Was kann ich mit Gmail alles tun?

Bei Gmail sind Ihre E-Mails sicher in der Cloud gespeichert. Über einen beliebigen Computer oder ein anderes Gerät können Sie im Webbrowser jederzeit auf Ihre E-Mails zugreifen. Außerdem können Sie wichtige Nachrichten im Handumdrehen sortieren und wiederfinden, Ihren E-Mails professionell aussehende Signaturen hinzufügen und auch dann E-Mails lesen und Entwürfe erstellen, wenn Sie gerade offline sind.

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Sie wechseln von einem anderen E-Mail-Programm zu Gmail?

Weitere Informationen finden Sie in diesen Anleitungen: Von Microsoft Outlook® zu Gmail wechseln und Von IBM Notes® zu Gmail wechseln.

Hinweis: Falls Ihr G Suite-Administrator Ihre alten E-Mails nicht schon migriert hat, empfiehlt es sich, diese erst einmal zu importieren, bevor Sie mit dieser Anleitung fortfahren.

Was kann ich mit Gmail alles tun?
1

Schreiben und senden

Beginnen wir mit dem Schreiben und Senden neuer E-Mails.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

1.1

Neue E-Mails schreiben

So senden Sie eine E-Mail:

  1. Öffnen Sie den Posteingang von Gmail.
  2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf SCHREIBEN. Dadurch wird unten im Gmail-Fenster eine neue Nachricht geöffnet.
  3. Mithilfe der Schaltflächen rechts oben im Editorfenster können Sie die Größe des Fensters anpassen.
  4. Geben Sie nun einfach den Text für die E-Mail ein. Angefangene E-Mails, die noch nicht gesendet wurden, werden automatisch in der Seitenleiste unter Entwürfe gespeichert.
Neue E-Mails schreiben

Vollbild

Shift +

Neues verschiebbares Fenster, dessen Größe Sie anpassen können

Minimieren

1.2

Empfänger, Anhänge, Bilder und mehr hinzufügen

Sie können Anhänge und verschiedene Arten von Empfängern hinzufügen, die wichtigsten Fakten mit unterschiedlichen Formatierungen hervorheben und vieles mehr – alles direkt im Editorfenster.

Neue Mini-Nachricht

An

Empfänger

An

text_format

Empfänger

Formatierungsoptionen (Schriftart, Schriftgröße, Fett, Schriftfarbe, Ausrichtung, Aufzählung, Einzug)

An

attach_file

Empfänger

Dateien anhängen

An

drive

Empfänger

Dateien aus Google Drive einfügen

An

crop_original

Empfänger

Bilder hinzufügen

An

link

Empfänger

Link einfügen

An

delete

Empfänger

Löschen

An

arrow_drop_down

Empfänger

Weitere Optionen

1.3

E-Mails senden und zurückrufen

Wenn Sie sich vertippt haben oder eine gerade gesendete Nachricht zurückrufen möchten, können Sie dies mithilfe der Funktion E-Mail zurückrufen tun.

So rufen Sie eine E-Mail zurück:

  1. Senden Sie eine E-Mail.
  2. Klicken Sie oben auf der Seite auf Rückgängig.

Wie viele Sekunden lang oben der Link Rückgängig angezeigt wird, hängt von Ihren Einstellungen ab.

So können Sie die Funktion "E-Mail zurückrufen" aktivieren oder die Einstellungen für die Funktion ändern:

  1. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol settings und wählen Sie Einstellungen aus.
  2. Klicken Sie auf den Tab Allgemein.
  3. Scrollen Sie zum Abschnitt E-Mail zurückrufen. Falls die Option "E-Mail zurückrufen" aktivieren deaktiviert ist, klicken Sie auf das Kästchen.
  4. Legen Sie die Rückruffrist fest.
  5. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.
E-Mails senden und zurückrufen
1.4

E-Mails ohne Internetverbindung lesen und schreiben

chrome_product Nur im Chrome-Browser

Wenn Sie die Gmail Offline App installiert haben, werden Ihre E-Mails mit dem Speicher des Browsers auf Ihrem Computer synchronisiert. Alle Nachrichten, die Sie dann bei unterbrochener Internetverbindung schreiben, archivieren oder löschen, werden gesendet oder verschoben, sobald Sie wieder online sind.

