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Kalender und E-Mails Ihres Vorgesetzten verwalten

Egal, ob Sie als Assistent für jemanden tätig sind oder Ihren Chef nur für eine Woche vertreten – Sie können im Namen einer anderen Person in Gmail Nachrichten verfassen und beantworten und Termine in Google Kalender verwalten.

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Teamveranstaltungen, Reisen und mehr organisieren

Sie haben die Aufgabe, Reisen oder Veranstaltungen für Ihre Kollegen zu organisieren? Mit einem Google-Formular können Sie Informationen zu Flügen und Hotels erfassen oder einen Veranstaltungstermin finden, der allen passt. Anschließend geht es über eine Google Groups-Mailingliste ganz einfach, die wichtigsten Neuigkeiten zu einer Reise oder einer Veranstaltung an die entsprechenden Personen zu senden.

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Mit Filtern automatisch Ordnung im Posteingang schaffen

Mithilfe von Filtern lassen sich E-Mails automatisch löschen, markieren oder weiterleiten. Relevante eingehende Nachrichten können Sie dann mit Labels sortieren. Im Posteingang Ihres Chefs wimmelt es nur so von unwichtigen E-Mails? Dann richten Sie einen Filter ein, damit in Gmail z. B. E-Mails zu Terminab- und -zusagen automatisch archiviert werden. Das sorgt für Ordnung im Posteingang – und Ihr Chef kann sich auf die wichtigsten Nachrichten konzentrieren.

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E-Mails einfach zurückrufen

Sie haben eine E-Mail mit einem Tippfehler verschickt? Sie haben einen Empfänger vergessen? Sie hätten die Nachricht lieber gar nicht abgeschickt? Sie können eine Nachricht innerhalb von 30 Sekunden nach dem Versand zurückrufen, indem Sie in Gmail die Funktion "E-Mails zurückrufen" aktivieren.

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Mehrere Zeitzonen im Blick behalten

Wenn Sie mit Menschen rund um den Globus zusammenarbeiten, müssen Sie wissen, wer wann in seiner Zeitzone erreichbar ist. Sie müssen auch dafür sorgen, dass Vorgesetzte und Kollegen keine wichtigen Treffen oder Veranstaltungen wegen Zeitunterschieden bei Reisen verpassen. Sie können hierfür Ihrem Kalender eine Weltzeituhr hinzufügen und so rasch nachsehen, wie spät es in anderen Ländern ist.

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Zeit sparen dank Antwortvorlagen

Schreiben Sie häufig immer wieder dieselben Nachrichten? Möchten Sie wichtige Informationen ganz einfach wiederverwenden, z. B. die Wegbeschreibung zum Firmensitz oder die Anleitung zur Teilnahme an einer Videokonferenz? Mit der Gmail-Funktion "Gespeicherte Antworten" können Sie Antworten einfach speichern. Wenn Sie also das nächste Mal im Namen Ihres Chefs E-Mails an neue Kunden senden, können Sie einfach eine passende gespeicherte Antwort als Vorlage verwenden – und müssen nicht jedes Mal mühsam denselben Text eingeben.

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Ganz leicht mehrere Signaturen verwalten

Benötigen Sie für E-Mails innerhalb Ihres Unternehmens und für externe E-Mails verschiedene Signaturen? Mit gespeicherten Antworten in Gmail können Sie ganz leicht mehrere Signaturen verwalten und nach Bedarf verwenden. Bei Ihrer nächsten E-Mail wählen Sie dann einfach die entsprechende Antwort mit der gewünschten Signatur aus.

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Alle wichtigen Aufgaben auf der Aufgabenliste im Blick behalten

Sie können in Gmail oder Google Kalender Aufgaben erstellen und so den Überblick behalten und Prioritäten setzen. E-Mails lassen sich ganz einfach in Aufgaben umwandeln und mit Terminen versehen, die automatisch im Kalender angezeigt werden.

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Mit Hangouts in Kontakt bleiben

Ihr Chef ist nicht im Büro und Sie müssen dringend eine wichtige Frage klären? Mit Hangouts können Sie sofort, überall und auf jedem beliebigen Gerät einen Chat starten.

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Detaillierte Suchergebnisse zu Ihren Kontakten

Sie benötigen ausführliche Informationen zu einer Person in Ihrem Team? Mit Cloud Search können Sie in allen Ihren G Suite-Produkten nach Informationen zu einer bestimmten Person suchen und zum Beispiel eine Profilkarte mit Kontaktdaten und beruflichen Details, E-Mail-Adressen sowie allen freigegebenen Drive-Dateien und Kalenderterminen der Person aufrufen.

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Teilnehmer von Besprechungen mit Terminanhängen informieren

Bieten Sie Ihrem Chef und Teammitgliedern die Möglichkeit, sich im Vorfeld Dateien anzusehen, die für eine Besprechung relevant sind. Sie können beim Versenden einer Kalender-Einladung verschiedene Dateien anhängen, z. B. Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Tagesordnungen. So kann jeder die relevanten Dateien vor der Besprechung durchsehen, sich entsprechend vorbereiten und frühzeitig Fragen und Ideen zurechtlegen. Für eine fehlende Vorbereitung gibt es dann keine Ausrede mehr.

