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Unterschiede auf einen Blick

Nachdem Sie von IBM® Notes™ auf die G Suite umgestiegen sind, möchten wir Ihnen hier ein paar Tipps geben, wie Sie Gmail als E-Mail-Programm nutzen können. Viele Funktionen in Gmail werden Ihnen bekannt vorkommen, etwa die Textformatierung oder die Lesebestätigungen. Allerdings bietet Gmail auch einige Extras, die IBM Notes nicht hat.

Zugriff auf Gmail: desktop_windows mail.google.com smartphone Android-App | iOS-App

1.1

Funktion

ibm notes IBM Notes

gmail Gmail

Funktion

Nachrichten ansehen

ibm notes IBM Notes

E-Mails werden einzeln angezeigt
Jede einzelne E-Mail-Antwort wird im Posteingang als separate Nachricht angezeigt.

gmail Gmail

E-Mails werden in Konversationen zusammengefasst
Sämtliche Antworten auf eine E-Mail werden mit der ursprünglichen E-Mail in einer Konversation bzw. einem Thread zusammengefasst.*


Sie können die Einstellungen jederzeit ändern und sich Antworten stattdessen auch als einzelne Nachrichten anzeigen lassen.

Funktion

Organisieren

ibm notes IBM Notes

Ordner
Sie können E-Mails in Ordnern ablegen und kategorisieren.

gmail Gmail

  • Labels – Ordner mit dem gewissen Extra: Sie können einer E-Mail mehrere Labels zuweisen und sie später unter jedem dieser Labels wiederfinden.
  • Sortierter Eingang: Im sortierten Eingang können E-Mails in verschiedene Kategorien eingeordnet und je nach Kategorie priorisiert werden.

Funktion

Posteingang aufräumen

ibm notes IBM Notes

E-Mails löschen

gmail Gmail

  • E-Mails löschen
  • Archivieren: Sie können E-Mails aus dem Posteingang verschieben, damit Sie leichter den Überblick behalten. Die archivierten Nachrichten bleiben aber im Konto, sodass Sie sie später jederzeit wiederfinden.

Funktion

Wichtige E-Mails markieren

ibm notes IBM Notes

  • Kennzeichnung: Wichtige E-Mails lassen sich mit einer Kennzeichnung versehen.
  • Priorität "Hoch": Besonders dringliche E-Mails können mit der Priorität "Hoch" gekennzeichnet werden.

gmail Gmail

  • Markieren: Sie können eine wichtige E-Mail markieren, indem Sie direkt daneben auf das Sternsymbol star_border klicken. Alle so markierten E-Mails finden Sie später unter Markiert wieder.
  • Wichtigkeitsmarkierung: Wichtige E-Mails können mit einer Wichtigkeitsmarkierung label versehen werden. Anhand solcher Markierungen lernt Gmail automatisch, bestimmte Arten von E-Mails zu priorisieren.

Funktion

Aufgabenlisten erstellen

ibm notes IBM Notes

  • Aufgaben können einzeln hinzugefügt werden.
  • Aufgaben mit Fälligkeitsdatum werden auch im Kalender angezeigt.

gmail Gmail

  • Aufgaben können einzeln hinzugefügt werden.
  • Sie können Ihren Aufgabenlisten E-Mail-Nachrichten hinzufügen.
  • Aufgaben werden samt Erledigungstermin auch in Google Kalender angezeigt.

Funktion

E-Mails finden

ibm notes IBM Notes

E-Mails können mit der Schnellsuche (Strg + F) oder über die Funktion "Suche in Ansicht" gefunden werden.

gmail Gmail

Sie können eine einfache Suche durchführen oder nach folgenden Kriterien filtern:

  • Website-URL
  • Absender
  • Betreff
  • Enthaltene Wörter
  • Anhänge
  • Größe
  • Datum

Funktion

E-Mails filtern

ibm notes IBM Notes

Sie können eine Regel erstellen, damit E-Mails

  • von einem bestimmten Absender abgerufen oder
  • automatisch in einen Ordner verschoben werden.

gmail Gmail

Sie können eine Regel erstellen, damit E-Mails

  • an ein bestimmtes Label gesendet,
  • archiviert, gelöscht oder markiert oder
  • automatisch weitergeleitet werden.
2

Mit E-Mails arbeiten

2.1

Wenn Sie eine E-Mail verfassen möchten, klicken Sie auf SCHREIBEN.

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2.2

Um eine Nachricht zu lesen oder zu beantworten, klicken Sie im Posteingang einfach darauf.

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2.3

Schaffen Sie Ordnung im Posteingang.

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Mehr Möglichkeiten mit Gmail

3.1

Sie können auch dann E-Mails lesen und Entwürfe erstellen, wenn die Internetverbindung unterbrochen ist. Weitere Informationen

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3.2

Gerade abgesendete Nachrichten lassen sich zurückrufen. Weitere Informationen

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3.3

Sie können große E-Mail-Anhänge senden, indem Sie in Google Drive gespeicherte Dateien einfügen. Weitere Informationen

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3.4

Für häufig verwendete Standardtexte können Sie Vorlagen anlegen, sodass Sie nicht jedes Mal eine neue E-Mail schreiben müssen. Weitere Informationen

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3.5

Der Posteingang lässt sich mit Filtern automatisch sortieren. So können z. B. wichtige E-Mails markiert oder Benachrichtigungen archiviert werden. Weitere Informationen

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3.6

Sie können Antworten auf häufig eingehende E-Mails automatisieren, indem Sie Filter und Antwortvorlagen kombinieren. Weitere Informationen

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