So installieren Sie die Gmail Offline App:
  1. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol settings und wählen Sie Einstellungen aus.
  2. Öffnen Sie den Tab Offline und klicken Sie auf Gmail Offline installieren.
  3. Klicken Sie auf der Gmail Offline-Seite auf Zu Chrome hinzufügen > App hinzufügen.
  4. Rufen Sie in Chrome chrome://apps/ auf.
  5. Klicken Sie auf die Gmail Offline App.

    Hinweis: Sobald die App installiert wurde, werden Ihre E-Mails synchronisiert. Die Synchronisierung wird beendet, wenn Sie während des Synchronisierungsvorgangs Google Chrome schließen.

So verwenden Sie die Gmail Offline App:

  1. Wenn Sie offline sind, rufen Sie chrome://apps/ auf und klicken Sie auf die Gmail Offline App.
  2. Optional: Um die Gmail Offline App zu entfernen, rufen Sie chrome://apps/ auf, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gmail Offline App und klicken Sie dann auf Aus Chrome entfernen.
E-Mails ohne Internetverbindung lesen und schreiben
2

E-Mails beantworten

Hier erfahren Sie, wie Sie auf empfangene E-Mails antworten.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

2.1

Neue E-Mails ansehen

Neue bzw. ungelesene E-Mails sind fett hervorgehoben. Um eine E-Mail zu öffnen, klicken Sie einfach in der Übersicht Ihrer E-Mails darauf.

Standardmäßig werden Antworten auf E-Mails in Konversationen gruppiert. Zu Beginn mag die Konversationsansicht etwas gewöhnungsbedürftig sein, aber wenn sich alle E-Mails in einem Thread befinden, sind sie leichter auffindbar. Dadurch behalten Sie besser den Überblick über Ihren Posteingang.

Wenn Sie aber Ihre vorhandenen und zukünftigen E-Mails lieber getrennt ansehen möchten, können Sie die Gruppierung folgendermaßen aufheben:

  1. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol settings und wählen Sie Einstellungen aus.
  2. Scrollen Sie im Tab Allgemein zu Konversationsansicht und wählen Sie Konversationsansicht deaktivieren aus.
  3. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.
E-Mails beantworten
2.2

Anhänge speichern und drucken

Wenn Ihnen jemand in einer E-Mail einen Anhang mitsendet, z. B. ein Foto oder Dokument, sehen Sie unten in der E-Mail eine Vorschau des Anhangs.

  1. Anhänge in der Vollbildansicht öffnen und drucken: Um den Anhang in der Vollbildansicht zu öffnen, klicken Sie einfach darauf. Zum Drucken des Anhangs klicken Sie auf "Drucken" print.
  2. Bilder herunterladen oder in Google Drive speichern: Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Vorschau und klicken Sie auf "Herunterladen" file_download oder "In Google Drive speichern" drive.

Weitere Informationen zu Gmail-Anhängen

Anhänge speichern und drucken
2.3

E-Mails beantworten

Um auf eine E-Mail zu antworten, klicken Sie einfach in das Feld unter dem E-Mail-Korpus und beginnen Sie mit der Texteingabe. Sie können aber auch auswählen, wie Sie auf eine Nachricht antworten möchten:

  1. Antworten oder weiterleiten: Um auf eine E-Mail zu antworten, öffnen Sie diese und klicken Sie im Feld unter dem E-Mail-Korpus auf Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten.
  2. Inline antworten: Damit die vorherige Nachricht in Ihrer Antwort angezeigt wird, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf "Vollständigen Inhalt anzeigen" .
  3. Auf eine frühere E-Mail innerhalb eines Threads antworten: Wählen Sie die E-Mail aus, auf die Sie antworten möchten. Klicken Sie dann auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down, um die Art der Antwort auszuwählen.
  4. Eine komplette Konversation weiterleiten: Klicken Sie in der Menüleiste über der Konversation auf Mehr > Alle weiterleiten.
Neue E-Mails ansehen
2.4

Empfänger und Betreff ändern

Sie können auch weitere Änderungen an Ihrer Antwort vornehmen, darunter:

