs eigene Ideen hinzufügen.

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Besprechung mit E-Mail-Empfängern direkt vom Posteingang aus planen

Wenn E-Mail-Konversationen zu komplex werden, lässt sich mit einem Treffen die Diskussion eventuell effektiver abschließen. In Gmail können Sie direkt vom Posteingang aus eine Besprechung planen. Der E-Mail-Betreff wird dabei automatisch zum Titel des Termins und die E-Mail-Nachricht zur Terminbeschreibung. Die Personen in der E-Mail-Konversation werden dem Termin als Teilnehmer hinzugefügt.

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E-Mails einfach zurückrufen

Sie haben eine E-Mail mit einem Tippfehler verschickt? Sie haben einen Empfänger vergessen? Sie hätten die Nachricht lieber gar nicht abgeschickt? Sie können eine Nachricht innerhalb von bis zu 30 Sekunden nach dem Versand zurückrufen, indem Sie in Gmail die Funktion "E-Mails zurückrufen" aktivieren.

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Relevante Inhalte an E-Mails anhängen

Sie möchten etwas genauer erklären, das in einer einfachen E-Mail nur schwer zu vermitteln ist? Fügen Sie Ihrer Nachricht einfach einen Anhang hinzu. In Gmail können Sie Dateien mit einer Größe von bis zu 25 MB anhängen. Auch Dateien mit bis zu 30 GB können hinzugefügt werden, z. B. Videos und Designdateien – fügen Sie sie hierfür nicht als Anhang, sondern einfach als Drive-Dateien ein.

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Zeit sparen – Nachrichten über eine Gruppen-Adresse an mehrere Empfänger senden

Wenn Sie häufig denselben Personen E-Mails zu einem Projekt oder Thema schicken, können Sie Zeit sparen, indem Sie in Google Groups eine Gruppe erstellen. Die E-Mail-Adresse der Gruppe können Sie dann verwenden, um Informationen an alle Mitglieder gleichzeitig zu senden oder Dateien für alle freizugeben. So können Sie nun alle Beteiligten noch schneller und einfacher auf dem Laufenden halten.