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Projektaufgaben verfolgen, aktualisieren und gemeinsam bearbeiten

Es kann sehr zeitaufwendig sein, große oder mehrere Projekte zu organisieren, an denen verschiedene Teammitglieder auf der ganzen Welt beteiligt sind. Mit Google Tabellen können Sie Ihre Projektplanung verbessern und ganz einfach Aufgaben zuweisen, den Aufgabenstatus verfolgen und Fertigstellungstermine erfassen. Auch Gantt-Diagramme und dynamische Projektpläne lassen sich einfach erstellen – so können Sie Ihre Projekte besser visualisieren und behalten wichtige Termine leichter im Blick. Alle Teammitglieder können ihren Fortschritt ortsunabhängig und in Echtzeit aktualisieren – und sehen in der Tabelle auf einen Blick den aktuellen Stand der anderen. Dank des zentralen Projektplans, den jeder aufrufen und aktualisieren kann, ist es einfacher, Aufgaben zu verteilen, Änderungen im Zeitplan zu verwalten und Statusupdates zu überblicken.

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Über eine Gruppenadresse bequem mit dem Projektteam kommunizieren

Wenn Sie gemeinsam mit anderen an einem Projekt arbeiten, müssen Infos häufig rasch für viele Personen bereitgestellt werden. Sie können in Google Groups eine Mailingliste für Ihr Projektteam erstellen. So sparen Sie Zeit, weil Sie nun nicht mehr jedem einzeln eine E-Mail schicken müssen. Nachdem Sie Ihr Team der Gruppe hinzugefügt haben, können Sie über die Gruppen-E-Mail-Adresse gleichzeitig an alle Mitglieder Neuigkeiten zum Projekt senden oder Dateien für alle freigeben.

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Zeitpläne für Teams oder Projekte verwalten

Mehrere Projekte gleichzeitig im Blick zu behalten, kann eine echte Herausforderung sein – vor allem dann, wenn sich Aufgabenbeschreibungen und Termine ständig ändern. Mit Google Kalender können Sie einen Kalender erstellen, um für die einzelnen Projekte Meilensteine, Termine und Erinnerungen zu verfolgen. Sie können auch einen Kalender für das ganze Team erstellen und freigeben, damit jeder über anstehende Besprechungen, Schulungen, Urlaubszeiten usw. informiert ist. Die Mitarbeiter Ihres Teams befinden sich an den verschiedensten Orten weltweit und in unterschiedlichen Zeitzonen, was die Verwaltung noch schwieriger macht? Legen Sie die einzelnen Kalender Ihrer Teammitglieder übereinander – so sehen Sie sofort, wann alle verfügbar sind.

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Digitale Inhalte sicher erstellen und verwalten

Wenn Sie ein Projekt mit Ihrem Team organisieren, müssen Sie Dateien und Ordner sicher an einem Ort speichern. Mit Google Drive können Sie Inhalte wie Dokumente, Bilder und Videos verwalten und sicher speichern. Google Drive wird mit der Cloud synchronisiert, sodass alle Beteiligten jederzeit auf die aktuellen Inhalte zugreifen. Und dank der Freigabefunktionen und der Zugriffssteuerung ist die Projektzusammenarbeit mit anderen einfach und sicher.

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Wichtige E-Mails schnell finden und sortieren

Sie arbeiten mit verschiedenen Teams an mehreren Projekten? Dann können Sie Ihren Posteingang sortieren und behalten so den Überblick über Ihre E-Mails. Verwenden Sie das Sternsymbol, um ausgewählte Nachrichten als besonders wichtig zu markieren, oder lassen Sie sich in Gmail mit der Option Sortierter Eingang automatisch Ihre E-Mails sortieren und priorisieren. So können Sie sich ganz auf die wirklich wichtigen E-Mails konzentrieren. Richten Sie anschließend Filter und Labels für bestimmte Projekte ein. Dies erleichtert es Ihnen, E-Mails zu organisieren, zu finden und zu beantworten.

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Wirkungsvolle Präsentationen erstellen

Setzen Sie Ihr Team rasch ins Bild, indem Sie Ihre Ideen mit einer Google-Präsentation vorstellen. Erstellen Sie eine eindrucksvolle Präsentation, um ein Projekt zu skizzieren, Aufgaben zu verteilen, wichtige Pflichtergebnisse festzulegen und über Zeitpläne zu informieren. Fügen Sie visuelle Elemente wie Grafiken und Diagramme hinzu, um den Projektzeitplan besser zu visualisieren. Wenn Sie mit einem virtuellen Team arbeiten, können Sie Ihr Projekt auch über Hangouts präsentieren.

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Projektinformationen für ein Team auf einer Website zusammenfassen

Erstellen Sie in Google Sites eine Website, um Projektinformationen, Neuigkeiten, Zeitpläne, Pflichtergebnisse, Aufgaben, Kalender und Dokumente an einem Ort bereitzustellen. Ihr Team hat damit einen zentralen Punkt für alle wichtigen Informationen, auf die alle jederzeit und über beliebige Geräte zugreifen können.

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Dokumente einfach erstellen und freigeben

Wenn Sie ein großes Projekt oder mehrere Teams verwalten, müssen Sie sicher häufig Dokumente erstellen und für das Team freigeben. Mit Google Docs können Sie ganz leicht verschiedene Dokumente erstellen, z. B. Tagesordnungen für Teambesprechungen, Ablaufpläne und Lastenhefte. Sie möchten gemeinsam mit Ihrem Team Ideen für ein Projekt entwickeln? Erstellen Sie ein Dokument, in das alle ihre Vorschläge eintragen können. Dokumente können in Echtzeit zusammen mit anderen bearbeitet werden. Auch der Chat direkt in den Dateien ist möglich und mit Kommentaren und Vorschlägen kann um Rückmeldung zu konkreten Punkten gebeten werden. Dank des Überarbeitungsverlaufs können Sie sehen, wer wann was geändert hat. So sparen Sie sich unterschiedliche Entwurfsdateien und können jederzeit frühere Versionen wiederherstellen.

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Videokonferenzen mit dem kompletten Team

Wenn die Mitglieder eines Teams über die ganze Welt verteilt sind, ist es besonders wichtig, dass sie in Verbindung bleiben. Mit Hangouts ist es ganz einfach, mit Teammitgliedern aus aller Welt zusammenzukommen – jederzeit, ob am Computer oder auf dem Smartphone. Sie können in Videobesprechungen per Brainstorming Ideen für Projekte Ihres Teams sammeln, virtuelles Feedback zu Aufgaben einholen oder Neuigkeiten zum Projekt direkt übermitteln. So kann jetzt jeder mit jedem persönlich in Kontakt bleiben, ohne weit reisen oder Geld ausgeben zu müssen.

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Teammitglieder auf Besprechungen vorbereiten

Sie möchten die Mitglieder Ihres Teams auf eine Besprechung vorbereiten? Geben Sie ihnen die Möglichkeit, relevante Dateien anzusehen, bevor die Besprechung stattfindet. Wenn Sie Ihren Kollegen in Google Kalender die Einladung zur Besprechung senden, können Sie Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Tagesordnungen und mehr an die Einladung anhängen und so den Kollegen ermöglichen, sich rechtzeitig Ideen zurechtzulegen.