Was kann ich mit Google Kalender tun?

In Google Kalender können Sie ganz schnell und einfach Besprechungstermine und Veranstaltungen planen. Außerdem können Sie Erinnerungen zu Aktivitäten einrichten. So wissen Sie immer, was als Nächstes ansteht. Google Kalender ist speziell für die Zusammenarbeit im Team konzipiert. Sie können Ihre Terminübersicht daher ganz einfach für andere freigeben. Es ist auch kein Problem, verschiedene Kalender zu erstellen, die Sie und Ihr Team gemeinsam verwenden.

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Sie haben bisher eine andere Kalendersoftware genutzt? Dann könnte Sie einer der folgenden Artikel interessieren: Wechsel von Microsoft Outlook zu Google Kalender oder Wechsel von IBM Notes zu Google Kalender.

Hinweis: Wenn Ihr Administrator Ihren alten Kalender noch nicht für Sie migriert hat, sollten Sie Ihren alten Kalender am besten vor diesem Tutorial importieren.

Was kann ich mit Google Kalender tun?
1

Termine planen

In Google Kalender können Sie gleichermaßen einfach einmalige Veranstaltungen wie Konferenzen und wiederkehrende Termine wie Mitarbeiterbesprechungen planen. Wenn Sie Einladungen zu Terminen anderer Personen erhalten, können Sie allen anderen mit einem Klick zeigen, ob Sie teilnehmen werden.

Die Themen dieses Abschnitts:

1.1

Termin erstellen

So erstellen Sie einen Termin in Google Kalender:

  1. Rufen Sie calendar.google.com auf.
  2. Klicken Sie auf ERSTELLEN.
Termin erstellen
1.2

Personen einladen und Räume und Ressourcen reservieren

So laden Sie weitere Personen zu Ihrem Termin ein:

  1. Suchen Sie auf der Seite mit den Termindetails den Abschnitt Hinzufügen und klicken Sie dort auf Gäste.

  2. Geben Sie die Anfangsbuchstaben eines Namens oder einer E-Mail-Adresse in das Suchfeld ein. Passende Adressen aus Ihrem Unternehmensverzeichnis erscheinen bereits während der Eingabe.

  3. Klicken Sie auf einen der Vorschläge, um die zugehörige Person zum Termin hinzuzufügen. Falls keine Vorschläge angezeigt werden, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse des Gastes ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

Sie können auch eine Google Groups-Mailinglisten-Adresse hinzufügen, um mit einem Mal eine große Personengruppe einzuladen. Nutzen Sie beispielsweise marketing@ihrebeispielurl.de für Ihr Marketingteam oder alle@ihrebeispielurl.de für Ihre gesamte Organisation.

So reservieren Sie Räume und Ressourcen* für Ihren Termin:

  1. Suchen Sie auf der Seite mit den Termindetails den Abschnitt Hinzufügen und klicken Sie dort auf Räume u. a..

  2. Optional: Um ausschließlich verfügbare Ressourcen angezeigt zu bekommen, aktivieren Sie die Option Nur verfügbare anzeigen.

  3. Beginnen Sie, den Namen des Raumes oder der Ressource einzugeben, und klicken Sie dann auf einen der Vorschläge. Alternativ können Sie die Liste der Ressourcen durchgehen und dort neben der gewünschten verfügbaren Ressource auf Hinzufügen klicken.

* Ihr G Suite-Administrator muss zuerst Kalenderressourcen für Ihre Organisation einrichten.

Personen einladen und Räume und Ressourcen reservieren
1.3

Zeitpunkt auswählen

Um Datum und Uhrzeit Ihres Termins auszuwählen, klicken Sie auf das entsprechende Datum und die zugehörigen Zeitfelder und wählen Sie aus, wann Ihr Termin beginnen und enden soll.

