Was kann ich mit Google Kalender tun?

In Google Kalender können Sie ganz einfach Termine für Besprechungen und Veranstaltungen eintragen oder Erinnerungen einrichten. So wissen Sie immer, was als Nächstes ansteht. Google Kalender ist für die Zusammenarbeit im Team konzipiert und die Terminübersicht lässt sich ganz einfach für andere freigeben. Es ist auch kein Problem, verschiedene Kalender zu erstellen, die Sie gemeinsam mit Ihrem Team verwenden.

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Sie haben bisher eine andere Kalendersoftware genutzt? Dann könnte Sie einer der folgenden Artikel interessieren: Von Microsoft Outlook zu Google Kalender wechseln oder Von IBM Notes zu Google Kalender wechseln.

Hinweis: Wenn Ihr G Suite-Administrator Ihren Kalender noch nicht migriert hat, sollten Sie ihn importieren, bevor Sie mit dieser Anleitung fortfahren.

Was kann ich mit Google Kalender tun?
1

Termine planen

In Google Kalender lassen sich einmalige Veranstaltungen wie Konferenzen und wiederkehrende Termine wie Mitarbeiterbesprechungen ganz einfach eintragen. Wenn Sie Einladungen zu Terminen erhalten, können Sie alle anderen Teilnehmer mit einem Klick wissen lassen, ob Sie dabei sind.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

1.1

Termine eintragen

So erstellen Sie einen Termin in Google Kalender:

  1. Rufen Sie calendar.google.com auf.
  2. Klicken Sie auf ERSTELLEN.

So fügen Sie eine Terminbeschreibung hinzu:

Geben Sie im Feld Beschreibung Details zu Ihrem Termin an.

Termine eintragen
1.2

Personen einladen und Räume und Ressourcen reservieren

So laden Sie Personen zu Ihrem Termin ein:

  1. Suchen Sie auf der Seite mit den Termindetails den Abschnitt Hinzufügen und klicken Sie dort auf Gäste.

  2. Geben Sie die Anfangsbuchstaben eines Namens oder einer E-Mail-Adresse in das Suchfeld ein. Passende Adressen aus Ihrem Unternehmensverzeichnis werden während der Eingabe angezeigt.

  3. Klicken Sie auf einen der Vorschläge, um diese Person zum Termin hinzuzufügen. Werden keine Vorschläge angezeigt, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse des Gastes ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

Sie können auch die Adresse einer Google Groups-Mailingliste hinzufügen, um eine große Personengruppe einzuladen. Nutzen Sie beispielsweise marketing@your_domain.com für Ihr Marketingteam oder alle@your_domain.com für die gesamte Organisation.

So reservieren Sie Räume und Ressourcen* für Ihren Termin:

  1. Suchen Sie auf der Seite mit den Termindetails den Abschnitt Hinzufügen und klicken Sie dort auf Räume u. a..

  2. Optional: Wenn Sie nur verfügbare Ressourcen sehen möchten, wählen Sie die Option Nur verfügbare anzeigen aus.

  3. Beginnen Sie, den Namen des Raumes oder der Ressource einzugeben, und klicken Sie dann auf einen der Vorschläge. Alternativ können Sie die Liste der Ressourcen durchgehen und dort neben der gewünschten verfügbaren Ressource auf Hinzufügen klicken.

* Ihr Administrator muss zuerst Kalenderressourcen für Ihre Organisation einrichten.

Personen einladen und Räume und Ressourcen reservieren
1.3

Zeitpunkt auswählen

  1. Klicken Sie auf das entsprechende Datum und die zugehörigen Zeitfelder und wählen Sie aus, wann der Termin beginnen und enden soll.
  2. Optional: Wenn Sie viele Gäste haben, klicken Sie unter der Gästeliste auf Zeitvorschläge, um Zeiten angezeigt zu bekommen, zu denen alle teilnehmen können. Alternativ können Sie auf den Tab Zeitpunkt finden klicken und die Kalender Ihrer Gäste übereinanderlegen, um Zeitfenster ohne Terminüberschneidungen zu finden.
  3. Optional: Wenn Sie wiederkehrende Termine einrichten möchten, klicken Sie auf das Kästchen Wiederholen und geben Sie die Details für die Termine ein.
  4. Klicken Sie auf SPEICHERN.
Zeitpunkt auswählen
1.4

Termine speichern und bearbeiten

So speichern Sie einen Termin:

  1. Klicken Sie auf SPEICHERN.

  2. Klicken Sie im Pop-up auf Senden, um Ihre Gäste per E-Mail zu benachrichtigen. Falls Sie Ihre Gäste erst später benachrichtigen möchten, klicken Sie auf Nicht senden.

