Mit Google Tabellen dynamische Projektpläne erstellen

Möchten Sie rasch Arbeit aufteilen, Aufgaben zuweisen, Termine verfolgen und Statusupdates zu einem Projekt erhalten? Mithilfe einer freigegebenen Google-Tabelle können Sie ganz leicht Projektaufgaben verfolgen, aktualisieren und gemeinsam mit Ihrem Team bearbeiten.

Mit Google Tabellen dynamische Projektpläne erstellen
1

Projektplan einrichten

Erstellen Sie zunächst Ihren Projektplan. Fügen Sie anschließend alle Informationen hinzu, die Sie von Ihrem Team erfassen möchten.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

1.1

Projekttabelle erstellen

  1. Klicken Sie in Google Drive auf Neu > Google Tabellen.
  2. Klicken Sie auf Unbenannte Tabelle und geben Sie einen neuen Titel für Ihren Projektplan ein.
  3. Fügen Sie Spaltenüberschriften hinzu. Wenn Sie zum Beispiel Projektaufgaben verfolgen möchten, ist es hilfreich, Spalten für den Namen der zuständigen Person, für das Erledigungsdatum, für den Status und für etwaige Kommentare hinzuzufügen.
  4. Füllen Sie Ihre Tabelle zum Verfolgen des Projektplans mit Inhalten. Sobald Sie die Tabelle freigegeben haben, können auch andere Personen Inhalte einfügen.
Projekttabelle erstellen
1.2

Aufgabenbeschreibungen einfügen

Falls für Ihre Spaltenüberschrift oder die Aufgabe eine zusätzliche Erläuterung nötig ist, können Sie einfach eine Beschreibung als Notiz hinzufügen.

  1. Wählen Sie dazu die Spalte oder Zelle aus, denen Sie eine Notiz hinzufügen möchten.
  2. Wählen Sie Einfügen > Notiz aus.
  3. Geben Sie die gewünschte Beschreibung ein.
  4. Klicken Sie an eine beliebige Stelle außerhalb der Notiz, um sie zu schließen.
Aufgabenbeschreibungen einfügen
1.3

Auswahlmöglichkeiten beschränken

Falls Sie die Anzahl der Auswahlmöglichkeiten in einer Spalte beschränken möchten, fügen Sie einfach Optionen zur Auswahl hinzu. So können Sie zum Beispiel für die Spalte Status die Optionen Nicht gestartet, In Bearbeitung und Abgeschlossen als Auswahlmöglichkeiten vorgeben. Damit können Sie die Übersicht leichter sortieren und somit auch den Fortschritt besser verfolgen.

So schränken Sie die Anzahl der Auswahlmöglichkeiten in einer Spalte ein:

  1. Wählen Sie die Spalte aus, der Sie Auswahloptionen hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf Daten > Datenvalidierung.
  3. Wählen Sie neben Kriterien die Option Elemente aus einer Liste aus.
  4. Geben Sie die Auswahloptionen durch Kommas getrennt ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
  6. Optional: Klicken Sie in eine der Zellen unterhalb der Spaltenüberschrift, um die Auswahloptionen anzusehen.
Auswahlmöglichkeiten beschränken
1.4

Fortschrittsüberwachung einrichten

Mithilfe von Regeln zur bedingten Formatierung können Sie auf einen Blick sehen, wie es mit den Projektaufgaben vorangeht. Dazu können Sie zum Beispiel Farben für die verschiedenen Statusmeldungen hinzufügen. So heben sich abgeschlossene Aufgaben deutlicher von den noch nicht begonnenen oder gerade bearbeiteten Aufgaben ab.

So richten Sie eine Fortschrittsüberwachung ein:

  1. Wählen Sie die Spalte aus, auf die die Formatierungsregeln angewendet werden sollen.
  2. Wählen Sie Format > Bedingte Formatierung aus.
  3. Legen Sie die Regeln fest. Im genannten Beispiel weisen Sie verschiedene Farben zu, je nachdem, ob eine Aufgabe Abgeschlossen, Nicht gestartet oder In Bearbeitung ist:
  4. a Wählen Sie im Tab Einfarbig unter Zellen formatieren, wenn die Option Text enthält aus.

    b Geben Sie in das Feld unter Text enthält Abgeschlossen ein.