So richten Sie wiederkehrende Termine wie wöchentliche Besprechungen ein:

  1. Aktivieren Sie die Option Wiederholen und legen Sie fest, wann und wie oft Ihr Termin wiederkehren soll.

  2. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Wenn Sie viele Gäste haben, ist es besonders hilfreich, schnell und übersichtlich zu sehen, wann alle Zeit haben. Klicken Sie unter Ihrer Gästeliste auf Terminvorschläge, um eine Liste der Zeiten anzusehen, zu denen alle verfügbar sind. Alternativ können Sie auf den Tab Zeitpunkt finden klicken und die Kalender Ihrer Gäste übereinanderlegen, um Zeitfenster ohne Terminüberschneidungen zu finden.

Zeitpunkt auswählen
1.4

Termin speichern und aktualisieren

So speichern Sie Ihren Termin nach dem Festlegen aller Details:

  1. Klicken Sie auf SPEICHERN.

  2. Klicken Sie im Pop-up auf Senden, um Ihre Gäste per E-Mail zu benachrichtigen. Falls Sie Ihre Gäste erst später benachrichtigen möchten, klicken Sie auf Nicht senden.

So aktualisieren Sie bestehende Termine:

  1. Klicken Sie in Ihrem Kalender auf den Termin.

  2. Klicken Sie auf Termin bearbeiten, um Änderungen vorzunehmen und z. B. die Zeit zu aktualisieren oder weitere Gäste einzuladen. Sie sehen hier auch, welche Ihrer Gäste bereits die Einladung angenommen haben.

  3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Termin speichern und aktualisieren
1.5

Auf Einladungen reagieren

Wenn Sie eine Einladung zu einem Termin erhalten, erscheint diese in Ihrem Kalender.

So reagieren Sie auf eine Einladung in Google Kalender:

  1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin.

  2. Wählen Sie im Dialogfenster Ihre Antwortoption aus. Falls Sie Ihre Antwort mit einer persönlichen Nachricht ergänzen möchten, klicken Sie auf Weitere Details. Wählen Sie Ihre Antwortoption aus, geben Sie dann Ihre Nachricht ein und klicken Sie abschließend auf Speichern.

  3. Ihre Antwort können Sie jederzeit ändern, indem Sie auf Weitere Details und danach auf Notiz hinzufügen oder Antwort ändern klicken.

Außerdem erhalten Sie die Einladung zusätzlich per E-Mail. Sofern Sie Gmail verwenden, können Sie in Ihrer Nachrichtenliste auf Um Antwort wird gebeten klicken, um auf die Einladung zu reagieren. Andernfalls klicken Sie auf eine Antwortoption in der E-Mail.

Auf Einladungen reagieren
1.6

Gelöschte Termine ansehen und wiederherstellen

Sie können einen versehentlich gelöschten Termin wiederherstellen oder Termine endgültig löschen.

So können Sie gelöschte Termine ansehen und wiederherstellen*:

  1. Öffnen Sie in Google Kalender die Liste Meine Kalender.
  2. Bewegen Sie die Maus über Ihren Kalender und klicken Sie neben dem Namen auf Drop-down-Pfeil für Kalender und anschließend auf Papierkorb.
  3. Klicken Sie auf das Kästchen neben dem Termin, den Sie ändern möchten. Führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
    • Um den gelöschten Termin wiederherzustellen, klicken Sie auf Ausgewählte Termine wiederherstellen.
    • Um den Termin endgültig zu löschen, klicken Sie auf Endgültig löschen.
  4. Optional: Um alle Termine im Papierkorb zu löschen, klicken Sie oben auf Papierkorb jetzt leeren.

* Um gelöschte Termine für andere Kalender anzusehen und zu verwalten, benötigen Sie für diese Kalender die Berechtigung "Termine ändern" oder "Änderungen vornehmen UND Freigabe verwalten".

Hinweis: Gelöschte Termine werden 30 Tage lang im Papierkorb eines Kalenders aufbewahrt.

2

Terminerinnerungen hinzufügen

Richten Sie Benachrichtigungen ein, um sicherzustellen, dass Sie keinen Termin vergessen. Erinnerungen für Ihre Termine können Sie sowohl per E-Mail als auch auf Ihrem Smartphone oder Computer erhalten.