So bearbeiten Sie Termine:

  1. Klicken Sie in Ihrem Kalender auf den Termin.

  2. Klicken Sie auf Termin bearbeiten, um Änderungen vorzunehmen, beispielsweise die Zeit aktualisieren oder weitere Gäste einladen. Sie sehen hier auch, wer die Einladung angenommen hat.

  3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Termine speichern und bearbeiten
1.5

Ansehen, wer teilnimmt

Wenn Sie für Ihren Termin Teilnehmerlisten führen müssen, ist es besonders praktisch, sofort zu sehen, wer die Einladung angenommen oder abgelehnt hat.

So sehen Sie, wer teilnimmt:

  1. Öffnen Sie den Termin in Google Kalender.
  2. Unter Teilnehmer sehen Sie die Antworten Ihrer Gäste:
    • Wenn jemand Ihre Einladung angenommen hat, sehen Sie neben dessen Namen ein Häkchen check.
    • Wenn jemand mit "Vielleicht" geantwortet hat, sehen Sie neben dessen Namen ein Fragezeichen "?".
    • Wenn jemand Ihre Einladung abgelehnt hat, ist sein Name durchgestrichen.

Hinweis: Wenn noch keine Antwort eingegangen ist, wird nur der Name des Gasts angezeigt. Ausstehende Antworten sind unter Teilnehmer gelistet.

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1.6

Auf Einladungen reagieren

Wenn Sie eine Einladung zu einem Termin erhalten, sehen Sie diese in Ihrem Kalender.

So reagieren Sie auf eine Einladung in Google Kalender:

  1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin.

  2. Wählen Sie im Dialogfenster Ihre Antwortoption aus. Falls Sie Ihre Antwort mit einer persönlichen Nachricht ergänzen möchten, klicken Sie auf Weitere Details. Wählen Sie eine Antwortoption aus, geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf Speichern.

  3. Sie können Ihre Antwort jederzeit ändern, indem Sie auf Weitere Details klicken und danach auf Notiz hinzufügen oder Antwort ändern.

Außerdem erhalten Sie die Einladung zusätzlich per E-Mail. Sofern Sie Gmail verwenden, können Sie in Ihrer Nachrichtenliste auf Antworten klicken, um auf die Einladung zu reagieren. Andernfalls klicken Sie auf eine Antwortoption in der E-Mail.

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1.7

Gelöschte Termine ansehen und wiederherstellen

Sie können einen versehentlich gelöschten Termin wiederherstellen oder Termine endgültig löschen.

So können Sie gelöschte Termine ansehen und wiederherstellen*:

  1. Öffnen Sie in Google Kalender die Liste Meine Kalender.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihren Kalender und klicken Sie neben dem Namen auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down > Papierkorb ansehen.
  3. Klicken Sie auf das Kästchen neben dem Termin, den Sie ändern möchten. Führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
    • Um den gelöschten Termin wiederherzustellen, klicken Sie auf Ausgewählte Termine wiederherstellen.
    • Um den Termin endgültig zu löschen, klicken Sie auf Endgültig löschen.
  4. Optional: Wenn Sie alle Termine im Papierkorb löschen möchten, klicken Sie oben auf Papierkorb jetzt leeren.

* Gelöschte Termine für andere Kalender können Sie nur ansehen und verwalten, wenn Sie dafür folgende Berechtigung haben: "Termine ändern" oder "Änderungen vornehmen UND Freigabe verwalten".

Hinweis: Gelöschte Termine werden 30 Tage lang im Papierkorb des Kalenders aufbewahrt.

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2

Erinnerungen hinzufügen

In Google Kalender gibt es für Erinnerungen zwei Optionen:

  • Terminbenachrichtigungen: Erinnerung an bevorstehende Termine
  • Persönliche Erinnerungen: damit Aufgaben auf der To-do-Liste nicht in Vergessenheit geraten

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

2.1

Standardeinstellungen für Terminbenachrichtigungen festlegen

  1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol settings und wählen Sie Einstellungen aus.

