Was kann ich mit Cloud Search alles tun?

Mit Cloud Search können Sie Inhalte in allen Google-Produkten suchen, Kontaktdaten Ihrer Kollegen finden, sich auf die Besprechungen des Tages vorbereiten und auf Ihre aktuelle Arbeit zugreifen.

Sie benötigen:

account_circle G Suite-Konto

schedule Zehn Minuten

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1

Cloud Search öffnen

Öffnen Sie zunächst Google Cloud Search.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

1.1

Cloud Search öffnen

Melden Sie sich in Ihrem G Suite-Konto an, bevor Sie Cloud Search öffnen.

Webbrowser:

Rufen Sie cloudsearch.google.com auf.

Auf einem Android-Gerät:

  1. Tippen Sie auf das Symbol "Play Store" Google Play Store-Symbol, um Google Play zu öffnen.
  2. Installieren Sie die Google Cloud Search App.

Wenn Sie ein Gerät mit Android 5.0+ Lollipop verwenden und sich Ihr G Suite-Konto in Ihrem Arbeitsprofil befindet, müssen Sie die Google Cloud Search App aus Managed Google Play herunterladen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Arbeitsprofile und Geräterichtlinien. Alternativ können Sie auch Ihren G Suite-Administrator um Hilfe bitten.

Auf einem iOS-Gerät:

Installieren Sie Google Cloud Search für Apple® iPhone® oder iPad®.

Hinweis: Falls sich Cloud Search nicht öffnen lässt, bitten Sie Ihren Administrator um Hilfe. Womöglich muss dieser den Zugriff erst in der Google Admin-Konsole aktivieren.

2

Suchen

Sie suchen nach Informationen zu einem Teamprojekt oder nach Kontaktdaten eines Kollegen? Dann stellen Sie einfach eine Suchanfrage in Cloud Search und schon erhalten Sie Ergebnisse. Sie können auch Wörter oder Wortgruppen aus Ihrem Arbeitsalltag als Suchbegriffe nutzen, um Kontaktdaten und Inhalte aus den von Ihnen verwendeten G Suite-Diensten zu finden.

Hinweis: Die Suchergebnisse entsprechen den Einstellungen für Freigabeberechtigungen für Ihre anderen G Suite-Dienste, z. B. Gmail, Google Kalender, Google Drive, Google Groups oder Google Sites.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

2.1

In G Suite-Diensten suchen

Wichtige Informationen lassen sich finden, indem Sie in Ihren G Suite-Diensten nach Wörtern oder Phrasen oder nach Personen innerhalb Ihrer Organisation suchen.

So suchen Sie in Ihren G Suite-Diensten:

Rufen Sie cloudsearch.google.com auf oder öffnen Sie die Cloud Search App.

  1. Geben Sie Ihre Suchanfrage in das Cloud Search-Suchfeld ein. Dies kann beispielsweise der Name einer Person oder eine Wortgruppe aus einem Ihrer Dokumente sein. Sie können auch nach Begriffen aus Ihrem Arbeitsalltag suchen, z. B. letzten monat von johanna gesendete dokumente. Sollte das Suchergebnis nicht zu Ihrer Anfrage passen, klicken Sie auf Ergebnisse für den ursprünglichen Link der Anfrage anzeigen.
  2. Während der Eingabe werden Ihnen benutzerdefinierte Vorschläge angezeigt. Verwenden Sie den Abwärtspfeil, um die Vorschläge durchzusehen und einen davon auszuwählen.
  3. Optional: Um Ergebnisse aus dem öffentlichen Web aufzurufen, klicken Sie auf "Im Web suchen".
  4. Gehen Sie die Ergebnisse durch und wählen Sie das gewünschte Suchergebnis aus.

So verwenden Sie alltägliche Begriffe für Suchanfragen:

Sie können Begriffe verwenden, die sich beispielsweise auf Personen, Dokumente oder Google-Dienste beziehen.

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Suche

Häufige Suchbegriffe

Beispiele für Suchanfragen

Suche

Personen

Häufige Suchbegriffe

Vorname, Nachname, Nutzername

E-Mail-Adresse

Adresse

Telefonnummer

Stellenbezeichnung

Manager

Vorgesetzter

Teamkollegen

Informationen über

Beispiele für Suchanfragen

e-mail-adresse von max mustermann

stellenbezeichnung von max mustermann

berichtet an johanna

vorgesetzter von johanna

meine kollegen

Suche

Google Kalender

Häufige Suchbegriffe

termine

besprechung

terminplan

Beispiele für Suchanfragen

termine für heute

meine termine am 10. juli

meine termine am nächsten montag

nächste besprechung

meine nächste besprechung

meine besprechungen am nächsten montag

mein terminplan für morgen

Suche

Gmail

Häufige Suchbegriffe

über

von

erhalten

gesendet

an mich

thema

Beispiele für Suchanfragen

e-mail von johanna über vertrieb

e-mail von mustermann von gestern

e-mail von max mustermann von letzter woche

Suche

Inhalt/Quelle

Häufige Suchbegriffe

dateien*

dokumente

e-mail

Tabellen

Präsentationen

von

eigentümer:

kürzlich

letzte woche

letztes jahr

vor [Datum]**

nach [Datum]


* Schließt alle Dateitypen ein, auch in Google Drive und Anhängen.