  1. Empfänger hinzufügen und entfernen: Klicken Sie in der Antwort auf das Empfängerfeld. Nun können Sie Empfänger hinzufügen, indem Sie weitere E-Mail-Adressen eingeben, oder Empfänger entfernen, indem Sie neben den entsprechenden E-Mail-Adressen auf "Entfernen" close klicken.
  2. E-Mail-Betreff bearbeiten: Klicken Sie neben dem Namen eines Empfängers auf "Art der Antwort" replyarrow_drop_down und wählen Sie Betreff bearbeiten aus.
  3. Wenn Sie mit dem Schreiben der E-Mail fertig sind, klicken Sie auf Senden.
Empfänger und Betreff ändern
3

Posteingang aufräumen

Jetzt kennen Sie die wichtigsten Funktionen von Gmail. Als Nächstes möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Platz in Ihrem Posteingang schaffen können, indem Sie Ihre E-Mails ordnen.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

3.1

Von Ordnern zu Labels wechseln

In Ihrem alten E-Mail-Programm haben Sie E-Mails, die Sie aufheben wollten, wahrscheinlich in Ordnern gespeichert. In Gmail werden E-Mails mithilfe von Labels kategorisiert. Labels funktionieren ganz ähnlich wie Ordner, haben aber einen Vorteil: Sie können einer E-Mail gleich mehrere Labels zuweisen und sie später unter jedem dieser Labels wiederfinden.

Weitere Optionen:

  • Wenn Sie links in Ihrem Gmail-Fenster ein Label öffnen, sehen Sie alle E-Mails mit diesem Label. Ein Label wird genau wie ein Ordner geöffnet.
  • Sie können ein Label einem anderen Label unterordnen, genauso wie bei Ordnern.
  • Sie können nach allen E-Mails mit einem bestimmten Label suchen.
  • Anhand der Labels, die Sie E-Mails in Ihrem Posteingang zugeordnet haben, können Sie im Handumdrehen verschiedene Arten von E-Mails identifizieren.
Von Ordnern zu Labels wechseln
3.2

Labels erstellen und verwenden

1 So erstellen Sie ein Label:

  1. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol settings und wählen Sie Einstellungen aus.
  2. Klicken Sie auf den Tab Labels.
  3. Scrollen Sie zum Abschnitt Labels und klicken Sie auf Neues Label erstellen.
  4. Geben Sie den Namen des Labels ein und klicken Sie auf Erstellen.

Sie können auch untergeordnete Labels erstellen, die genau wie Unterordner funktionieren.

2 So weisen Sie einer oder mehreren E-Mails ein zuvor erstelltes Label zu:

  1. Wählen Sie die gewünschten E-Mails aus.
  2. Klicken Sie auf "Labels" local_offerarrow_drop_down.
  3. Wählen Sie die Labels aus, die Sie den ausgewählten E-Mails zuweisen möchten. Bestätigen Sie die Auswahl durch Klicken auf Übernehmen.

3 So fügen Sie einem Label eine Farbe hinzu:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger links in der Liste der Labels auf das gewünschte Label und klicken Sie dann auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf Label-Farbe und wählen Sie eine Farbe aus. Alternativ können Sie auch auf Benutzerdefinierte Farbe hinzufügen klicken.
    Ihre Änderung wird sofort für alle E-Mails mit diesem Label übernommen.
  3. Optional: Wenn Sie eine Label-Farbe entfernen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger auf Label-Farbe und klicken Sie auf Farbe entfernen.

Um alle E-Mails mit einem bestimmten Label zu sehen, klicken Sie einfach links im Gmail-Fenster auf den Namen des Labels.

Labels erstellen und verwenden
3.3

E-Mails aus dem Posteingang verschieben

E-Mails lassen sich auch aus dem Posteingang in Labels verschieben, ähnlich wie Ordner in anderen E-Mail-Programmen.

  1. Wählen Sie eine E-Mail aus.
  2. Klicken Sie auf "Verschieben nach: folderarrow_drop_down.
  3. Wählen Sie das Label aus, in das Sie die E-Mail verschieben möchten.

Die E-Mail wird anschließend nicht mehr im Posteingang angezeigt. Sie finden sie jedoch, indem Sie das Label öffnen oder eine Suche danach durchführen.