    c Klicken Sie unter Formatierungsstil auf die Liste, um auszuwählen, ob der Zellhintergrund oder der Text selbst farbig dargestellt werden soll.

    d Optional: Klicken Sie auf "Schriftfarbe" format_color_text oder "Füllfarbe" format_color_fill, um eine benutzerdefinierte Schrift- oder Hintergrundfarbe zuzuweisen. Bei Bedarf können Sie auch beides festlegen, also sowohl eine bestimmte Schriftfarbe als auch die gewünschte Hintergrundfarbe.

    e Optional: Klicken Sie auf Weitere Regel hinzufügen und führen Sie dieselben Schritte erneut aus, um weitere Regeln hinzuzufügen. Sie können zum Beispiel dem Status Nicht gestartet eine rote Hintergrundfarbe zuweisen, während Aufgaben mit dem Status In Bearbeitung einen orangen Hintergrund erhalten.

    f Klicken Sie auf Fertig.

Fortschrittsüberwachung einrichten
1.5

Benachrichtigungen hinzufügen

Verpassen Sie keine Projektaktualisierungen und Statusänderungen – dank E-Mail-Benachrichtigungen. So erfahren Sie sofort, wenn jemand eine Änderung am Projektplan vorgenommen hat. Sie sehen auf einen Blick, wer wann etwas geändert hat, und um welche Änderung es sich handelt. Wie oft Sie benachrichtigt werden möchten, legen Sie selbst fest.

So fügen Sie Benachrichtigungen hinzu:

  1. Wählen Sie in der Tabelle Tools > Benachrichtigungsregeln aus.
  2. Legen Sie fest, wann und wie oft Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.
  3. Klicken Sie auf Speichern.
  4. Klicken Sie auf Fertig.
Benachrichtigungen hinzufügen
2

Mit Ihrem Team zusammenarbeiten

Sie können den Projektplan jetzt für Ihr Team freigeben und mit der Zusammenarbeit beginnen.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

2.1

Kritische Inhalte sperren

Es kann vorkommen, dass Sie bestimmte Inhalte nicht vom Team geändert haben möchten. Schützen Sie die betreffenden Textstellen. So stellen Sie sicher, dass diese Inhalte entweder gar nicht oder nur von ausgewählten Personen bearbeitet werden können.

So sperren Sie kritische Inhalte:

  1. Wählen Sie die Zellen aus, die Sie schützen möchten.
  2. Klicken Sie auf Daten > Geschützte Tabellenblätter und Bereiche.
  3. Klicken Sie auf Berechtigungen festlegen.
  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
  • Um Änderungen auf bestimmte Personen zu beschränken, wählen Sie die Option Beschränken, wer diesen Bereich bearbeiten darf aus und legen Sie fest, wer die Zellen bearbeiten darf.
  • Falls Sie eine Warnung einblenden lassen möchten, wenn jemand Änderungen vornimmt, wählen Sie die Option Beim Bearbeiten dieses Bereichs Warnung anzeigen aus.
  • Klicken Sie auf Fertig.
Kritische Inhalte sperren
2.2

Google Groups-Gruppe für Ihr Team erstellen

Um E-Mails über eine einzige E-Mail-Adresse an das gesamte Team zu senden und die Freigabe von Dateien zu vereinfachen, müssen Sie nur eine E-Mail-Liste in Google Groups einrichten.

Wenn Sie einer Gruppe weitere Personen hinzufügen, erhalten diese Nutzer automatisch Zugriff auf die Inhalte, die Sie zuvor für diese Gruppe freigegeben haben. Wenn Sie jemanden aus der Gruppe entfernen, verliert die Person den Zugriff auf die Inhalte, die Sie für die Gruppe freigegeben haben.