Die Themen dieses Abschnitts:

2.1

Standardeinstellungen für Benachrichtigungen festlegen

  1. Klicken Sie auf  und wählen Sie Einstellungen aus.

  2. Klicken Sie oben auf den Tab Kalender.

  3. Klicken Sie neben dem Namen Ihres Kalenders auf Benachrichtigungen bearbeiten.

  4. Wählen Sie aus, wann und wie Sie über verschiedene Termine und Aktualisierungen benachrichtigt werden möchten.

  5. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Standardeinstellungen für Benachrichtigungen festlegen
2.2

Benachrichtigungen für einen bestimmten Termin hinzufügen oder ändern

Sie benötigen ein bisschen mehr Zeit, um sich auf einen wichtigen Termin vorzubereiten? Für manche Aktivitäten benötigen Sie überhaupt keine Benachrichtigung? Dazu müssen Sie nicht erst die Standardeinstellungen für Benachrichtigungen ändern. Sie können ganz einfach die Benachrichtigung für den jeweiligen Termin hinzufügen oder aktualisieren. Das geht wie folgt:

  1. Klicken Sie zunächst auf den betreffenden Termin in Ihrem Kalender. Klicken Sie anschließend auf Termin bearbeiten, sofern es sich um einen Termin ohne Gäste handelt, bzw. auf Weitere Details, falls mehrere Gäste an dem Termin teilnehmen.

  2. Im Abschnitt Benachrichtigungen wählen Sie dann aus, wie Sie über den Termin benachrichtigt werden möchten.

  3. Optional: Um mehrere Benachrichtigungen hinzuzufügen, klicken Sie auf Benachrichtigung hinzufügen.

  4. Optional: Um eine Benachrichtigung zu entfernen, klicken Sie neben der nicht gewünschten Benachrichtigung auf .

  5. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Benachrichtigungen für einen bestimmten Termin hinzufügen oder ändern
3

Freigeben und ansehen

Geben Sie Ihren Kalender für Kollegen, Familienmitglieder und Freunde frei – so können alle ganz einfach sehen, wann Sie Zeit haben. Gleichermaßen können auch Sie sich die freigegebenen Kalender anderer Personen ansehen.

Die Themen dieses Abschnitts:

3.1

Kalender freigeben

So wählen Sie aus, für wen Sie Ihren Kalender freigeben möchten, und was genau diese Personen sehen können:

  1. Klicken Sie neben dem Kalendernamen auf Drop-down-Pfeil für Kalender.

  2. Klicken Sie auf Diesen Kalender freigeben.

  3. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten, und legen Sie deren Berechtigungen fest.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

Kalender freigeben

So geben Sie Ihren Kalender für Personen frei, die keine Google Kalender-Nutzer sind:

  1. Klicken Sie neben dem Kalendernamen auf Drop-down-Pfeil für Kalender.

  2. Klicken Sie auf Kalendereinstellungen.

  3. Scrollen Sie zu Kalenderadresse und klicken Sie auf eine der Optionen, um einen Link zum Freigeben abzurufen. Wenn Sie zum Beispiel auf  klicken, erhalten Sie über ein Pop-up einen Freigabelink, mit dem Ihr Kalender in jedem Webbrowser angezeigt werden kann.

  4. Klicken Sie auf OK und anschließend auf Speichern.

Kalender freigeben
3.2

Kalender anderer Personen ansehen

Sie möchten wissen, ob jemand Zeit für ein Treffen hat?

So sehen Sie sich die Kalender anderer Personen an:

  1. Geben Sie unter Weitere Kalender den Namen oder die E-Mail-Adresse der entsprechenden Person in das Feld Kalender hinzufügen ein.