E-Mails aus dem Posteingang verschieben
3.4

Wichtige E-Mails markieren

Sie möchten eine wichtige E-Mail markieren? Klicken Sie neben einer E-Mail im Posteingang oder neben einer E-Mail innerhalb einer Konversation auf "Markieren" star_border.

Wenn alle markierten E-Mails aufgelistet werden sollen, klicken Sie einfach in der linken Seitenleiste auf Markiert.

Wichtige E-Mails markieren
3.5

Unerwünschte oder nicht mehr benötigte E-Mails löschen oder archivieren

Sollten Sie eine E-Mail nicht mehr benötigen, können Sie sie löschen, indem Sie sie auswählen und dann auf "Löschen" delete klicken. Gelöschte E-Mails werden in den Papierkorb verschoben und nach 30 Tagen endgültig gelöscht.

Da Sie jedoch im G Suite-Konto 30 GB oder mehr Speicherplatz haben, erübrigt sich das Löschen von E-Mails aus Platzgründen. Wir empfehlen Ihnen daher, E-Mails stattdessen lieber zu archivieren.

Wenn Sie E-Mails archivieren, werden diese aus dem Posteingang entfernt – so bleibt Ihr Posteingang übersichtlich. Archivierte E-Mails verbleiben aber in Ihrem Konto, sodass Sie sie später jederzeit wiederfinden können. Sie werden sozusagen zur Aufbewahrung in einen Aktenschrank gelegt und nicht in den Papierkorb verschoben.

  1. Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie archivieren möchten.
  2. Klicken Sie auf "Archivieren" archive.
Unerwünschte oder nicht mehr benötigte E-Mails löschen oder archivieren
4

E-Mails finden

Wenn Sie schon einmal versucht haben, in einer Unmenge alter E-Mails eine ganz bestimmte Nachricht zu finden, wissen Sie, dass dies sehr aufwendig sein kann. Die Suchfunktion in Gmail kann Ihnen diese Aufgabe erleichtern.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

4.1

Im Posteingang suchen

Sie können nach Stichwörtern suchen, die an einer beliebigen Stelle in der Nachricht vorkommen, z. B. im Betreff, im Text oder im Absender. Geben Sie einfach oben im Suchfeld in Gmail die gesuchten Wörter ein.

Um die Suche zu beschleunigen, werden von Gmail Suchbegriffe vorgeschlagen, während Sie schreiben. Diese Begriffe basieren auf Ihren E-Mails, Kontakten, Labels oder früheren Suchanfragen. Um einen Vorschlag zu öffnen, klicken Sie einfach darauf. Wenn Sie lieber eine Liste mit Suchergebnissen sehen möchten, klicken Sie auf das Suchsymbol search.

Im Posteingang suchen
4.2

Suche mit erweiterten Optionen eingrenzen

Sie können Ihre Suche noch weiter eingrenzen, indem Sie rechts im Gmail-Suchfeld auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down klicken. Daraufhin werden weitere Suchoptionen angezeigt.

Hier können Sie bestimmte Suchkriterien eingeben. Beispielsweise können Sie nach einer Nachricht von Alice suchen, die einen Anhang hat und in einem bestimmten Zeitraum gesendet wurde.

Suche mit erweiterten Optionen eingrenzen
5

Signaturen erstellen

Zu guter Letzt möchten wir Ihnen noch zeigen, wie Sie Ihren E-Mails automatisch professionell aussehende E-Mail-Signaturen hinzufügen können.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

5.1

Signaturen erstellen

Eine Signatur kann beispielsweise Ihren Namen, Ihren Titel und Ihre Kontaktdaten enthalten.

  1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol settings und wählen Sie Einstellungen aus.
  2. Scrollen Sie auf der Seite Allgemein nach unten zum Abschnitt Signatur. Hier können Sie eine Signatur erstellen. Mit der Formatierungsleiste können Sie Textfarben, Schriftstile, Links oder ein Bild hinzufügen.
  3. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.
Signaturen erstellen

Nächste Schritte

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Weitere Schulungen

In diesen Tipps erfahren Sie, wie Sie Ihren Posteingang automatisch sortieren, gesendete E-Mails zurückrufen oder beliebig viele Adressen verwenden können, ohne neue Konten zu erstellen – und vieles mehr.