Professionelle Tools für Ihre Verwaltung – kostenlos

Wer große Probleme lösen muss, braucht das geeignete Handwerkszeug. Mit G Suite für Non-Profits kommunizieren berechtigte gemeinnützige Organisationen effizienter und arbeiten von überall zusammen. Ihre Daten sind geschützt und der Support steht rund um die Uhr zur Verfügung. G Suite für Non-Profits enthält G Suite Basic und Tools wie Gmail, Google Kalender und Google Drive. So kümmern Sie sich um die Dinge, die etwas bewegen, anstatt Ihre Zeit mit der Verwaltung der IT zu verlieren.

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Alle Ressourcen gut organisiert ein einem Ort

Sie verlieren den Überblick über wichtige Dokumente, die an verschiedenen Stellen gespeichert sind? Dann migrieren Sie Ihre Inhalte zu Google Drive bzw. zu einer Teamablage. Von dort aus können Sie sie ganz einfach für Mitarbeiter, freiwillige Helfer, Vorstandsmitglieder und Spender freigeben. Über die Suchfunktion in Google Drive finden Sie die gewünschten Dokumente oder Ordner innerhalb von Sekunden.

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Wirkungsvolle Präsentationen erstellen und halten

Sie brauchen Ideen für Bildmaterial und Daten, die sich gut in Ihrer Vorstandspräsentation machen? Klicken Sie in Google Tabellen oder Google Präsentationen auf Erkunden. Dort finden Sie Formatierungsvorschläge, Diagramme und Datenanalysen oder Antworten auf Fragen zu Ihren Daten. Wenn Sie mit Teammitgliedern an anderen Orten zusammenarbeiten, können Sie Ihren Bildschirm in einer Videokonferenz in Hangouts Meet freigeben, um Ihre Ideen zu präsentieren. Sie haben sogar die Möglichkeit, die Besprechung aufzuzeichnen und im Anschluss zu versenden.

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Überzeugende Förderanträge präsentieren

Mit Google Docs erstellen Sie überzeugende Förderanträge. Und richtig professionell wirkt Ihr Dokument, wenn Sie Bilder hinzufügen oder Karten einbetten. Sie können Ihr Dokument freigeben und sich in Echtzeit Änderungsvorschläge und Feedback von Ihren Kollegen anzeigen lassen – über zielgerichtete Kommentare ist das ganz einfach. Dank des Überarbeitungsverlaufs sehen Sie, wer wann was geändert hat. So sparen Sie sich unterschiedliche Entwurfsdateien und können frühere Versionen jederzeit wiederherstellen. Für den letzten Schliff brauchen Sie den Antrag nur noch direkt in das PDF-Format zu exportieren.

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Ihr Team aus der ganzen Welt zusammenbringen

Mit Google Kalender lassen sich Teamkalender erstellen und für Kollegen, freiwillige Helfer und Vorstandsmitglieder freigeben. Damit wird die Terminplanung einfach und übersichtlich. Mit Hangouts Meet können Sie sich per Videoanruf von Angesicht zu Angesicht unterhalten, um persönliche Beziehungen zu pflegen. Die mobilen Optionen für G Suite-Produkte bieten sich an, damit Sie immer mit dem Büro in Kontakt sind, auch auf Reisen.

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Keine wichtigen E-Mails verpassen

Ihr Posteingang quillt vor ungelesenen Nachrichten über? In Gmail lassen sich eingehende Nachrichten mit Filtern und Labeln nach Absender oder Inhalt organisieren. So verpassen Sie nie wieder E-Mails über Ausschreibungen von Förderprojekten, wichtige Programmaktivitäten oder von Spendern. Und dank Antwortvorlagen verbringen Sie deutlich weniger Zeit mit der Formulierung sich wiederholender E-Mail-Antworten.

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Einfaches Onboarding für neue Mitarbeiter oder freiwillige Helfer

Sie gestalten den Onboarding-Prozess jedes Mal wieder von Neuem, wenn Sie einen Mitarbeiter oder freiwilligen Helfer aufnehmen? Google Sites bietet Ihnen die Möglichkeit, eine interne oder externe Website zu erstellen, auf der Sie alle wichtigen Informationen für Neuzugänge einstellen können. Aus Drive lassen sich Dokumente einbetten und Formulare sind eine einfache Möglichkeit, um Kontaktdaten zu erfassen oder den Abschluss einer Schulung zu bescheinigen. Damit neue Mitarbeiter und Helfer die für ihre Funktionen (Buchhalter, freiwilliger Helfer usw.) geeigneten Materialien und E-Mail-Listen erhalten, fügen Sie sie zu Google Groups hinzu.

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Anwerbung freiwilliger Helfer und Kommunikation optimieren

Wenn Sie freiwillige Helfer für eine kommende Veranstaltung anwerben müssen, können Sie mithilfe von Formularen einen Fragebogen erstellen, in dem Sie ihre Angaben erfassen. Sie können das Formular auf Ihrer Website einstellen oder einen Link dazu versenden, um die Antworten einzuholen. Durch anschließendes Exportieren der Antworten in Google Tabellen haben Sie die Möglichkeit, die Daten zu filtern und Trends zu analysieren. In Google Groups erstellen Sie schließlich eine neue Gruppe für Ihre freiwilligen Helfer, in der sie miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten können. Wenn Sie eine Website für freiwillige Helfer in Google Sites erstellt haben, brauchen Sie Ihre Helfer nur noch in einer Begrüßungs-E-Mail dorthin zu verweisen.

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Mitarbeiter und freiwillige Helfer schulen – jederzeit und überall

Eine zentrale Schulungswebsite in Google Sites zu erstellen bietet sich an, wenn Sie Mitarbeiter und Helfer an verschiedenen Orten schulen müssen. Speichern Sie sämtliche Einarbeitungsaufgaben, Organisationsrichtlinien und ähnliche Dokumente in Google Drive bzw. Teamablagen. Anschließend betten Sie die Dateien in die Website ein. In Hangouts Meet können Sie für Teilnehmer weltweit Liveschulungen durchführen und sparen Zeit und Reisekosten. Für freiwillige Helfer können Sie die Schulung aufzeichnen und auf Ihrem YouTube-Kanal veröffentlichen.

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Dateien der Organisation beim Ausscheiden von Mitarbeitern behalten

Kennen Sie das? Ein Mitarbeiter oder freiwilliger Helfer hat Ihre Organisation verlassen und nun überlegen Sie verzweifelt, wie Sie Zugang zu seinen Förderanträgen, Daten oder Berichten bekommen. Mit Teamablagen erstellen Sie gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen verschiedene Teams Inhalte einfach speichern, suchen und teilen können. Die Inhalte verbleiben in der Teamablage, auch wenn jemand Ihre Organisation verlässt.

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Marketingkampagnen, die ankommen

Mit Google Docs können Sie eine Übersicht über Ihre Marketingkampagne erstellen und für die zuständigen internen Stellen freigeben, bevor Sie die Kampagne starten. Berechtigte gemeinnützige Organisationen haben Zugang zu Ad Grants, einem Programm, das kostenlose Werbung über Google Ads ermöglicht. Wenn Sie YouTube für Non-Profits einrichten, können Sie auch Videoinhalte veröffentlichen, in denen Sie die Geschichte Ihrer gemeinnützigen Organisation erzählen. Auf der Google+ Seite Ihrer Organisation fördern Sie Ihre Kampagne, indem Sie Mitglieder einladen, innovative Ideen zu teilen und sich zu engagieren.

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