** Wenn Sie die Operatoren vor und nach in einer Suchanfrage verwenden, enthalten die Suchergebnisse mitunter auch Inhalte, die genau auf das angegebene Datum fallen.
Dies hängt mit zeitzonenbedingten Zeitunterschieden zusammen.

Beispiele für Suchanfragen

präsentation von erika mustermann vom letzten monat

dokumente von johanna

dateien von mustermann von letzter woche

e-mail von max mustermann vor 01.06.2017

dokumente, eigentümer: erika mustermann

dokumente von erika über vertrieb

Suche

Dokumentenfreigabe

Häufige Suchbegriffe

freigegeben

freigegeben, aber nicht angesehen

erwähnung*

unberücksichtigte erwähnung**

handlungsbedarf***


* Für Sie freigegebene Dokumente, in denen Sie in einem
Kommentar erwähnt werden, den Sie angesehen oder noch nicht angesehen oder auf den Sie geantwortet haben.

** Für Sie freigegebene Dokumente, in denen Sie in einem
Kommentar erwähnt werden, auf den Sie noch nicht geantwortet haben.

*** Für Sie freigegebene Dokumente, die Sie noch nicht angesehen haben oder in denen Sie in einem Kommentar erwähnt werden, auf den Sie noch nicht geantwortet haben.

Beispiele für Suchanfragen

dokumente, in denen ich kürzlich erwähnt wurde

in den letzten beiden wochen für mich freigegebene dokumente

von erika freigegebene dokumente

dokumente mit handlungsbedarf

2.2

Personen finden und kontaktieren

Mit Cloud Search können Sie eine gesuchte Person finden und gleich eine Unterhaltung mit ihr beginnen oder ihr eine E-Mail senden. Wenn Sie nach dem Namen der Person suchen, wird ihre Profilkarte angezeigt.

So suchen Sie nach Personen:

  1. Geben Sie im Suchfeld den Namen der Person ein.
  2. Wählen Sie auf der Profilkarte der Person oben das Symbol "Hangout starten" hangout oder "E-Mail" email aus.
  3. Klicken Sie auf Vorgesetzter, um dessen Profilkarte anzusehen.
  4. Auf einem Mobiltelefon können Sie auf die Telefonnummer tippen, um die Person anzurufen.
  5. Optional: Sie können auch nach Begriffen aus Ihrem Arbeitsalltag suchen, z. B. nach johannas telefonnummer. In diesem Fall würde Ihnen eine Antwortkarte mit der Telefonnummer Ihrer Kollegin Johanna angezeigt. Falls es mehrere Personen mit diesem Namen gibt, klicken Sie auf den Link Dies ist nicht die gesuchte Person?.

Hinweis: Falls Ihr Administrator den Nutzerkonten zusätzliche Informationen zum Kontakt und zu dessen Vorgesetzten hinzugefügt hat, können Sie auch diese Profildetails sehen.

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2.3

Suchergebnisse ansehen

Wenn Sie eine Suchanfrage stellen, wird über Cloud Search in allen G Suite-Produkten gesucht.

Jedes Suchergebnis enthält folgende Informationen:

Titel

Die erste Zeile eines Suchergebnisses (in Blau) ist der Titel. Wenn Sie darauf klicken, wird der Inhalt geöffnet.

Symbol

Ein Symbol am oberen Rand des Suchergebnisses zeigt, um welchen Inhaltstyp es sich handelt. Beispielsweise signalisiert das Symbol email, dass der gefundene Begriff aus einer E-Mail stammt.

Kurzbeschreibung

Unter dem Titel befindet sich eine kurze Beschreibung. Damit Sie besser entscheiden können, welche Ergebnisse relevant sind, werden Suchbegriffe fett markiert.

