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Kalender und E-Mails des Chefs verwalten

Egal, ob Sie als Assistent für jemanden tätig sind oder Ihren Chef nur für eine Woche vertreten – Sie können im Namen einer anderen Person in Gmail Nachrichten verfassen und beantworten und Termine in Google Kalender verwalten.

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Teamveranstaltungen, Reisen und mehr organisieren

Sie haben die Aufgabe, Reisen oder Veranstaltungen für Ihre Kollegen zu organisieren? Mit einem Google-Formular können Sie Informationen zu Flügen und Hotels erfassen oder einen Veranstaltungstermin finden, der allen passt. Anschließend können Sie mit einer Google Groups-Mailingliste wichtige Neuigkeiten zu einer Reise oder einer Veranstaltung an die entsprechenden Personen senden.

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Mit Filtern automatisch Ordnung im Posteingang schaffen

Erstellen Sie Filter, um E-Mails automatisch zu löschen, zu markieren oder weiterzuleiten, und versehen Sie relevante eingehende Nachrichten mit Labels. Wenn es im Posteingang Ihres Chefs von unwichtigen E-Mails nur so wimmelt, richten Sie einen Filter ein, damit Gmail z. B. E-Mails zu Terminab- und -zusagen automatisch archiviert. Das sorgt für Ordnung im Posteingang Ihres Chefs und er kann sich auf die wichtigsten Nachrichten konzentrieren.

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E-Mails einfach zurückrufen

Sie haben eine E-Mail mit einem Tippfehler verschickt? Sie haben einen Empfänger vergessen? Sie hätten die Nachricht lieber gar nicht abgeschickt? Sie können eine Nachricht innerhalb von bis zu 30 Sekunden nach dem Versand zurückrufen, indem Sie in Gmail die Funktion "E-Mails zurückrufen" aktivieren.

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Mehrere Zeitzonen im Blick behalten

Wenn Sie mit Menschen rund um den Globus zusammenarbeiten, müssen Sie wissen, wer wann in seiner Zeitzone erreichbar ist. Sie müssen auch dafür sorgen, dass Vorgesetzte und Kollegen keine wichtigen Treffen oder Veranstaltungen wegen Zeitunterschieden bei Reisen verpassen. Sie können hierfür Ihrem Kalender eine Weltzeituhr hinzufügen und so rasch nachsehen, wie spät es in anderen Ländern ist.

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Zeit sparen dank Antwortvorlagen

Schreiben Sie häufig immer wieder dieselben Nachrichten? Mit der Gmail-Funktion "Gespeicherte Antworten" können Sie häufige Antworten einfach speichern und dann ganz leicht wiederverwenden, z. B. die Wegbeschreibung zum Firmensitz oder die Anleitung zur Teilnahme an einer Videokonferenz. Wenn Sie also das nächste Mal im Namen Ihres Chefs E-Mails an neue Kunden senden, können Sie einfach eine passende gespeicherte Antwort als Vorlage verwenden – und müssen nicht jedes Mal mühsam denselben Text eingeben.

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Mehrere Signaturen ganz leicht verwalten

Benötigen Sie für E-Mails innerhalb Ihres Unternehmens und für externe E-Mails verschiedene Signaturen? Mit gespeicherten Antworten in Gmail können Sie ganz leicht mehrere Signaturen verwalten und nach Bedarf verwenden. Bei Ihrer nächsten E-Mail wählen Sie dann einfach die entsprechende Antwort mit der gewünschten Signatur aus.

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Alle wichtigen Aufgaben auf Ihrer Aufgabenliste im Blick behalten

Sie können in Gmail oder Google Kalender Aufgaben erstellen und so den Überblick behalten und Prioritäten setzen. Wandeln Sie E-Mails ganz einfach in Aufgaben um und erstellen Sie Termine, die automatisch in Ihrem Kalender angezeigt werden.

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Mit Hangouts in Kontakt bleiben

Ihr Chef ist nicht im Büro und Sie müssen dringend eine wichtige Frage klären? Mit Hangouts können Sie sofort, überall und auf jedem beliebigen Gerät einen Chat oder eine spontane Videokonferenz starten.

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Häufige Gmail-Suchanfragen mit nur einem Klick ausführen

Suchen Sie regelmäßig nach denselben Gmail-Nachrichten, z. B. nach E-Mails zu einem anstehenden Termin oder alle E-Mails von Ihrem Chef? Hier bietet sich das Gmail-Lab "Quick Links" an, mit dem Sie Suchanfragen speichern und mit nur einem Mausklick erneut ausführen können.

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Teilnehmer von Besprechungen mit Terminanhängen informieren

Bieten Sie Ihrem Chef und Teammitgliedern die Möglichkeit, sich im Vorfeld Dateien anzusehen, die für eine Besprechung relevant sind. Sie können beim Versenden einer Kalender-Einladung verschiedene Dateien anhängen, z. B. Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Tagesordnungen. So kann jeder die relevanten Dateien vor der Besprechung durchsehen, sich entsprechend vorbereiten und frühzeitig Fragen und Ideen zurechtlegen. Für eine fehlende Vorbereitung gibt es dann keine Ausrede mehr.