So erstellen Sie eine Google-Gruppe:

  1. Klicken Sie in Google Groups auf GRUPPE ERSTELLEN.
  2. Geben Sie einen Namen und eine E-Mail-Adresse für die Gruppe ein.
  3. Wählen Sie als Gruppentyp E-Mail-Liste aus.
  4. Legen Sie durch die Zuweisung von Rollen fest, wer Themen lesen, Nachrichten posten und der Gruppe beitreten darf:
  • Mitglied: darf in der Gruppe Beiträge posten
  • Manager: darf in der Gruppe Beiträge posten und Mitglieder genehmigen, hinzufügen oder entfernen
  • Eigentümer: darf Mitglieder hinzufügen. Standardmäßig sind Gruppenersteller automatisch Eigentümer. Es ist jedoch möglich, weitere Eigentümer hinzuzufügen.
  • Klicken Sie auf ERSTELLEN.
  • Klicken Sie auf Personen in die Gruppe einladen.
  • Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie in die Gruppe einladen möchten.
  • Klicken Sie auf Einladungen senden.
Google Groups-Gruppe für Ihr Team erstellen
2.3

Tabelle für Ihr Team freigeben

Geben Sie Ihren Projektplan als Nächstes für Ihre Teammitglieder frei. Alternativ können Sie ihn auch für die Gruppe freigeben, die Sie für Ihr Team eingerichtet haben.

So geben Sie eine Datei frei, deren Eigentümer Sie sind oder die Sie bearbeiten können:

  1. Öffnen Sie die Datei, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf Freigeben.
  3. Geben Sie die individuellen E-Mail-Adressen oder einfach die Google Groups-Adresse des gesamten Projektteams ein.
  4. Wählen Sie aus, welchen Zugriff Sie den Personen gewähren möchten:
  • Darf bearbeiten: Mitbearbeiter können Inhalte hinzufügen und bearbeiten oder Kommentare hinzufügen. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie möchten, dass Ihre Teammitglieder den Projektplan selbständig aktualisieren.
  • Darf kommentieren: Mitbearbeiter können Kommentare hinzufügen, aber keine Inhalte bearbeiten.
  • Darf ansehen: Der oder die Betreffende kann die Datei ansehen, jedoch nicht bearbeiten oder Kommentare hinzufügen.
  • Optional: Fügen Sie eine Notiz mit der Beschreibung des Projektplans hinzu.
  • Klicken Sie auf Senden.
  • Alle Personen, für die Sie die Datei freigegeben haben, erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Datei. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern Bearbeitungsrechte gewährt haben, können sie folgende Aktionen ausführen:

    • Inhalte wie Aufgaben, zuständige Personen und Fälligkeitsdaten hinzufügen oder aktualisieren
    • Inhalte nach Interessenlage filtern
    • Kommentare für bestimmte Personen einfügen
    • Aufgabenstatus aktualisieren
    • Beschreibende Notizen zu Aufgaben hinzufügen
Tabelle für Ihr Team freigeben
2.4

Informationen mithilfe von Filtern organisieren

Sie möchten nur Aufgaben sehen, die Ihnen zugewiesen wurden oder an einem bestimmten Tag fällig sind? Erstellen Sie eine Filteransicht. Speichern Sie die Ansicht, um sie später leicht wieder aufzurufen. Sie können auch einen Link zur Ansicht an ein Teammitglied senden, damit dieses nur die wirklich wichtigen Informationen sieht.

So erstellen Sie eine Filteransicht:

  1. Wählen Sie Daten > Filteransichten > Neue Filteransicht erstellen aus.
  2. Klicken Sie oben neben Name und geben Sie einen Namen für die Filteransicht ein.
  3. Klicken Sie auf die Pfeile in den Spaltenüberschriften und wählen Sie Optionen zum Sortieren und Filtern der Daten aus.
  4. Optional: Um einen Link zur Filteransicht zu senden, kopieren Sie die URL und fügen Sie den kopierten Link in eine E-Mail ein.
  5. Klicken Sie rechts oben auf "Schließen" close, um die Filteransicht zu schließen. Die Filteransicht wird automatisch gespeichert.
Informationen mithilfe von Filtern organisieren
2.5

Kommentare und gezieltes Feedback hinzufügen

Wenn Sie Feedback zu einer bestimmten Aufgabe möchten, eine Frage haben oder jemandem eine Aufgabe zuweisen möchten, fügen Sie einfach Kommentare in Ihrer Tabelle hinzu.