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Mit Teamankündigungen alle auf dem Laufenden halten

Sie möchten eine wichtige Ankündigung vom Chef an das gesamte Team weitergeben oder alle Teammitglieder über Aktivitäten Ihres Unternehmens informieren? Erstellen Sie hierfür eine Google Groups-Mailingliste für Ihr Team. Anschließend können Sie die E-Mail-Adresse der Gruppe in Gmail oder Google Kalender verwenden, um Ihre Kollegen über Terminänderungen oder andere wichtige Dinge zu informieren.

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Betriebliche Anfragen über eine Google Sites-Website erfassen

Sie möchten betriebliche Anfragen möglichst effizient koordinieren? Verwenden Sie ein Google-Formular, das Teammitglieder ausfüllen können, um Dienstleistungen anzufordern, z. B. ein Catering oder eine Wartungsmaßnahme. Anschließend können Sie das Formular auf einer Google Sites-Website einbetten. Ihre Mitarbeiter haben so einen zentralen Punkt, auf den sie von überall aus und auf jedem Gerät zugreifen können, um betriebliche Anfragen einzureichen. Wenn jemand ein Formular einreicht, werden die Antworten in Google Tabellen erfasst. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Antworten einrichten, damit sich das entsprechende Team so schnell wie möglich um die Anfrage kümmern kann.

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Tägliche Terminübersicht im Posteingang des Chefs zustellen lassen

Unterstützen Sie Ihren Chef dabei, den Überblick zu behalten, indem Sie in Google Kalender den Versand einer täglichen Terminübersicht einrichten, die Ihr Chef dann gleich frühmorgens lesen kann. So sieht er, was an diesem Tag ansteht, und kann sich auf wichtige Termine und Besprechungen vorbereiten.

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Jederzeit und auf jedem Gerät auf Dateien zugreifen

Sie möchten auf eine wichtige Datei auch dann zugreifen, wenn Sie gerade nicht im Büro sind und nicht auf Ihre E-Mails zugreifen können? Speichern Sie Ihre Dateien einfach in Google Drive. Sie können dann jederzeit und von jedem Gerät auf die Dateien zugreifen, sie freigeben und bearbeiten.

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Änderungen an Dateien und Ordnern in Google Drive im Blick behalten

Sie möchten wissen, welche Änderungen jemand an Ihren Dokumenten vornimmt? In Google Drive können Ihre Dateien und Ordner speichern und sie im Handumdrehen für Ihren Chef und Ihre Kollegen freigeben. Wenn jemand Feedback hinzufügt oder Vorschläge genehmigt, wird in Google Drive angezeigt, welche Dateien geändert wurden. So ist jeder auf dem gleichen Stand.

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Ganz einfach zusammen mit Kollegen an Dokumenten arbeiten

Sie möchten Feedback zu einem wichtigen Dokument von Ihrem Chef oder Ihrem Team erhalten? Sie möchten eine Datei direkt per Chat mit anderen besprechen und nicht mühsam per E-Mail hin- und herschicken und kommentieren? Mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Formulare und Google Zeichnungen können Sie eine Datei erstellen, sie für alle Beteiligten freigeben und dann direkt in der Datei in Echtzeit die Details im Chat besprechen.

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Mit Teamkalendern Termine und Verfügbarkeiten koordinieren

Bei großen Teams kann es eine echte Herausforderung sein, Termine zu finden, die allen passen. Mithilfe von Google Kalender können Sie die einzelnen Kalender Ihrer Teammitglieder übereinanderlegen und so herausfinden, wann alle verfügbar sind. Sie können auch mehrere Teamkalender erstellen, um Tagungen, Schulungen, Urlaub und mehr besser im Blick zu haben. Auf diese Weise erfahren Sie, wann Ihre Mitarbeiter Zeit haben, und können problemlos Teambesprechungen und sonstige Veranstaltungen planen.

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Tastenkürzel verwenden

Sie möchten Zeit sparen und produktiver arbeiten? Dann empfehlen wir Ihnen die Tastenkombinationen in Gmail, mit denen Sie häufige Funktionen rasch per Tastatur ausführen können.

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Änderungen in Dokumenten schneller finden

Wenn Sie zusammen mit Ihrem Chef und mit Kollegen an einem Dokument arbeiten, ist es manchmal schwierig nachzuvollziehen, wer wann bestimmte Änderungen vorgenommen hat. In solchen Fällen hilft der Überarbeitungsverlauf in Google Docs. Sie können sich damit leicht einen Überblick über die Änderungen am Dokument verschaffen. Nach Wunsch können Sie auch jederzeit frühere Versionen des Dokuments wiederherstellen.