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Mit Teamankündigungen alle auf dem Laufenden halten

Sie möchten eine wichtige Ankündigung von Ihrem Chef an das gesamte Team weitergeben oder alle Teammitglieder über Aktivitäten Ihres Unternehmens informieren? Erstellen Sie hierfür eine Google Groups-Mailingliste für Ihr Team. Anschließend können Sie die E-Mail-Adresse der Gruppe in Gmail oder Google Kalender verwenden, um Ihre Kollegen über Terminänderungen oder andere wichtige Dinge zu informieren.

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Betriebliche Anfragen über eine Google Sites-Website erfassen

Sie möchten betriebliche Anfragen möglichst effizient koordinieren? Verwenden Sie ein Google-Formular, das Teammitglieder ausfüllen können, um Dienstleistungen anzufordern, z. B. ein Catering oder eine Wartungsmaßnahme. Auf einer Google Sites-Website können Sie das Formular anschließend einbetten. Ihre Mitarbeiter haben so einen zentralen Punkt, auf den sie von überall aus und auf jedem Gerät zugreifen können, um betriebliche Anfragen einzureichen. Wenn jemand ein Formular einreicht, wird die Antwort in Google Tabellen erfasst. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Antworten einrichten, damit sich das entsprechende Team so schnell wie möglich um die Anfrage kümmern kann.

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Tägliche Terminübersicht im Posteingang des Chefs zustellen lassen

Unterstützen Sie Ihren Chef dabei, den Überblick zu behalten, indem Sie in Google Kalender den Versand einer täglichen Terminübersicht einrichten, die Ihr Chef dann gleich frühmorgens lesen kann. So sieht er, was an diesem Tag ansteht, und kann sich auf wichtige Termine und Besprechungen vorbereiten.

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Jederzeit und auf jedem Gerät auf Dateien zugreifen

Sie möchten auf eine wichtige Datei auch dann zugreifen, wenn Sie gerade nicht im Büro sind und nicht auf Ihre E-Mails zugreifen können? Speichern Sie Ihre Dateien einfach in Google Drive. Sie können dann jederzeit und von jedem Gerät auf die Dateien zugreifen, sie freigeben und bearbeiten.

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Änderungen an Dateien und Ordnern in Google Drive im Blick behalten

Sie möchten wissen, welche Änderungen jemand an Ihren Dokumenten vornimmt? Speichern Sie Ihre Dateien und Ordner in Google Drive und geben Sie sie im Handumdrehen für Ihren Chef und Ihre Kollegen frei. Wenn jemand Feedback hinzufügt oder Vorschläge genehmigt, wird in Google Drive angezeigt, welche Dateien geändert wurden. So ist jeder auf dem gleichen Stand.

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Ganz einfach zusammen mit Kollegen an Dokumenten arbeiten

Sie möchten Feedback zu einem wichtigen Dokument von Ihrem Chef oder Ihrem Team? Sie möchten eine Datei direkt per Chat mit anderen besprechen und nicht mühsam per E-Mail hin- und herschicken und kommentieren? Erstellen Sie eine Datei mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Formulare und Google Zeichnungen und geben Sie sie für alle Beteiligten frei. Sie können dann direkt in der Datei in Echtzeit mit anderen chatten.

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Mit Teamkalendern Zeitpläne und Verfügbarkeiten koordinieren

Bei großen Teams kann es eine echte Herausforderung sein, Termine zu finden, die allen passen. Mithilfe von Google Kalender können Sie die einzelnen Kalender Ihrer Teammitglieder übereinanderlegen und so herausfinden, wann alle verfügbar sind. Sie können auch mehrere Teamkalender erstellen, um Tagungen, Schulungen, Urlaub und mehr besser im Blick zu haben. Auf diese Weise erfahren Sie, wann Ihre Mitarbeiter Zeit haben, und können problemlos Teambesprechungen und sonstige Veranstaltungen planen.

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Tastenkombinationen erstellen

Sie möchten Zeit sparen und produktiver arbeiten? Dann empfehlen wir Ihnen die Tastenkombinationen in Gmail, mit denen Sie häufige Funktionen rasch per Tastatur ausführen können.

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Änderungen in Dokumenten schneller finden

Wenn Sie zusammen mit Ihrem Chef und mit Kollegen an einem Dokument arbeiten, ist es manchmal schwierig nachzuvollziehen, wer wann bestimmte Änderungen vorgenommen hat. In solchen Fällen hilft der Überarbeitungsverlauf in Google Docs. Sie können sich damit leicht einen Überblick über die Änderungen am Dokument verschaffen. Nach Wunsch können Sie auch jederzeit frühere Versionen des Dokuments wiederherstellen.