  2. Klicken Sie oben auf Kalender.

  3. Klicken Sie neben dem Namen des Kalenders auf Benachrichtigungen bearbeiten.

  4. Wählen Sie aus, wann und wie Sie über Termine und Aktualisierungen benachrichtigt werden möchten.

  5. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Standardeinstellungen für Benachrichtigungen festlegen
2.2

Terminbenachrichtigungen hinzufügen, ändern oder entfernen

Sie benötigen ein bisschen mehr Zeit, um sich auf eine wichtige Besprechung vorzubereiten? Oder Sie möchten für eine bestimmte Aktivität keine Erinnerung erhalten? Dazu müssen Sie nicht erst die Standardeinstellungen für Benachrichtigungen ändern, sondern können ganz einfach die Benachrichtigung für den jeweiligen Termin hinzufügen oder ändern:

  1. Klicken Sie zuerst auf den entsprechenden Termin in Ihrem Kalender. Anschließend klicken Sie auf Termin bearbeiten, sofern es sich um einen Termin ohne Gäste handelt, bzw. auf Weitere Details, falls mehrere Gäste an dem Termin teilnehmen.

  2. Im Abschnitt Benachrichtigungen wählen Sie dann aus, wie Sie über den Termin benachrichtigt werden möchten.

  3. Optional: Um mehrere Benachrichtigungen hinzuzufügen, klicken Sie auf Benachrichtigung hinzufügen.

  4. Optional: Um eine Benachrichtigung zu entfernen, klicken Sie neben der Benachrichtigung auf das Symbol "Entfernen" close.

  5. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Benachrichtigungen für einen bestimmten Termin hinzufügen oder ändern
2.3

Persönliche Erinnerungen hinzufügen

Hinweis: Erinnerungen, die Sie in Inbox oder Google Notizen erstellt haben, werden auch in Google Kalender angezeigt.

So fügen Sie eine persönliche Erinnerung hinzu:

  1. Wenn Sie unter Meine Kalender die Option Erinnerungen nicht sehen, klicken Sie neben Aufgaben auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie Zu Erinnerungen wechseln aus.
  2. Klicken Sie in Ihrem Kalender auf ein leeres Zeitfenster.
  3. Klicken Sie oben auf Erinnerung.
  4. Fügen Sie eine Erinnerung hinzu.
  5. Wählen Sie Datum, Uhrzeit und Häufigkeit aus.
  6. Klicken Sie auf Erstellen.
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2.4

Persönliche Erinnerungen ändern

So ändern Sie eine persönliche Erinnerung:

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Bei einer einzelnen Erinnerung in einem bestimmten Zeitfenster klicken Sie darauf und anschließend auf Bearbeiten.
    • Bei mehreren Erinnerungen im selben Zeitfenster bewegen Sie den Mauszeiger über den gesamten Block, klicken Sie auf die Erinnerung und anschließend auf das Stiftsymbol edit.
  2. Aktualisieren Sie die Termindetails.
  3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
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2.5

Persönliche Erinnerungen als erledigt markieren oder entfernen

Sie haben folgende Möglichkeiten, um eine Erinnerung aus Ihrem Kalender zu entfernen:

  • Als erledigt markieren: Die Erinnerung wird durchgestrichen und bleibt im Kalender sichtbar.
  • Löschen: Die Erinnerung entfernt.
  • Alle Erinnerungen vorübergehend ausblenden

1 So markieren Sie eine Erinnerung als erledigt:

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Bei einer einzelnen Erinnerung in einem bestimmten Zeitfenster klicken Sie darauf und anschließend auf Als erledigt markieren.
  • Bei mehreren Erinnerungen im selben Zeitfenster bewegen Sie den Mauszeiger über den gesamten Block, klicken Sie auf die Erinnerung und anschließend auf das Symbol "Als erledigt markieren" check.

2 So löschen Sie eine Erinnerung:

  1. Klicken Sie auf die Erinnerung, die Sie aktualisieren möchten.
  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Bei einer einzelnen Erinnerung in einem bestimmten Zeitfenster klicken Sie auf Löschen.
    • Bei mehreren Erinnerungen im selben Zeitfenster klicken Sie auf das Stiftsymbol edit und dann auf Löschen.

3 So blenden Sie alle Erinnerungen aus: Klicken Sie unter Meine Kalender auf Erinnerungen.

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3

Freigeben und ansehen

Wenn Sie Ihren Kalender für andere freigeben, beispielsweise für Kollegen, Familienmitglieder oder Freunde, sehen alle gleichzeitig, wann Sie Zeit haben. Umgekehrt funktioniert das natürlich ebenso.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

3.1

Kalender freigeben

So wählen Sie aus, für wen Sie den Kalender freigeben, und was diese Personen sehen können:

  1. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down neben dem Namen des Kalenders.

  2. Klicken Sie auf Diesen Kalender freigeben.

  3. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie den Kalender freigeben möchten, und legen Sie deren Berechtigungen fest.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

Kalender freigeben

So geben Sie den Kalender für Personen frei, die keine Google Kalender nicht verwenden:

  1. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down neben dem Namen des Kalenders.