Datenschutzeinstellung, Datum und Eigentümer

Im unteren Bereich des Ergebnisses sehen Sie möglicherweise folgende Informationen:

  • Datenschutzeinstellung (Wer darf den Inhalt sehen)
  • Datum, an dem der Inhalt erstellt oder bearbeitet (Drive), empfangen (Gmail) oder gepostet wurde (Google Groups)
  • Name des Eigentümers bzw. Absenders
3

Suche anpassen

Mithilfe von Filtern und Operatoren können Sie Ihre Suchanfrage verfeinern und die Suche eingrenzen.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

3.1

Suchfilter verwenden

Suchanfragen lassen sich mit Filtern verfeinern. Beispielsweise können Sie die Suche filtern, um nur Inhalte zu sehen, die in Docs oder in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden.

So wenden Sie Filter auf Suchergebnisse an:

  1. Geben Sie Ihre Suchanfrage in das Suchfeld ein.
  2. Wählen Sie über den Suchergebnissen die Inhaltsquelle aus, nach der gefiltert werden soll, z. B. Gmail oder Drive.
  3. Wählen Sie eine Option aus, um die Suchtools zu öffnen:
    • Im Web klicken Sie auf Suchtools.
    • Wenn Sie einen mobilen Browser verwenden, tippen Sie auf Mehr > Suchtools.
    • Falls Sie die Android- oder iOS-App nutzen, tippen Sie auf Jederzeit oder Überall.
  4. Wählen Sie aus der Liste der Suchtools einen oder mehrere Filter aus. Sie können nach Zeit, Eigentümerschaft und Dateityp filtern.
  5. Um Filter zu entfernen, wählen Sie Zurücksetzen aus.
  6. Um zu allen Ergebnissen zurückzukehren, wählen Sie Alle aus.
None
3.2

Suchoperatoren verwenden

  1. Geben Sie Ihre Suchbegriffe in das Suchfeld ein. Setzen Sie am Ende ein Leerzeichen.
  2. Fügen Sie den Operator und seinen Wert am Ende des Suchtextes ein und drücken Sie die Eingabetaste.
None

Operator

Beispiele

Beschreibung

Operator

" " (Anführungszeichen)

Beispiele

"Marktanalyse"

Beschreibung

Damit finden Sie Inhalte, die das genaue Wort in Anführungszeichen bzw. die Wortgruppe in derselben Reihenfolge enthalten.

Operator

-
(Bindestrich)

Beispiele

Gehaltsliste -Berichte
Inventar -owner:me
Vertrieb contenttype:doc -owner:me

Beschreibung

Damit finden Sie Inhalte, in denen das konkrete Wort oder der Suchoperator nicht enthalten ist.

Hinweis: Dieser Operator kann nicht einzeln verwendet werden. Sie müssen ihn mit einem Suchbegriff oder einem anderen Operator verbinden.

Operator

AND
&

Beispiele

sales reports
sales & reports

Beschreibung

Es werden standardmäßig nur Seiten angezeigt, in denen alle eingegebenen Suchbegriffe enthalten sind. Sie können den Operator "AND" auch zwischen den Suchbegriffen weglassen.

Operator

OR
|

Beispiele

sales OR marketing
sales | marketing
sales from:(marysmith OR johndoe)

Beschreibung

Damit finden Sie Inhalte, in denen mindestens eines der Wörter oder einer der Suchoperatoren enthalten ist.

Operator

NOT

Beispiele

sales NOT marketing

Beschreibung

Damit finden Sie Inhalte, in denen das konkrete Wort oder der Suchoperator nicht enthalten ist.

Operator

source:

Beispiele

training source:mail

Beschreibung

Damit finden Sie Inhalte aus einem bestimmten Google-Produkt, z. B. Gmail, Google Drive, Google Sites, Google Groups oder Google Kalender.

Operator

contenttype:

Beispiele

training contenttype:doc

Beschreibung

Damit finden Sie bestimmte Inhaltstypen, z. B. Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Bilder, Ordner oder Anhänge.

Operator

filetype:

Beispiele

training filetype:(doc OR pdf)

Beschreibung

Damit finden Sie Inhalte mit einer bestimmten Dateiendung.

Operator

owner:

Beispiele

reports owner:me
reports owner:marysmith

Beschreibung

Damit finden Sie Inhalte, deren Eigentümer Sie sind oder die für Sie freigegeben wurden.

Operator

from:

Beispiele

reports from:me source:drive
reports from:(marysmith OR johndoe)

Beschreibung

Hier können Sie die Person angeben, die die gesuchten Inhalte erstellt oder gesendet hat.

Operator

to:

Beispiele

reports to:me from:marysmith
reports to:golf-club-members

Beschreibung

Hier können Sie die Person angeben, die die gesuchten Inhalte empfangen hat.

Operator

before:

Beispiele

orders before:09/30/2015

Beschreibung

Damit finden Sie Inhalte, die vor einem bestimmten Datum erstellt oder bearbeitet wurden. Das Datum wird im Format MM/TT/JJJJ angegeben.