So fügen Sie der Tabelle Kommentare hinzu:

  1. Wählen Sie die Zelle aus, der Sie einen Kommentar hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf "Kommentar einfügen" Google Docs – Kommentar einfügen.
  3. Optional: Um Ihren Kommentar an eine bestimmte Person zu richten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Die eingefügte Person erhält daraufhin eine E-Mail mit Ihrem Kommentar und einem Link zur Datei.
  4. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
  5. Klicken Sie auf Kommentieren.
Kommentare und gezieltes Feedback hinzufügen
3

Mehr Möglichkeiten mit der G Suite

Die G Suite ist noch effektiver einsetzbar, wenn Sie alle Produkte gemeinsam als Paket nutzen. Hier finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie noch schneller und besser gemeinsam an Ihrem Projektplan arbeiten können:

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

3.1

Projektplan an Teambesprechungen anhängen

Stellen Sie sicher, dass vor der Besprechung alle die aktuelle Fassung des Projektplans vorliegen haben. Fügen Sie dazu einfach in Google Kalender der Besprechungseinladung den Projektplan als Anhang hinzu. Dann können alle Teammitglieder – egal, ob vor Ort oder anderswo – auf die Datei zugreifen und sie in Echtzeit aktualisieren. Sie können auch die ersten Minuten der Besprechung dafür verwenden, Statusaktualisierungen von allen Beteiligten einzuholen und den Projektplan entsprechend anzupassen.

So hängen Sie den Projektplan an eine Kalendereinladung an:

  1. Doppelklicken Sie in Google Kalender auf den Termin.
  2. Klicken Sie auf Anhang hinzufügen.
  3. Wählen Sie die Tabelle mit dem Projektplan aus und klicken Sie auf Auswählen.
  4. Klicken Sie auf SPEICHERN.
Projektplan an Teambesprechungen anhängen
3.2

Projektpläne über Videoanrufe präsentieren

Präsentieren Sie Ihren Projektplan in der Teambesprechung, sodass alle Mitglieder – auch die, die nicht vor Ort sind – auf einem einheitlichen Stand sind.

So präsentieren Sie den Projektplan:

  1. Öffnen Sie den Projektplan in Google Drive.
  2. Klicken Sie in Hangouts Meet auf Präsentieren und wählen Sie aus, was gezeigt werden soll:
    • Mein ganzer Bildschirm
    • Ein Fenster
  3. Klicken Sie auf Freigeben.
  4. Um die Präsentation zu beenden, klicken Sie auf Freigabe beenden oder unten auf Sie sind eingeblendet > Präsentation abbrechen.
Projektpläne über Videoanrufe präsentieren
3.3

Projektpläne auf der Teamwebsite einbetten

Geben Sie eine Masterkopie Ihres Projektplans auf Ihrer Teamwebsite frei. Aktualisierungen an der Tabelle erscheinen dann automatisch auf der Website.

So betten Sie den Projektplan auf der Teamwebsite ein:

  1. Öffnen Sie in Google Sites die Seite Ihrer Website, auf der Sie die Tabelle einbetten möchten.
  2. Klicken Sie oben auf der Seite auf Einfügen > Tabellen.
  3. Wählen Sie den Projektplan aus und klicken Sie auf Einfügen.
Projektpläne auf der Teamwebsite einbetten
3.4

Von unterwegs auf Dateien zugreifen und diese bearbeiten

Auch wenn Sie nicht am Schreibtisch sitzen, können Sie Ihren Projektplan weiterhin über Ihr Smartphone oder Tablet ansehen und bearbeiten. Laden Sie dazu einfach die Google Tabellen App herunter. Alle Änderungen, die Sie an Ihren Inhalten vornehmen, werden automatisch mit dem Web und allen anderen Geräten synchronisiert. Sie sind also immer und überall auf dem Laufenden.

Auf einem Android-Gerät:

  1. Tippen Sie auf das Symbol für Google Play.
  2. Suchen und installieren Sie die Google Tabellen App.

Auf einem iOS-Gerät:

  1. Tippen Sie auf das Symbol für den App Store.
  2. Suchen und installieren Sie die Google Tabellen App.
Von unterwegs auf Dateien zugreifen und diese bearbeiten

Nächste Schritte

Jetzt ausprobieren

Probieren Sie Google Tabellen aus und erstellen Sie eine Kopie dieses Projektplans.

Weitere Schulungen

Entdecken Sie weitere Möglichkeiten zur besseren Zusammenarbeit mit Google Tabellen. Beispielsweise können Sie Microsoft® Excel®-Tabellen bearbeiten, ohne Office zu installieren, zu früheren Versionen Ihrer Tabelle wechseln und auch offline auf Ihre Dateien zugreifen.