  2. Klicken Sie auf Kalendereinstellungen.

  3. Scrollen Sie zu Kalenderadresse und klicken Sie auf eine der Optionen, um einen Link zum Freigeben abzurufen. Wenn Sie zum Beispiel auf  klicken, erhalten Sie über ein Pop-up einen Freigabelink, mit dem Ihr Kalender in jedem Webbrowser angezeigt werden kann.

  4. Klicken Sie auf OK und anschließend auf Speichern.

Kalender freigeben
3.2

Kalender anderer Personen ansehen

Sie möchten wissen, ob jemand Zeit für ein Treffen hat?

So sehen Sie sich die Kalender anderer Personen an:

  1. Geben Sie unter Weitere Kalender den Namen oder die E-Mail-Adresse der entsprechenden Person in das Feld Kalender hinzufügen ein.

  2. Wählen Sie die Person aus der Liste aus:

    • Wenn die Person ihren Kalender schon für Sie freigegeben hat, ist er in der Liste Weitere Kalender zu sehen. Die Termine dieser Person sind dann ebenfalls in Ihrem Kalender zu sehen.
    • Wenn die Person ihren Kalender nicht für Sie freigegeben hat oder Google Kalender nicht verwendet, wird ein Dialogfeld eingeblendet. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf Einladung senden.
  3. Um die Termine anderer Personen in Ihrem Kalender einzublenden, klicken Sie in der Liste Weitere Kalender auf das Kästchen links neben dem entsprechenden Personennamen. So sehen Sie, wer wann Zeit hat und können ganz einfach gemeinsame Termine planen.

Wenn Sie die Ansicht der anderen Kalender beenden möchten, klicken Sie neben Ihrem Kalender auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie Nur diesen Kalender anzeigen aus.

Kalender anderer Personen ansehen
4

Teamkalender erstellen

Zusätzlich zu Ihrem eigenen Kalender können Sie andere Kalender erstellen, um Termine im Blick zu behalten und Projekte zu verwalten. Beispielsweise können Sie einen Teamkalender erstellen, um den Überblick über bestimmte Informationen wie Urlaubspläne und Geschäftsreisen Ihrer Teammitglieder zu erhalten. Die Verfügbarkeit aller Beteiligten in einem Kalender festzuhalten, hat viele Vorteile:

  • Wenn Sie Fragen haben oder das Gespräch mit jemandem suchen, wissen Sie, wer wann verfügbar ist.
  • Teamveranstaltungen und -besprechungen lassen sich ganz einfach planen.
  • Sie können Aufgaben und Projekte basierend auf der Verfügbarkeit der Mitarbeiter zuweisen.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

4.1

Teamkalender erstellen

So richten Sie einen Teamkalender ein:

  1. Klicken Sie neben Meine Kalender auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie Neuen Kalender einrichten aus.

  2. Benennen Sie den Kalender, geben Sie Ihre Zeitzone ein und fügen Sie eine Beschreibung hinzu, damit Ihrem Team der Zweck dieses Kalenders deutlich wird.

  3. Klicken Sie auf das Kästchen neben Diesen Kalender für andere freigeben und geben Sie den Kalender für alle Teammitglieder frei.

  4. Geben Sie die einzelnen E-Mail-Adressen der Personen ein, die den Kalender bearbeiten oder verwalten dürfen, und legen Sie die Berechtigungsstufen fest.

  5. Klicken Sie auf Kalender erstellen.

Auf diese Weise können Sie beliebig viele Kalender erstellen.

Teamkalender erstellen
5

Anpassen

Nachdem Sie nun alle wichtigen Funktionen Ihres Kalenders kennen, können Sie ihn an Ihre Arbeitsweise anpassen.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

5.1

Kalenderansicht auswählen

Sie können auswählen, wie viele Tage Ihnen in der Kalenderansicht zu sehen sind. Alternativ können Sie sich auch eine Terminübersicht im Listenformat anzeigen lassen. Die für Sie am besten geeignete Version wählen Sie einfach oben im Kalender aus.

Kalenderansicht auswählen
5.2

Farben von Terminen ändern

Verschiedene Farbeinstellungen erhöhen die Übersichtlichkeit, wenn Sie zum Beispiel mehrere Kalender im selben Bildschirm übereinandergelegt haben.

So ändern Sie die Farben von Terminen in Ihrem oder anderen Kalendern:

  1. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down neben dem Namen des Kalenders.

  2. Wählen Sie in der Palette die gewünschte Farbe aus.

Farben von Terminen ändern

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