Operator

after:

Beispiele

orders after:09/20/2015

orders after:09/20/2015
before:09/30/2015

Beschreibung

Damit finden Sie Inhalte, die nach einem bestimmten Datum erstellt oder bearbeitet wurden. Das Datum wird im Format MM/TT/JJJJ angegeben.

4

Hilfe mit Dateien und Besprechungen erhalten

Mithilfe von Assist-Karten können Sie feststellen, an welcher Stelle Sie zuletzt in Ihrer Datei gearbeitet haben, und Sie haben die Möglichkeit, auf anstehende Besprechungen zuzugreifen. Assist-Karten wie "Dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben" und Besprechungskarten werden auf der Cloud Search-Startseite angezeigt, damit Sie Ihren Arbeitstag besser organisieren können. Sie erhalten dadurch aktuelle Informationen und Empfehlungen.

Hinweis: Für mobile Browser werden Assist-Karten derzeit nicht unterstützt.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

4.1

Karte "Dort weitermachen, wo ich aufgehört habe" verwenden

Wenn Sie kürzlich in Drive gearbeitet haben oder jemand eine Ihrer Dateien kommentiert hat, sehen Sie auf der Cloud Search-Startseite die Karte "Dort weitermachen, wo ich aufgehört habe". Die Karten werden im Lauf des Tages entsprechend Ihrer Arbeit automatisch aktualisiert.

So verwenden Sie die Karte "Dort weitermachen, wo ich aufgehört habe":

  1. Rufen Sie die Karte Dort weitermachen, wo ich aufgehört habe auf.
  2. Wenn es mehr als drei Einträge gibt, klicken Sie auf Mehr anzeigen. In der App wischen Sie dazu nach links.
  3. Klicken bzw. tippen Sie auf eine Karte, um die Datei in Drive zu öffnen.
  4. So kehren Sie zur Startseite zurück:
    • Wenn Sie einen Webbrowser verwenden, klicken Sie auf das Symbol "Zurück" arrow_back.
    • Wenn Sie die Android- oder iOS-App verwenden, tippen Sie auf das Symbol "Schließen" close.
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4.2

Besprechungskarten verwenden

Wenn in Google Kalender Besprechungstermine anstehen, werden auf der Startseite Besprechungskarten angezeigt. Sie können dann beispielsweise einen Zeitplan aller Besprechungen abrufen, an denen Sie teilnehmen möchten, alle angehängten Dateien ansehen und Zeitblöcke öffnen.

So wählen Sie eine Aktion über eine Besprechungskarte aus:

a E-Mail an Gäste senden

b Am Videoanruf teilnehmen

c Antwort ändern

d In Google Kalender bearbeiten

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So rufen Sie die Terminübersicht mit den Besprechungen des aktuellen Tages ab:

  1. Öffnen Sie eine Besprechungskarte und klicken Sie dann auf Mehr anzeigen bzw. tippen Sie auf Heutige Besprechungen.
    Daraufhin wird Ihnen eine Zeitachse mit allen für den jeweiligen Tag angesetzten Besprechungen angezeigt. Außerdem sehen Sie offene Zeitfenster von mindestens einer Stunde.
  2. Optional: Um sich die Details einer Besprechung anzusehen, wählen Sie die gewünschte Besprechung aus.
  3. So kehren Sie zur Startseite zurück:
    • Wenn Sie einen Webbrowser oder die Android-App verwenden, klicken bzw. tippen Sie auf das Symbol "Zurück" arrow_back.
    • Wenn Sie die iOS-App nutzen, tippen Sie auf das Symbol "Zurück" arrow_back_ios.
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Kontoaktivität verwalten

Wenn Sie benutzerdefinierte Vorschläge von Google erhalten möchten, muss die Cloud Search-Kontoaktivität aktiviert sein.

Hinweis: Sollte sich die Kontoaktivität nicht aktivieren lassen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Möglicherweise muss er dazu erst das Webprotokoll für Ihre Organisation aktivieren.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

5.1

Auf Sie abgestimmte Vorschläge erhalten

So aktivieren bzw. deaktivieren Sie auf Sie abgestimmte Vorschläge:

  1. Wählen Sie oben das Dreipunkt-Menü more_vert > Einstellungen > Kontoaktivität aus.
  2. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Option Web- & App-Aktivitäten, um die Einstellung zu ändern.
  3. Wählen Sie im unteren Bereich der Seite Aktivieren oder Pausieren aus, um die Einstellung zu ändern.
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Nächste Schritte

Jetzt ausprobieren

Weitere Schulungen

Hier erfahren Sie unter anderem, wie Sie schnell zu unfertigen Dokumenten zurückkehren oder Starthilfe für Besprechungen erhalten.