  2. Wählen Sie die Person aus der Liste aus:

    • Falls die Person bereits ihren Kalender für Sie freigegeben hat, erscheint sie in Ihrer Liste Weitere Kalender. Die Termine dieser Person sind dann ebenfalls in Ihrem Kalender zu sehen.
    • Wenn die Person ihren Kalender nicht für Sie freigegeben hat oder nicht Google Kalender verwendet, wird ein Dialogfeld eingeblendet. Füllen Sie Ihre Anfrage aus und klicken Sie auf Einladung senden.
  3. Um die Termine anderer Personen in Ihrem Kalender ein- oder auszublenden, klicken Sie in Ihrer Liste Weitere Kalender auf das Kästchen links neben dem entsprechenden Personennamen. Planen Sie im Handumdrehen Termine, indem Sie die Verfügbarkeit Ihrer Kollegen prüfen oder deren Kalender in einer einzigen Ansicht über Ihren Kalender legen.

Um danach wieder ausschließlich Ihren eigenen Kalender zu sehen, klicken Sie neben Ihrem Kalender auf  und wählen Sie Nur diesen Kalender anzeigen aus.

Kalender anderer Personen ansehen
4

Teamkalender einrichten

Zusätzlich zu Ihrem eigenen Kalender können Sie andere Kalender erstellen, um Terminpläne zu verfolgen und Projekte zu verwalten. Beispielsweise können Sie einen Teamkalender erstellen, um den Überblick über bestimmte Informationen wie Urlaubspläne und Geschäftsreisen Ihrer Teammitglieder zu erhalten. Die Verfügbarkeit aller Beteiligten in einem Kalender festzuhalten, hat viele Vorteile:

  • Wenn Sie Fragen haben oder das Gespräch mit jemandem suchen, wissen Sie, wer wann im Büro ist.
  • Teamveranstaltungen und -besprechungen lassen sich ganz einfach planen.
  • Sie können Aufgaben und Projekte basierend auf der Verfügbarkeit der Mitarbeiter zuweisen.

Die Themen dieses Abschnitts:

4.1

Teamkalender einrichten

So erstellen Sie einen Teamkalender:

  1. Klicken Sie neben Meine Kalender auf  und wählen Sie Neuen Kalender erstellen aus.

  2. Benennen Sie den Kalender, geben Sie Ihre Zeitzone ein und fügen Sie eine Beschreibung hinzu, damit Ihrem Team der Zweck dieses Kalenders deutlich wird.

  3. Klicken Sie auf das Kästchen für die Option Diesen Kalender für andere freigeben und geben Sie den Kalender für alle Personen in Ihrer Organisation frei.

  4. Geben Sie die einzelnen E-Mail-Adressen der Personen ein, die den Kalender bearbeiten oder verwalten dürfen, und legen Sie die Berechtigungsstufen fest.

  5. Klicken Sie auf Kalender erstellen.

Auf diese Weise können Sie beliebig viele Kalender erstellen.

Teamkalender einrichten
5

Anpassen

Nachdem Sie nun alle wichtigen Funktionen Ihres Kalenders kennen, können Sie ihn speziell an Ihre Arbeitsweise anpassen.

Die Themen dieses Abschnitts:

5.1

Kalenderansicht auswählen

Sie können auswählen, wie viele Tage Ihnen in Ihrer Kalenderansicht angezeigt werden. Alternativ können Sie sich auch eine Terminübersicht im Listenformat anzeigen lassen. Die für Sie am besten geeignete Version wählen Sie einfach in der oberen Ecke Ihres Kalenders aus.

Kalenderansicht auswählen
5.2

Farben von Terminen ändern

Verschiedene Farbeinstellungen erhöhen die Übersichtlichkeit, wenn Sie zum Beispiel mehrere Kalender im selben Bildschirm übereinandergelegt haben.

So ändern Sie die Farben von Terminen in Ihrem oder anderen Kalendern:

  1. Klicken Sie neben dem Kalendernamen auf .

  2. Wählen Sie aus der Palette die gewünschte Farbe aus.

Farben von Terminen ändern

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Tipps für Google Kalender